Online Version http://www.wretch.cc/blog/tinajuang <前言>在此声明，写这篇文章不代表真的我英文写作就比较 强，只是希望和大家分享一些心得罢了！这些不是准则，但 是或多或少值得参考。只要能带给某些莘莘学子一些灵感， 那就很值得欣慰了。 <摘要>既然要写美式报告写作逻辑的文章，我自己也做个写 摘要的示范罗。此篇文章很长，所以先告诉你一个大概，如 果是认真魔人只想知道写作逻辑的重点的话，可以只看第二 分隔线後的那些重点，有分基础班的写作逻辑和进阶版的重 点。建议英文写作往往不知道下手的人可以从基础班开始看， 有一定程度但想看看学社会科的美国研究生都怎麽写文章的 可以直接看进阶版的撇步。有人问：那前面那堆是什麽废话， 我要声明一下，通常我写部落格是很博感情的，所以当然要 交代清楚为什麽有感而发，顺便激励大家。既然长所以会尽 量用些有趣的比喻以娱乐大众，所以在此也为前面一段的冗 言说声抱歉。 --------------正文来了的分隔线----------------------- 来美国一年了，很多人会问我，在这里到底学到什麽有什麽 长进，有时候很难一言以蔽之。社交生活、文化交流、舞会 打屁能力等等都是，当然技术上的能力也有，这里我要和大 家分享一个在公共政策学院得到的独特的收获 – 写作逻 辑训练。 为什麽说这是公共政策学院独特的收获呢？因为在我们学院 一定要会的是写备忘录memo的能力，稍微解释一下为什麽需 要备忘录这个东西好了。基本上翻译成备忘录听起来好像不 太妥当，因为字面上的意思可能会造成误解，不过目前为止 我想不到一个对应的中文，所以麻烦读者将就一下这个名词。 这里的备忘录指的是Policy Memo，基本上看到memo前面加了 一个policy就可以知道这是一个功能性导向的文件，粗略来 说就是针对某个官员陈述关於某个政策或议题，用具有逻辑 性说服力圆融性的文字把你的谏言陈述出来，对应成古典一 点的说法就是：给皇帝的奏摺。 请有耐心地容忍我解释这麽一堆备忘录的目的，因为唯有知 道他的功能性与重要性你们才能体验我在这里受到的是多麽 残忍的训练，这也是为什麽小妹今天有感而发地想和大家分 享一下写给布希/布来尔诸如此类人的备忘录的心得。试想要 写给这些人看的备忘录必定有很大的诀窍，我不敢说我现在 写的东西能得到皇帝的青睐被封侯加爵，但在苦命写过15篇 备忘录以及3份长达20页报告的训练中，写出来的东西应该还 不至於被杀头才是。 进入正题之前先着名一下此篇文章因为是中文，所以写作逻 辑不太合乎英文写作的逻辑，以下是一些希望大家在英文上 作文不要使用的例子: 其一：天外飞来一笔的开头绝对是在 正式文件中不会用的，因为没有主管或大官有时间去看你那 种不着边际没有重点的起头，开门见山绝对是英文报告写作 的王道。其二：不用夸饰法、譬喻法。外国人是很直来直往 的，不像中国女生喜欢半推半就、欲拒还留甚至一语双关， 需要明察言外之意，报告性的文字多半是直截了当，以最笨 最直接的方式呈现，但是这并不表示逻辑或文字的使用就可 以拙劣喔。 ------------------------------------------------------ 关於特殊针对policy memo的重点我就省略了，以下我只分享 一下我从这些报告当中得到关於英文写作逻辑的心得，顺便让 大家知道原因，才能打从心底遵守这些诀窍。因为以前小时候 上英文作文时会觉得外国人很笨，但是到了美国之後才发现其 实这样的写作逻辑是很有效率且科学的。 基础班心得 – 以下心得是我一个当记者的印度同学教我的，这是很基础的英 文写作逻辑，可是从小使用中文习惯的我十分容易犯这些错误， 一开始我以为不是很严重，但是後来发现违反这些简单的观念 会让自己的报告变的难读且造成事倍功半的效果。 把读者当成笨蛋：第一段一定要开门见山说清楚讲明白议题是 什麽、争论点在哪里，让读者了解为什麽他们要看这篇文章， 而在看完第一段之後，能够清楚今天花时间看这篇文章到底是 为了什麽，能得到什麽。即使今天知道教授是我们的读者，他 一定知道我们要说的议题是什麽，甚至有时候报告的题目还是 他出的，但是基於一篇文章的架构完美性，我们还是要清楚交 代题目，然後依照不同的情况调整解释议题的深度和长度。 另外在第一次提到任何非”常识”的名词时，一定要利用关代 或补充说明名词（就是名词後面接着逗点那种es:Ya-Ting, the cutest girl in the world, is blab la bla）说明。文章中 第一次提到任何非习惯性使用的缩写时，也一定要先注明全名 是什麽，通常使用括号使用缩写跟在後面，之後提到时就可以 偷懒使用缩写（Ex: Micro Finance Institution (MFI) ） 一段只说一件事或一个概念：一开始我觉得很奇怪，因为中文 写作没有这麽强烈的要求。但是印度记者同学说这是很重要的 写作逻辑，如果一个段落理跑出新的概念的话一定要辟成新的 一段。我想想其实也有道理，这样的写作逻辑是很有效率的， 读者只要知道这个段落的重点就可以跳到下一段，而如果你同 个段落里面偷偷藏了两个重点，可能教授根本不会看到。 