時間管理（二） 淡江大學企管系副教授　洪英正 　　晉朝詩人陶淵明說：「盛年不再來，一日難再晨，及時宜自勉，歲月不待人。」 每次吟讀這詩心中總有一絲悸動，想想轉眼中的確白了少年頭，果真令人欷噓不已。 今日在工作世界中，由於效率掛帥的緣故，時間更被視為是金錢的代名詞，如何妥 適「管理」時間確實已是每個工作者應念茲在茲的重點。管理學理上有所謂「時間 錐型」的看法，也就是說每位工作者在工作內容與時間分配之對應關係上應知所取 捨。 　　做所當做，授所當授 　　根據Katz（1955）之「管理層級－－技能比重」之分配原理可以發現，高階層者應多 花一點時間在概念性、決策性之事務上；而基層工作者則應以現場性、專業技能性工 作為時間分配重點。這種觀點就是時間差價；能明白「做所當做、授（權）所當授」 才是管理成功之基本條件。司馬光即相位三月而逝，主因在於他事必躬親。聖經出埃 及記第十八章記載摩西因管理族人而疲憊，岳父葉忒羅提醒他要挑選千夫長等來分擔 事務以求輕省，可見管理者、工作者應切記自己在組織中之定位而做所當做，授所當 授。 　　除此之外，也要記住一些管理時間的經驗法則。例如有所謂之「墨菲定律」： 　　1.任何事情都不像它表面所見的那麼簡單。 　　2.每件事情做起來都比想像中要耗時間。 　　3.某些事情的出錯是無可避免的。 　　4.工作永遠太多而時間永遠太少。 　　又譬如「80/20定律」告訴我們，常常是百分之二十的關鍵努力產生百分之八十的績效。換言之，有百分之八十的工作時間與付出是浪費的。 　　時間管理的迷思 　　在時間上也常常會出現一些時間迷思。例如： 　　1.能者多勞，有事找他準沒錯（變相懲罰了時間高手）。 　　2.決策層級越高，決策品質越好。 　　3.推遲會提高決策品質與績效。 　　4.授權可以節省時間（所託得人才會有效果）。 　　5.自己去幹，工作會完成的更好（不敢授權）。 　　6.效率取代了效能，只知 do the thing right，而非 do the right thing。 　　7.只要去做，就會有績效。 　　8.每天累慘慘才是工作有績效的同義詞。 　　9.鑑定問題比解決問題花較少之時間。 　　以上都是你我在管理時間上常犯之偏差，一定要謹記，隨時自我提醒，甚至得勉強自己去實踐。這並不是容易的事，因為許多時候得違反我們的固定習慣與思考，所以從事時間管理的確得從「改變自己」做起。 　　做時間的好管家 　　最後提供幾項常用的時間管理秘方： 　　1.練習心像技術；凡事先在心裏預演一遍，等到真正操作時就會「水到渠成」， 節省許多時間。 　　2.起床就先列出行動清單與每日計畫。 　　3.專注將會產生湧流經驗（flow experience）。 　　4.資料與知識管理（隨身攜帶卡片、筆記PDA），減少重複犯錯之機會。 　　5.工作時保持平穩速度。 　　6.凡事注重輕重緩急，緊急而重要者先做。 　　7.避免不切實際的時間估計，寧多勿少。 　　8.分解任務；使用瑞士乳酪法（蠶食法），難處自然就分解了。 　　9.善用零散時間。 　　10.同時處理同類事務。 　　11.記住物品置放之場所，並養成好習慣「物歸原位」。 　　12.設定時限。 　　13.絕對避免拖延、猶豫，「今日事、今日畢」。 　　14.選擇刻意忽略，切勿「吹毛求疵」。 　　15.要有「斷路控制設施與躲避計畫」，以逃避一些不速之客與偶發事件之干擾。 　　16.保持桌面井然清潔，每天與定期大掃除，去蕪存菁。 　　17.檢視習慣，挑戰違反時間效能之習慣。 　　18.適時拒絕，避免成為時間黑洞的犧牲者。 　　有言曰：「一個今天值兩個明天。」聖經箴言也教訓說：「再睡片時，打盹片時， 抱著手躺臥片時，你的貧窮就必如強盜速來，你的缺乏彷彿拿兵器的人來到。」（ 二十四章33、34節）謹以此文共勉之，讓我們都善用上帝賜下之時間，成為時間的好 管家。 -- FINALE --

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