嘿嘿，我又要來破壞氣氛了，不過我怕我開學之後就沒有空，也許就忘記了 ，先波出來給你們參考吧。 新的學期又要開始了，又有新的部長要上任囉，新部長上任時對於開會大都 需要一段時間的摸索期，而幹訓好像也沒有人在教這些東西；我想我既然開過一 些鄉研的會，就對如何鄉研的開會給一些建議吧，不過這些只是我的開會方法， 好不好我不敢說，如果其他人有別的建議，就請一起來說說給新上任的部長做為 參考吧！當然，不是部長的人也可以看看，做為參考囉。 1.第零次會議： 我想要與你同部的人工作一學期，無論是部長會議或是各部會議，第零次會 議是最重要的吧。怎麼說呢？第零次會議又要幹嘛呢？我所謂的第零次會議只是 說部長先將未來與你同部一學期的人找來，一起來討論看看，希望未來的部內會 議是什麼樣子，如果有摩擦要如何解決？例如說討論看看我這個部長的風格是怎 麼樣，以後做事的方法可能是如何，而幹部或部員也可以說說看自己希望的部內 風格是怎樣；也可以討論看看未來的會議是希望部長先想好一部分，再與大家討 論，還是說部長只想好說我們有什麼工作，大家一起來討論看看；還有如果事情 做的不好，是要有話直說、在部內會議說？還是要用迂迴的方式、私底下說？這 些都可以好好的討論討論吧。因為第零次尚未討論到部內的工作，也可以只算單 純的聊聊天、談談心吧，故曰第零次會議，但是我想這很重要喔，因為以後開會、 做事的基礎，都建立在這第零次上吧，將來如果有些小摩擦，已經先把大家的作 風都談過了，心裡有些準備，也就不會這麼難過囉。 2.開會的方向： 通常部內既有的事情就是那麼多，部長在每一次會議之前都必須要想好這次 會議要開些什麼，不要向我當年一樣，當時才在想說要開些什麼:p。至於做事的 方法呢，通常是有兩種，第一種是部長先將事情想好一部份（甚至是全部）要怎 麼做、有哪些方向、有哪些可能的作法，到時候在與部內的人稍微討論一下決定 的方向、細部的工作，然後分下去即可。例如像當年A菜帶領我這個菜鳥討論 相見歡的時候，就跟我們說相見歡的表現形式大概有兩種，一種是各部各自出來 表演，我們活動部幫他們想好劇本，再讓他們自己去發揮（就像這次的生活營一 樣）；另一種是活動部想好一個大劇本，把各部的人打散，大家一起出來表演； 然後A菜就在拿出以前的部長手冊及工作報告書讓我們討論、想看看，最後再 決定整個的形式、呈現方法，接著分發各自的工作。這一種的優點是說開會時將 會一切井井有條，比較快，而且有方向有目標，討論起來比較省力，缺點就是底 下的人發揮空間較小，較無比較大的討論空間。第二種的是像頹廢如我者，因為 天性疏懶，不喜歡先想好，（我是指我，其他人可能是想給底下的人更大的發揮 空間），只先想好說這次會議要開些什麼，至於要怎麼做，如何施行，都等到開 會時才與部內的人討論，這樣的優點是說可以給底下的人極大的發揮空間，而且 事事都是大家一起想出來的，大家做起來可能會比較有勁，底下的人對部內的工 作也有比較大的瞭解；缺點是說每次的會議可能都要開很久，而且如果大家都 混，不太會想，或是毫無頭緒，不知如何去想的話，可能就死在那裡，什麼都弄 不出來囉（就像我當年的大地遊戲一樣，嗚:~~~，還好有悅文、艾屏的鼎力相助， 多謝多謝，呼～～～）。（附註一點，能夠這樣，還要部長有極大的福氣，底下的 幹部極強，如我當年的幹部柏芸、柏齊與後來的超強部長群：柏芸、豬腳、欣婷、 小楨、詠嵐，才不會開天窗。真是謝謝你們囉，我真是好命阿，哇哈哈！） 3.開會的注意事項： 每次的部內會議大概都是6:00 or 6:30開始，9:00 or 9:30結束，大約三個 小時左右，如果有很多事情的話，時間其實也不是很多，所以要好好的善用這些 時間囉，畢竟大家應該都比較喜歡會一次開完，不要拖到下一次吧。