前天在我的新浪博客 上，網友sunbody問到 "對「加工和組織」的區別似乎還是沒有完全領會，「組織」是更加複雜一些的「加工」嗎？" 其實，加工指的是把雜事加工成行動或資料提示，組織則是把這些提示放到系統內合適的地方，以便未來取出使用。寫出上篇文章中，許多網友問了問題，這讓我很高興，可以有機會補足之前文章的不足之處。我一篇文章大多是一千多字的字數，要將複雜觀念表達清楚並不容易，加工和組織是時間管理的精華，我們會用好幾篇文章來解釋，也希望大家有疑問時不吝提出。 這篇文章所討論"清空收件匣"，這是一個要反覆練習的技巧。有許多人收集了許多雜事，卻很少將之加工成行動，因此整個系統就堵塞在這個環節，造成系統窒礙難行。本文會分享清空收件匣的方法，以及我自己累積的經驗，還請期待。 （1）清空收件匣的步驟 能夠管理好時間的人是一位攝影師，拍到一張好的照片不 是一下子就可以拍到，可能要拍上好幾十次，不斷摸索和改善，才可以達到自己的理想。 --克林頓在朗讀「My Life」一開始就介紹了這本Alan Lakein寫的小書「How to Get Control of Your Time and Your Life」,簡體版譯名"如何掌控自己的時間和生活" 先看看上圖這張流程圖，要清空收件匣，第一步就是將一件雜事從收件匣拿出來，依次序問自己以下幾個問題，這幾個問題是做好加工的基本功，要反覆的練習，才能讓加工雜事成為行動如同行雲流水。 a. 這是什麼？ "這是什麼？"看似一個笨問題，但是大多數人在從雜事堆中拿出一件事時，還真的會問這個問題。 例如有一件雜事寫得是"輪胎"，我們可以要想一想之後才會想到，"喔，這是我的機車輪胎沒氣了，要找時間去機車行打氣。" 這是因為我們收集雜事的時間，和清空收件匣的有一段時間上的延遲；而且收集雜事當時狀況很匆忙，無法留下完整的紀錄。因此"這是什麼？"是我們加工要問得第一個問題。 b. 要採取行動嗎？ 如果我們的雜事是一個電話號碼，或者是很久以後出席會議的時間通知，這時就要放到通訊錄或行事曆中。這些事情無法採取行動，所以又叫做資料提示。如果這件事情需要採取行動，那就要再問自己另外一個問題"下一步行動是什麼？" c.下一步行動為何？ 需要採許行動的雜事，我們就要問自己一個關鍵性的問題"下一個行動是什麼？"。我常常在會議討論卻無法下決定時，拋出這個問題。神奇的是，這個問題會幫助大家，集中在可以採取的行動上，形成共識，達成結論。 在加工的過程中，除了問"下一個行動是什麼？"，也要問自己"希望的成果是什麼？"。例如我自己有一件雜事是"日本新幹線"，我的希望成果就是帶著家人，到日本搭乘新幹線，等待火車進站的畫面（這是兒子的夢想，後來變成我們全家的夢想）。 （2）行動及資料提示 剛剛我們也提到一個字"提示"，事實上一件件雜事加工完，就會變成一個個的提示，有些事我們要做的行動(例如騎摩托車到機車行打氣)，有些是不能行動的（紀錄下網小明的電話號碼）。之前我把加工的圖示設計成一個槓桿，左邊的重物，代表的就是"希望的成果"，右邊的向下箭頭，就表示要採取的行。這個圖示的意思，就是希望能用合適的行動，讓事情往希望的成果前進。 資料提示又可以分為三種，首先是，垃圾，不再需要的雜事就直接丟掉。其次是參考資料，放進通訊錄、行事曆、資料庫一類的地方，不用採取行動。第三種類型叫做夢想清單，是自己想做，現在卻無法推動的事情。 行動提示的兩個問題，也引導出我們在"組織"時需要用到的兩種清單。加工並收集所有"希望的成果是什麼？"答案，就可以列成我們的任務清單；加工並收集所有"下一個行動是什麼？"答案，就可以列成我們的下一步行動清單。 加工，講的是，如何把一件件的雜事，加工成一個個的提示，組織講的是，如何把各種不同的提示，放到合適的系統中，以便日後執行時的運用。這些分類會在"組織"再度提及，先在這裡提一下。 （3）我的清空收件匣實務經驗 我做了好幾年的清空收件匣，也累積了一些經驗和大家分享。 我自己常常利用到陌生地點（到咖啡館等人、上孩子才藝課時）來做清空收件匣的動作。因為清空收件匣需要一些不受干擾的時間，其次清空收件匣時，越有創意越好。我會利用一張白紙，畫個心智圖，打開我的收件匣（treo 650手機），開始把雜事加工成行動，並稍微組織一下。 在整個過程中，我也有三個要點 a.一次一件事，一次一粒砂：清空收件匣時，不必管優先次序，每一件雜事都要處理，每件事都要做成決定，完成後再換下一件。 b.有足夠的時間清理收件匣：清空收件匣時，常常需要一面清空一面處理（兩分鐘以下可以解決的事情馬上行動），所以最好預留足夠時間。 c. 20/80定律："如何掌控自己的時間和生活"的作者Alan Lakein認為不重要的事情大多數丟掉就好，我們在加工的過程中，看到不重要的雜事，就可以直接丟掉。這樣可以省下大量的時間。 一次一件事才能專注於一件事情並強迫自己做出決定，如此雜事才不會拿出來又放回去收件匣，一再重複閱讀一樣的資料。 結語 時間管理的核心概念把心裡面想法念頭管理好，在佛教裡叫做銘印 （出自"當和尚遇到鑽石"一書，英文叫"imprint"），也就是說雜事是一種銘印，行動提示是一種銘印，任務是一種銘印等。我們必須把銘印管理好（放在頭腦以外的地方），心裡面就能夠心境如水，每天要創造的銘印都事前有了規劃，做起事情來就更容易行雲流水。這是我長久以來的想法，這幾天閱讀"當和尚遇到鑽石"後，又更加清晰，也和大家分享，日後的文章也會繼續融入這個觀念，先在這裡和大家分享一下。 加工確實是一個很重要的流程，我們下一堂課程還會對將加工雜事為行動提示做更多討論，我們繼續加油。 歡迎參加 [ITM] ，裡面有超過456位時間管理同好，一起學習時間管理 圖文並茂版 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/17870424 --

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