时间管理（二） 淡江大学企管系副教授　洪英正 　　晋朝诗人陶渊明说：「盛年不再来，一日难再晨，及时宜自勉，岁月不待人。」 每次吟读这诗心中总有一丝悸动，想想转眼中的确白了少年头，果真令人欷嘘不已。 今日在工作世界中，由於效率挂帅的缘故，时间更被视为是金钱的代名词，如何妥 适「管理」时间确实已是每个工作者应念兹在兹的重点。管理学理上有所谓「时间 锥型」的看法，也就是说每位工作者在工作内容与时间分配之对应关系上应知所取 舍。 　　做所当做，授所当授 　　根据Katz（1955）之「管理层级－－技能比重」之分配原理可以发现，高阶层者应多 花一点时间在概念性、决策性之事务上；而基层工作者则应以现场性、专业技能性工 作为时间分配重点。这种观点就是时间差价；能明白「做所当做、授（权）所当授」 才是管理成功之基本条件。司马光即相位三月而逝，主因在於他事必躬亲。圣经出埃 及记第十八章记载摩西因管理族人而疲惫，岳父叶忒罗提醒他要挑选千夫长等来分担 事务以求轻省，可见管理者、工作者应切记自己在组织中之定位而做所当做，授所当 授。 　　除此之外，也要记住一些管理时间的经验法则。例如有所谓之「墨菲定律」： 　　1.任何事情都不像它表面所见的那麽简单。 　　2.每件事情做起来都比想像中要耗时间。 　　3.某些事情的出错是无可避免的。 　　4.工作永远太多而时间永远太少。 　　又譬如「80/20定律」告诉我们，常常是百分之二十的关键努力产生百分之八十的绩效。换言之，有百分之八十的工作时间与付出是浪费的。 　　时间管理的迷思 　　在时间上也常常会出现一些时间迷思。例如： 　　1.能者多劳，有事找他准没错（变相惩罚了时间高手）。 　　2.决策层级越高，决策品质越好。 　　3.推迟会提高决策品质与绩效。 　　4.授权可以节省时间（所托得人才会有效果）。 　　5.自己去干，工作会完成的更好（不敢授权）。 　　6.效率取代了效能，只知 do the thing right，而非 do the right thing。 　　7.只要去做，就会有绩效。 　　8.每天累惨惨才是工作有绩效的同义词。 　　9.监定问题比解决问题花较少之时间。 　　以上都是你我在管理时间上常犯之偏差，一定要谨记，随时自我提醒，甚至得勉强自己去实践。这并不是容易的事，因为许多时候得违反我们的固定习惯与思考，所以从事时间管理的确得从「改变自己」做起。 　　做时间的好管家 　　最後提供几项常用的时间管理秘方： 　　1.练习心像技术；凡事先在心里预演一遍，等到真正操作时就会「水到渠成」， 节省许多时间。 　　2.起床就先列出行动清单与每日计画。 　　3.专注将会产生涌流经验（flow experience）。 　　4.资料与知识管理（随身携带卡片、笔记PDA），减少重复犯错之机会。 　　5.工作时保持平稳速度。 　　6.凡事注重轻重缓急，紧急而重要者先做。 　　7.避免不切实际的时间估计，宁多勿少。 　　8.分解任务；使用瑞士乳酪法（蚕食法），难处自然就分解了。 　　9.善用零散时间。 　　10.同时处理同类事务。 　　11.记住物品置放之场所，并养成好习惯「物归原位」。 　　12.设定时限。 　　13.绝对避免拖延、犹豫，「今日事、今日毕」。 　　14.选择刻意忽略，切勿「吹毛求疵」。 　　15.要有「断路控制设施与躲避计画」，以逃避一些不速之客与偶发事件之干扰。 　　16.保持桌面井然清洁，每天与定期大扫除，去芜存菁。 　　17.检视习惯，挑战违反时间效能之习惯。 　　18.适时拒绝，避免成为时间黑洞的牺牲者。 　　有言曰：「一个今天值两个明天。」圣经箴言也教训说：「再睡片时，打盹片时， 抱着手躺卧片时，你的贫穷就必如强盗速来，你的缺乏彷佛拿兵器的人来到。」（ 二十四章33、34节）谨以此文共勉之，让我们都善用上帝赐下之时间，成为时间的好 管家。 -- FINALE --

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