如何開一個 有效率的會，是很重要的喔。 a.首先，部長必須要一直記得自己是個部長，如果底下的人玩得很開心，或者是 離題過久，要適時的把大家的注意力給拉回到開會主題上，當然開會時偶而的插 科打渾在所難免，部長也要偶而搞搞笑，讓會議氣氛不要那麼嚴肅，不過適時的 把大家抓回來是必要的吧，至於什麼是適時，我也不知道，就憑各個部長自行的 拿捏囉。 b.第二，開會中的休息應該也是必要的吧，要大家連開三個小時的會，真的是非 常的累，而且像我這種吃老有三壞的人（哈嘻、閃流、勞碼曬），實在很想去上 廁所，所以大概進行一個或一個半小時左右，需要十分鐘的休息吧；當然部長也 應該觀察的出來大家是否都累了，這時就要適時的休息來振奮人心囉。 c.第三，會議流程的安排，這點很重要，但是我也不太會安排，不過一般來說像 下次開會時間這種令人興奮的議題，都是留到最後。流程的安排也許可以先排一 兩個比較無聊的，再排一個比較有趣的，至於什麼比較無聊、那個比較有趣，我 也不知道，每個人的感覺也不一樣，就請部長自行體會囉。 d.第四，大家想不出來時該怎麼辦？如果大家一直想同一個議題，結果都沒有什 麼好的方案，實在也想不出個所以然來，我個人認為其實可以讓大家休息一下， 等等再回來想，或者是說大家先回去想，下次會議時再提出來討論。當年A菜帶 領我們活動部時，大家想不出來，我們就在那邊打牌，打完一局牌之後，大家再 一起把他想出來，當然，這其實並不是個好方法，因為被很多人罵了，各個部長 應該有自己更棒的作法吧:)。 e.第五，各項工作的安排，通常部長必須要能夠列出現在有哪些工作，再分下去 給大家去認，通常大家都蠻有自覺的，一個人認了一個之後，另一人就乖乖的去 做另一項，認真部長通常會自己做最困難的工作，或者是也認了一些，只有像我 這種懶惰蟲，全部都給部員去做，當然這也沒有什麼不對啦，嘿嘿；還有一類天 才如蔡社長者，把新生拿來當幹部用，認一樣重的工作，優秀的新生們也都能把 事情做的很好；至於部長要怎麼做，就自行去安排囉，不過之後可要盯緊大家工 作做好了沒。 f.第六，開會的時間，部長其實可以請大家把每個星期的課和可以不可以的時間 給列出來，降子比較好選擇說要什麼時候開會。 g.第七，遲到的問題，嘿嘿，部長自己當然不能遲到囉，不過底下的人如果遲到 的話要怎麼辦呢，以前有個方法是請遲到的人一定要帶些吃的、喝的給大家吃， 讓大家心理好過點。不過當然最好都不要遲到啦，因為遲到了真的會影響整個會 議的進行，讓大家不太方便。 h.第八，愛來不來的老人們，嘿嘿嘿，其實這就有點尷尬了，因為我也是其中之 一，我總是只到個幾次，然後又有一堆意見，哈哈。當然老人能來都會盡量來啦 ，如果不能來，部長也可以在聯絡老人時，聽到他不能來，順便請他對於你要開 會的議題給予一些建議，請他幫你解惑，畢竟老人或多或少對於每件事都有大概 的瞭解，應該可以跟部長講講古，讓部長多少有些方向吧。 哈哈，我所能想到的大概就這些吧，如果其他人有意見就請一起波出來給大 家參考吧。 新一屆的部長及幹部群加油囉，在你們身上的擔子應該又比我們上幾屆重多 了吧，因為第一屆生活營是初步認識，第二屆慢慢摸索、向下奠基，第三屆是繼 續扎根，穩定發展，第四屆就應該要向上延伸，努力做些工作，而且學員也已經 參加過三次生活營，也許有些疲態了，要怎麼創新、如何創造新個局面與氣象就 靠你們囉，鄉研第19屆，加油！！！ -- 從同路友到好友，從學友到工作友 只要是好友，我就會把握每個同歡的機會 如果朋友是一種資源 我想那是我最富有的一部份 --

※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.twbbs.org) ◆ From: 140.112.252.133