前天在我的新浪博客 上，网友sunbody问到 "对「加工和组织」的区别似乎还是没有完全领会，「组织」是更加复杂一些的「加工」吗？" 其实，加工指的是把杂事加工成行动或资料提示，组织则是把这些提示放到系统内合适的地方，以便未来取出使用。写出上篇文章中，许多网友问了问题，这让我很高兴，可以有机会补足之前文章的不足之处。我一篇文章大多是一千多字的字数，要将复杂观念表达清楚并不容易，加工和组织是时间管理的精华，我们会用好几篇文章来解释，也希望大家有疑问时不吝提出。 这篇文章所讨论"清空收件匣"，这是一个要反覆练习的技巧。有许多人收集了许多杂事，却很少将之加工成行动，因此整个系统就堵塞在这个环节，造成系统窒碍难行。本文会分享清空收件匣的方法，以及我自己累积的经验，还请期待。 （1）清空收件匣的步骤 能够管理好时间的人是一位摄影师，拍到一张好的照片不 是一下子就可以拍到，可能要拍上好几十次，不断摸索和改善，才可以达到自己的理想。 --克林顿在朗读「My Life」一开始就介绍了这本Alan Lakein写的小书「How to Get Control of Your Time and Your Life」,简体版译名"如何掌控自己的时间和生活" 先看看上图这张流程图，要清空收件匣，第一步就是将一件杂事从收件匣拿出来，依次序问自己以下几个问题，这几个问题是做好加工的基本功，要反覆的练习，才能让加工杂事成为行动如同行云流水。 a. 这是什麽？ "这是什麽？"看似一个笨问题，但是大多数人在从杂事堆中拿出一件事时，还真的会问这个问题。 例如有一件杂事写得是"轮胎"，我们可以要想一想之後才会想到，"喔，这是我的机车轮胎没气了，要找时间去机车行打气。" 这是因为我们收集杂事的时间，和清空收件匣的有一段时间上的延迟；而且收集杂事当时状况很匆忙，无法留下完整的纪录。因此"这是什麽？"是我们加工要问得第一个问题。 b. 要采取行动吗？ 如果我们的杂事是一个电话号码，或者是很久以後出席会议的时间通知，这时就要放到通讯录或行事历中。这些事情无法采取行动，所以又叫做资料提示。如果这件事情需要采取行动，那就要再问自己另外一个问题"下一步行动是什麽？" c.下一步行动为何？ 需要采许行动的杂事，我们就要问自己一个关键性的问题"下一个行动是什麽？"。我常常在会议讨论却无法下决定时，抛出这个问题。神奇的是，这个问题会帮助大家，集中在可以采取的行动上，形成共识，达成结论。 在加工的过程中，除了问"下一个行动是什麽？"，也要问自己"希望的成果是什麽？"。例如我自己有一件杂事是"日本新干线"，我的希望成果就是带着家人，到日本搭乘新干线，等待火车进站的画面（这是儿子的梦想，後来变成我们全家的梦想）。 （2）行动及资料提示 刚刚我们也提到一个字"提示"，事实上一件件杂事加工完，就会变成一个个的提示，有些事我们要做的行动(例如骑摩托车到机车行打气)，有些是不能行动的（纪录下网小明的电话号码）。之前我把加工的图示设计成一个杠杆，左边的重物，代表的就是"希望的成果"，右边的向下箭头，就表示要采取的行。这个图示的意思，就是希望能用合适的行动，让事情往希望的成果前进。 资料提示又可以分为三种，首先是，垃圾，不再需要的杂事就直接丢掉。其次是参考资料，放进通讯录、行事历、资料库一类的地方，不用采取行动。第三种类型叫做梦想清单，是自己想做，现在却无法推动的事情。 行动提示的两个问题，也引导出我们在"组织"时需要用到的两种清单。加工并收集所有"希望的成果是什麽？"答案，就可以列成我们的任务清单；加工并收集所有"下一个行动是什麽？"答案，就可以列成我们的下一步行动清单。 加工，讲的是，如何把一件件的杂事，加工成一个个的提示，组织讲的是，如何把各种不同的提示，放到合适的系统中，以便日後执行时的运用。这些分类会在"组织"再度提及，先在这里提一下。 （3）我的清空收件匣实务经验 我做了好几年的清空收件匣，也累积了一些经验和大家分享。 我自己常常利用到陌生地点（到咖啡馆等人、上孩子才艺课时）来做清空收件匣的动作。因为清空收件匣需要一些不受干扰的时间，其次清空收件匣时，越有创意越好。我会利用一张白纸，画个心智图，打开我的收件匣（treo 650手机），开始把杂事加工成行动，并稍微组织一下。 在整个过程中，我也有三个要点 a.一次一件事，一次一粒砂：清空收件匣时，不必管优先次序，每一件杂事都要处理，每件事都要做成决定，完成後再换下一件。 b.有足够的时间清理收件匣：清空收件匣时，常常需要一面清空一面处理（两分钟以下可以解决的事情马上行动），所以最好预留足够时间。 c. 20/80定律："如何掌控自己的时间和生活"的作者Alan Lakein认为不重要的事情大多数丢掉就好，我们在加工的过程中，看到不重要的杂事，就可以直接丢掉。这样可以省下大量的时间。 一次一件事才能专注於一件事情并强迫自己做出决定，如此杂事才不会拿出来又放回去收件匣，一再重复阅读一样的资料。 结语 时间管理的核心概念把心里面想法念头管理好，在佛教里叫做铭印 （出自"当和尚遇到钻石"一书，英文叫"imprint"），也就是说杂事是一种铭印，行动提示是一种铭印，任务是一种铭印等。我们必须把铭印管理好（放在头脑以外的地方），心里面就能够心境如水，每天要创造的铭印都事前有了规划，做起事情来就更容易行云流水。这是我长久以来的想法，这几天阅读"当和尚遇到钻石"後，又更加清晰，也和大家分享，日後的文章也会继续融入这个观念，先在这里和大家分享一下。 加工确实是一个很重要的流程，我们下一堂课程还会对将加工杂事为行动提示做更多讨论，我们继续加油。 欢迎参加 [ITM] ，里面有超过456位时间管理同好，一起学习时间管理 图文并茂版 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/17870424 --

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