Online Version http://www.wretch.cc/blog/tinajuang <前言>在此聲明，寫這篇文章不代表真的我英文寫作就比較 強，只是希望和大家分享一些心得罷了！這些不是準則，但 是或多或少值得參考。只要能帶給某些莘莘學子一些靈感， 那就很值得欣慰了。 <摘要>既然要寫美式報告寫作邏輯的文章，我自己也做個寫 摘要的示範囉。此篇文章很長，所以先告訴你一個大概，如 果是認真魔人只想知道寫作邏輯的重點的話，可以只看第二 分隔線後的那些重點，有分基礎班的寫作邏輯和進階版的重 點。建議英文寫作往往不知道下手的人可以從基礎班開始看， 有一定程度但想看看學社會科的美國研究生都怎麼寫文章的 可以直接看進階版的撇步。有人問：那前面那堆是什麼廢話， 我要聲明一下，通常我寫部落格是很博感情的，所以當然要 交代清楚為什麼有感而發，順便激勵大家。既然長所以會盡 量用些有趣的比喻以娛樂大眾，所以在此也為前面一段的冗 言說聲抱歉。 --------------正文來了的分隔線----------------------- 來美國一年了，很多人會問我，在這裡到底學到什麼有什麼 長進，有時候很難一言以蔽之。社交生活、文化交流、舞會 打屁能力等等都是，當然技術上的能力也有，這裡我要和大 家分享一個在公共政策學院得到的獨特的收穫 – 寫作邏 輯訓練。 為什麼說這是公共政策學院獨特的收穫呢？因為在我們學院 一定要會的是寫備忘錄memo的能力，稍微解釋一下為什麼需 要備忘錄這個東西好了。基本上翻譯成備忘錄聽起來好像不 太妥當，因為字面上的意思可能會造成誤解，不過目前為止 我想不到一個對應的中文，所以麻煩讀者將就一下這個名詞。 這裡的備忘錄指的是Policy Memo，基本上看到memo前面加了 一個policy就可以知道這是一個功能性導向的文件，粗略來 說就是針對某個官員陳述關於某個政策或議題，用具有邏輯 性說服力圓融性的文字把你的諫言陳述出來，對應成古典一 點的說法就是：給皇帝的奏摺。 請有耐心地容忍我解釋這麼一堆備忘錄的目的，因為唯有知 道他的功能性與重要性你們才能體驗我在這裡受到的是多麼 殘忍的訓練，這也是為什麼小妹今天有感而發地想和大家分 享一下寫給布希/布來爾諸如此類人的備忘錄的心得。試想要 寫給這些人看的備忘錄必定有很大的訣竅，我不敢說我現在 寫的東西能得到皇帝的青睞被封侯加爵，但在苦命寫過15篇 備忘錄以及3份長達20頁報告的訓練中，寫出來的東西應該還 不至於被殺頭才是。 進入正題之前先著名一下此篇文章因為是中文，所以寫作邏 輯不太合乎英文寫作的邏輯，以下是一些希望大家在英文上 作文不要使用的例子: 其一：天外飛來一筆的開頭絕對是在 正式文件中不會用的，因為沒有主管或大官有時間去看你那 種不著邊際沒有重點的起頭，開門見山絕對是英文報告寫作 的王道。其二：不用誇飾法、譬喻法。外國人是很直來直往 的，不像中國女生喜歡半推半就、欲拒還留甚至一語雙關， 需要明察言外之意，報告性的文字多半是直截了當，以最笨 最直接的方式呈現，但是這並不表示邏輯或文字的使用就可 以拙劣喔。 ------------------------------------------------------ 關於特殊針對policy memo的重點我就省略了，以下我只分享 一下我從這些報告當中得到關於英文寫作邏輯的心得，順便讓 大家知道原因，才能打從心底遵守這些訣竅。因為以前小時候 上英文作文時會覺得外國人很笨，但是到了美國之後才發現其 實這樣的寫作邏輯是很有效率且科學的。 基礎班心得 – 以下心得是我一個當記者的印度同學教我的，這是很基礎的英 文寫作邏輯，可是從小使用中文習慣的我十分容易犯這些錯誤， 一開始我以為不是很嚴重，但是後來發現違反這些簡單的觀念 會讓自己的報告變的難讀且造成事倍功半的效果。 把讀者當成笨蛋：第一段一定要開門見山說清楚講明白議題是 什麼、爭論點在哪裡，讓讀者瞭解為什麼他們要看這篇文章， 而在看完第一段之後，能夠清楚今天花時間看這篇文章到底是 為了什麼，能得到什麼。即使今天知道教授是我們的讀者，他 一定知道我們要說的議題是什麼，甚至有時候報告的題目還是 他出的，但是基於一篇文章的架構完美性，我們還是要清楚交 代題目，然後依照不同的情況調整解釋議題的深度和長度。 另外在第一次提到任何非”常識”的名詞時，一定要利用關代 或補充說明名詞（就是名詞後面接著逗點那種es:Ya-Ting, the cutest girl in the world, is blab la bla）說明。文章中 第一次提到任何非習慣性使用的縮寫時，也一定要先註明全名 是什麼，通常使用括號使用縮寫跟在後面，之後提到時就可以 偷懶使用縮寫（Ex: Micro Finance Institution (MFI) ） 一段只說一件事或一個概念：一開始我覺得很奇怪，因為中文 寫作沒有這麼強烈的要求。但是印度記者同學說這是很重要的 寫作邏輯，如果一個段落理跑出新的概念的話一定要闢成新的 一段。我想想其實也有道理，這樣的寫作邏輯是很有效率的， 讀者只要知道這個段落的重點就可以跳到下一段，而如果你同 個段落裡面偷偷藏了兩個重點，可能教授根本不會看到。 