前段与後段之间需有关连性：通常可以使用一些承上启下的 副词，或者带有转折或衔接语气的连接词。 ------------------------------------------------------ 进阶班心得 – 以下是根据我们老师给我们的关於”写备忘录的备忘录” （Memo on writing memo）所摘取出来的ABC要点： 1.Accuracy准确：这是十分基本的条件，但是对於英文为第二 语言的我们实在极难。所谓的准确性是指使用精准的动词和形 容词，没有文法错误、拼字错误（这里的拼字不是指word可以 检查到的那种，那种人家帮你画线还不改正的我想也没救了， 而是要特别小心同形但意异的字：affect & effect, principle & principal, compliment & complement），当然也不能有语 言使用的谬误。唯一的方法就是提早写完文章请一些外国同学 帮忙看，从错误中学习。还有一些小细节，比方说不要直接用 阿拉伯数字做句子的开头，例如：75 senators supported the bill 是错误的用法，正确写法应为Seventy-five senators supported the bill.。 关於语言使用的适当性与准确性是需要靠时间的磨练，不过也 有一些基本的规则，我推荐William Strunk JR. and E.B. White 的”The Element of Style”，这是一本美国人推荐给我的口 袋书，重点是易读且不厚，里面有很多写作的小撇步，包括一 般易犯的文字表达的错误，那个美国人说十分好用，是他常常 会翻查帮助他写作的小工具。 里面就有举出一些使用文字的诀窍，这是无关乎文法但是我们 写作上会忽略的，这是基於程度和写作习惯的关系，也就是我 们这些外国人所缺乏的语感。举例来说：英文逻辑上习惯用直 接正面的字眼而非否定用法。Ex: 用forget而不用did not remember, ignored而不用did not pay any attention to在”The element of Style”里面还有很多很多这样的例子，值得参考。 2.Brevity精简：这一点一直让我很头痛。因为以前写中文报告 时我们总是喜欢以字数取胜，不管内容怎样，纸长情长分数自然 也不会太简单。但是英文不同，美国人很重视效率，能够一句话 说完的事情绝不多说两句，教授叫你写一页的报告，绝对不要写 两页，因为那不表示你找的资料比较多他们只会认为你去芜存菁 的功力太差。而在现实社会中，假设写的是个政策备忘录，是写 给大忙人看的，所以精简赅要，让对方在最短的时间获得最重要 的资讯才是真谛。 要写一篇精简的文章没有所谓的规则可以遵循，我自己本身的做 法是如果今天要写一页的报告，就先写个大约一页半，把自己觉 得重要的东西都写进去之後再来精简句子，所谓精简句子的意思 就是删掉冗言冗词冗句但仍不失去句子的逻辑性和完整性，句子 都精简到使用最有效率的表达方式之後，如果篇幅还是超过要求， 那就得割爱删除某些重要性较低的观点了（通常一开始不要写超 过太多，应该不至於要走到这一步）。这样做之後会发现，自己 讲废话的功力原来这麽高，原来一页半的东西在精简过後还是可 以挤成一页，意味着以前一页的报告可能只有3/4页有意义的内 容。 3.Clarity精确：在前一个精简文章的步骤中其实就可以加强文章 的精确性了，但是也不尽然，因为在简化文字的过程中，一不小 心可能会让文章意思变的模糊或降低文字的逻辑性，所以简约又 精确是绝对缺一不可的。 有两个关於文章使用架构的小诀窍可以增加文章的精确性：使用 摘要及标题（或子标题）。 摘要最好是使用於超过五页的报告，主要目的是不要让读者成为 迷途的羔羊，增加文章的功能性和沟通的效率，毕竟人的耐心有 限，阅读超过一定的时间注意力一定会下降，所以摘要能让读者 在一开始就知道文章的方向和重点，之後的阅读也会顺畅些。 标题的目的也一样，适当的使用标题可以增加读者阅读的效率， 尤其有些时候。文章中列出五六个完全不同的观点，使用标题可 以让读者比较容易能在段落的转换间快速抓到作者的重点，更别 说有些偷懒的读者（通常是教授）只挑重要的标题来看，如果你 没标题，他们要码就边看边骂，要码就不看（因为我自己就是这 样）。 最後我的结论就是，写文章是用磨出来的，花越多时间修改同一 篇文章，找越多的人给你意见绝对会使文章更好，也会慢慢进步， 所以最後的诀窍其实不是诀窍，就是早点写，多反省，多修改。 （不然也是可以来念公共政策学院，就不怕没机会磨） P.S.还是说声抱歉! 我自己的中文文章也不够精简，因为用惯了 使用篇幅博得老师同情的伎俩。 -- Dream Catcher http://www.wretch.cc/album/tinajuang http://www.wretch.cc/blog/tinajuang --

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