作者lovinkattun (漂流雲)
看板stationery
標題[問題] 文件、姓名印章收納管理?
時間Sat Jan 14 12:43:00 2017
不知道開選問題還閒聊就選問題了~
也不知道適不適合發在這裡，如不行請版主告知我會自刪的~
稍微有在板上搜尋過也估狗過，不知道是不是關鍵字下的不對，
都沒有找到適合用的方法。
目前工作上有許多散的文件還有許多客戶印章需要收納管理，
最近這類東西越來越多，讓我滿困擾的，
想來問問板上的大家有沒有聽過或自己目前正在使用的一些覺得不錯的收納方式~~
下面分成文件和印章兩部份，會把目前情況和需求寫出來~
希望透過板友的集思廣益找出一些不錯的方法啊~
然後希望收納的方式是不用另外添購資料夾或其他東西的方式，
目前可運用的東西是信封袋(可裝A4)、透明L夾、迴紋針、長尾夾等常見的文具，
還有空的卷宗(一種卷宗皮有印公司名，另ㄧ種是空白沒印任何名稱的)，
和一些紙盒紙箱(?)
◎散的文件
ㄧ種是比較單純的就是各機關發來的文件，或是單張單張的收據(不同客戶)之類，
目前都是用L夾裝起來立著放在櫃子裡，但要找的時候就有點麻煩，
幾乎需要一個一個拿出來看。
我是想改裝到信封袋裡，外面在寫上機關或客戶的名稱方便尋找，目前還沒實驗過，
不知道會不會變的比較好找?
或是大家有知道其他更好的方法嗎?
另ㄧ種是最困擾我的~~就是顧問客戶的資料~~
因為一個顧問客戶可能會有好幾件不同的案件在公司，
也可能只有一些散的資料，
目前就是每件各別放在L夾，然後盡可能的放在同個地方。
我是想把每個客戶裝一個大的信封袋(外面寫上客戶名稱)，
再把客戶的案件或資料，用L夾分開後裝到信封袋裡，
意思就是說一個客戶的大信封袋內會有好幾個不同案件的L夾這樣，
感覺上尋找好像會比較方便，大家覺得這樣實際操作起來會有什麼阻礙嗎?
◎客戶印章
工作上會幫客戶代刻印章，代刻的印章會留在公司方便作業，
印章會有兩種，一種是個人印章，一種是公司的大小章，
公司的大小章會用夾鏈袋裝在一起(公司大小章都是上面提到的顧問客戶)。
目前是幾乎不會用到的就收在紙盒放在櫃子裡，
最近使用機率比較高的就用收在小紙盒裡放在桌上，
但變成我的桌上會有很多印章，加上公司的大小章因為用夾鏈袋裝著其實也不好放，
就變的很雜亂…….
我之前是有想過拿個本子把代刻的印章照姓氏注音蓋印留底方便尋找，
再照姓氏注音統一收在紙盒裡，
但這樣就變成我每次要拿一個印章就要把紙盒整盒搬出來找，
雖然這種方式在個人印章應該不會有太大的困難，
但公司章就會有幾個問題:
1.是要照公司名的注音或是照法定代理人姓氏的注音排列?
2.因為公司的大小章會放在夾鍊袋裡，在紙盒裡印章就站不起來，那要怎麼收呢?
不知道板友有沒有好收納又方便尋找印章的其他方式~~
題外話:
印章是都放在一個沒有分隔的大紙盒裡，大家有沒有可以自己做分隔的好方式?
拜託不要太困難，我的手很笨啊…
謝謝大家看完這長長的文章，
說不定有板友可以猜到我的工作(?)
如果有猜中的希望可以ㄧ起討論工作上的各種問題呀~
這份工作實質上算我畢業後的第一份工作，
很多東西都是自己邊做邊摸索的，
我還有很多其他的問題想請教有經驗的人啊~~
但都不適合發在這板，所以只選了比較相關的來發問~
對於內容有不清楚的地方也歡迎詢問，
看到我就會回的，
再次感謝大家~~~
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1F：推 Lawrencezi: 我自己是用A4檔案盒 印章可以考慮唇膏架 01/14 13:12
2F：→ Lawrencezi: 不過你的檔案量太大 可能不適合 01/14 13:12
4F：→ jllin9212: 印章收ㄧ起放夾鏈袋,可以將印章蓋在紙上後,黏在夾鏈袋 01/14 13:40
5F：→ jllin9212: 上,這樣能較方便辨識. 01/14 13:40
有唷~都已經有蓋在紙上黏在外面了~
6F：推 ankcan: 紙盒內的分隔可以利用各種小盒子排列，我自己是喜歡用雞 01/14 14:11
7F：→ ankcan: 精的小紙盒，用膠帶固定後放各種小東西 01/14 14:11
8F：推 happy80228: 還是很想推薦原po買印章盒 01/14 14:25
10F：推 happy80228: 和po行業不同，不過應該可以相互參考，我用大信封歸檔 01/14 14:38
11F：→ happy80228: 時，信封封口不折，找紙箱將信封直立放，信封封口寫檔 01/14 14:38
12F：→ happy80228: 案編號，直接可以從信封封口看到編號，信封封面再寫檔 01/14 14:38
13F：→ happy80228: 案簡要資料，紙箱外寫檔案編號起迄，同時也要建立exec 01/14 14:38
14F：→ happy80228: el電子檔，要找資料的時候就先找電子檔，這樣就可以馬 01/14 14:38
15F：→ happy80228: 上知道在第幾個箱子、第幾筆資料 01/14 14:38
16F：→ happy80228: 以上是比較適合歸檔、不常翻閱的資料，如果常翻閱，還 01/14 14:41
17F：→ happy80228: 是多利用活頁式資料夾，收據就用活頁式資料袋收納 01/14 14:41
19F：推 emily0912: 是律師事務所嗎？ 我們以前是在卷宗夾後面附資料袋，如 01/14 14:54
20F：→ emily0912: 果真的太大像公司章的，就先用夾鏈袋，再放在壓克力盒 01/14 14:54
21F：→ emily0912: 子裏 01/14 14:54
e大你好~
是律師事務所沒錯!!
卷宗是有做資料袋，但我們代刻的印章都是另外收，
除非是客戶給的印章才會放在卷宗的資料袋裡~
不知道可否私下向您請教一些問題??
22F：推 limited123: 我用活頁資料夾（L夾/信封...也可）將title+編號寫在 01/14 15:30
23F：→ limited123: 收納時會露在外面的那一頁（麥克筆寫後膠帶黏，或是第 01/14 15:30
24F：→ limited123: 一頁放一張空白的，除了title還可以寫子目錄），最後 01/14 15:30
25F：→ limited123: 再用編號建立一個總目錄 01/14 15:30
26F：→ limited123: 最後資料夾根據編號放-＞從總目錄找到編號 01/14 15:33
27F：推 leonidss: 報關行？ 01/14 21:26
28F：推 kamuio: 會計事務所? 01/14 23:15
29F：推 necolor: 會計事務所的感覺 01/14 23:35
30F：→ mimosan: 這種資料量不花點錢買些三孔夾和透明資料袋，很難做得整 01/15 07:45
31F：→ mimosan: 齊吧？ 01/15 07:45
※ 編輯: lovinkattun (116.241.209.213), 01/15/2017 10:23:29