前段與後段之間需有關連性：通常可以使用一些承上啟下的 副詞，或者帶有轉折或銜接語氣的連接詞。 ------------------------------------------------------ 進階班心得 – 以下是根據我們老師給我們的關於”寫備忘錄的備忘錄” （Memo on writing memo）所摘取出來的ABC要點： 1.Accuracy準確：這是十分基本的條件，但是對於英文為第二 語言的我們實在極難。所謂的準確性是指使用精準的動詞和形 容詞，沒有文法錯誤、拼字錯誤（這裡的拼字不是指word可以 檢查到的那種，那種人家幫你畫線還不改正的我想也沒救了， 而是要特別小心同形但意異的字：affect & effect, principle & principal, compliment & complement），當然也不能有語 言使用的謬誤。唯一的方法就是提早寫完文章請一些外國同學 幫忙看，從錯誤中學習。還有一些小細節，比方說不要直接用 阿拉伯數字做句子的開頭，例如：75 senators supported the bill 是錯誤的用法，正確寫法應為Seventy-five senators supported the bill.。 關於語言使用的適當性與準確性是需要靠時間的磨練，不過也 有一些基本的規則，我推薦William Strunk JR. and E.B. White 的”The Element of Style”，這是一本美國人推薦給我的口 袋書，重點是易讀且不厚，裡面有很多寫作的小撇步，包括一 般易犯的文字表達的錯誤，那個美國人說十分好用，是他常常 會翻查幫助他寫作的小工具。 裡面就有舉出一些使用文字的訣竅，這是無關乎文法但是我們 寫作上會忽略的，這是基於程度和寫作習慣的關係，也就是我 們這些外國人所缺乏的語感。舉例來說：英文邏輯上習慣用直 接正面的字眼而非否定用法。Ex: 用forget而不用did not remember, ignored而不用did not pay any attention to在”The element of Style”裡面還有很多很多這樣的例子，值得參考。 2.Brevity精簡：這一點一直讓我很頭痛。因為以前寫中文報告 時我們總是喜歡以字數取勝，不管內容怎樣，紙長情長分數自然 也不會太簡單。但是英文不同，美國人很重視效率，能夠一句話 說完的事情絕不多說兩句，教授叫你寫一頁的報告，絕對不要寫 兩頁，因為那不表示你找的資料比較多他們只會認為你去蕪存菁 的功力太差。而在現實社會中，假設寫的是個政策備忘錄，是寫 給大忙人看的，所以精簡賅要，讓對方在最短的時間獲得最重要 的資訊才是真諦。 要寫一篇精簡的文章沒有所謂的規則可以遵循，我自己本身的做 法是如果今天要寫一頁的報告，就先寫個大約一頁半，把自己覺 得重要的東西都寫進去之後再來精簡句子，所謂精簡句子的意思 就是刪掉冗言冗詞冗句但仍不失去句子的邏輯性和完整性，句子 都精簡到使用最有效率的表達方式之後，如果篇幅還是超過要求， 那就得割愛刪除某些重要性較低的觀點了（通常一開始不要寫超 過太多，應該不至於要走到這一步）。這樣做之後會發現，自己 講廢話的功力原來這麼高，原來一頁半的東西在精簡過後還是可 以擠成一頁，意味著以前一頁的報告可能只有3/4頁有意義的內 容。 3.Clarity精確：在前一個精簡文章的步驟中其實就可以加強文章 的精確性了，但是也不盡然，因為在簡化文字的過程中，一不小 心可能會讓文章意思變的模糊或降低文字的邏輯性，所以簡約又 精確是絕對缺一不可的。 有兩個關於文章使用架構的小訣竅可以增加文章的精確性：使用 摘要及標題（或子標題）。 摘要最好是使用於超過五頁的報告，主要目的是不要讓讀者成為 迷途的羔羊，增加文章的功能性和溝通的效率，畢竟人的耐心有 限，閱讀超過一定的時間注意力一定會下降，所以摘要能讓讀者 在一開始就知道文章的方向和重點，之後的閱讀也會順暢些。 標題的目的也一樣，適當的使用標題可以增加讀者閱讀的效率， 尤其有些時候。文章中列出五六個完全不同的觀點，使用標題可 以讓讀者比較容易能在段落的轉換間快速抓到作者的重點，更別 說有些偷懶的讀者（通常是教授）只挑重要的標題來看，如果你 沒標題，他們要碼就邊看邊罵，要碼就不看（因為我自己就是這 樣）。 最後我的結論就是，寫文章是用磨出來的，花越多時間修改同一 篇文章，找越多的人給你意見絕對會使文章更好，也會慢慢進步， 所以最後的訣竅其實不是訣竅，就是早點寫，多反省，多修改。 （不然也是可以來念公共政策學院，就不怕沒機會磨） P.S.還是說聲抱歉! 我自己的中文文章也不夠精簡，因為用慣了 使用篇幅博得老師同情的伎倆。 -- Dream Catcher http://www.wretch.cc/album/tinajuang http://www.wretch.cc/blog/tinajuang --

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