第六屆北轉第三次幹部會議 時間： 2009/7/24 1:30PM 地點： 台大二活605教室 主席： 清大會長 邱宏智 記錄： 清大副財務 張皓鈞 各校代表(依簽到單順序)： 清大：林志宇 中央：徐培軒 銘傳：楊宗達 世新：林于弘 淡江：蔡佩珊 台大：康立昌 東吳：涂淑媛 政大：林邑豐 東吳（城中）：陳詩懷 輔大：陳冠至 元智：洪中凱 中原：簡婉真 銘傳（桃園）：黃詩婷 台科大：陳冠豪 海大：胡翔霖 北大：洪子由 未出席： 實踐、真理 議程項目： 1.主席宣布今天會議目的和會議流程 2.舞會企劃發表和競標 3.嘉年華企劃發表、競標 4.北轉盃問題 5.臨時動議 會議內容： 1.主席宣布今天會議目的和會議流程 2.舞會企劃發表 2.1.政大 地點： 四維堂 主題： 面面相覷 時間： 11或18號 6:00 內容： ‧開會時各校派出總召加兩位人員參與開會 ‧總召統計參加人數傳給政大，截止日期於12/4（五） ‧攜帶面具入場(會中要戴著)，服裝不做限定 ‧當天包括社團表演、抽學辦、最佳服裝選拔等 ‧一個社團發給1000～2000的車馬費 ‧抽學伴：四維堂分四大區域，依顏色分區再配對號碼（海報紙 製作卡片），統計男女人數再由工作人員填補 ‧舞蹈教學：請國標社同學教舞 ‧提供歐式Buffet、酒由調酒社同學共同參與or拉酒商贊助 ‧最佳服裝選出前三名各600、400、200元，男女各三位共1200元 ‧場佈等雜項由政大負責 ‧預算編列：器材、視聽的估算較為難抓 ‧傾向拉酒商贊助─有免費啤酒or調酒社同學─由他們抽成，比 例再討論 問題討論： 1)中原：〈繳了報名費，但忘了戴面具怎麼辦〉門口賣面具，但不統一購買 2)世新：〈社團表演半小時的時間預估細節〉一個社團6 分鐘，預計五個社團， 視情況再做調整 〈頒獎方面的問題〉修正成 1200元X2 3)銘傳：〈請國標社同學幫忙可以給多少錢〉1500~2000元 4)台大：〈陪同總召去的兩位同學的工作〉協助該校總召 〈美宣為何負責當天門控〉臨時加進去的，不適合可以改到其他，再討論 5)台大：〈公關組、總務組編列的行政費用用途〉公關組拉企畫書需要額外費用，可以改 為雜項 〈補習班的選擇〉正在確定當中 6)台大：〈贊助工作服為什麼要150件，是只有你們學校穿嗎〉修改成50，各校都可穿 〈如果招募不夠工作人員〉再由經費資助 7)台大：〈若標到後，何時要開始動作〉開學後9月中 〈合作辦法〉招生、社團表演，與各校相好的社團互相幫忙，例如影印文件之類 的 8)淡江：〈第六頁活動流程，活動太過單調，學校社團素質不太夠，冷場怎辦，是否請DJ 帶動氣氛〉 請各校派一男一女兩位主持人，選拔出優勝者擔任主持人維持氣氛，其他建議 回去考慮 9)台大：〈之前承辦舞會的學校賺多少錢，省下不包LUXY的錢用在何處〉用在吃的費用、 視聽費用的租界、調酒方面 10)東吳雙溪：〈外燴算人數，有找過網站其中一個比較便宜的是100人一萬五，假設一人 100元，以800人估應修正到八萬〉 (東吳雙溪會長補充：嗎哪http://www.milu.com.tw/webnews/view.php?SN=4 　　 麥威http://www.make-well.com.tw/charge.asp 巧宴宴會設計http://ciaoyan.com/price.htm 我一時找不到比較便宜的那家了> < ) 〈器材租借〉由外面廠商外包 2.2. 東吳雙溪 東吳雙溪的企畫，取消競標，會長代表向大家道歉 2.3. 真理 真理方面說不再參與競標 2.4. 輔仁 參考上次舞會的意見改正，對於其他學校沒有互動，沒有混熟，所以不要辦在夜店， 改辦在劍潭青年活動中心，限制參加人員為轉學生或是只能由轉學生購票，希望BUFFET形 式，價格經確認蠻準確，海報費用可能有誤差，預估參加人數500人，工作人員50人， 活動形式：找主持人主持帶活動，穿插社團表演。 工作團隊，活動組的部分跟主持人作協調，中間活動部分由活動組帶動協調，公關組 負責聯絡廠商，美宣組負責海報門票宣傳，活動細節：場佈→主持人開場→社團表演(分 五組，車馬費我們學校經諮詢是不收錢，各校情況可能不同所以估1000)→聯誼性活動(男 女生分開進場，發號碼牌)帶舞蹈性活動→中場休息、自由時間(外燴公司全包ex燈光音效 →社團表演→聯誼性活動(重新配對)→自由活動(放音樂跳舞) 預算部分，場地借用劍青的群英堂，開價 8小時 四萬二千元，主持人有認識的贊助 所以2000元，外燴包在一起，其他如企劃書內容，盈餘部分參考北轉公約，主辦校拿33%， 虧損部分如企劃書內容 修正企畫書內容，海報印製打反了，改為數量150單價80總計12000元，活動手冊 數量50單價 20合計 1000， 總支出115000元 問題討論： 1)中央：〈活動手冊要幹嘛〉針對工作人員 〈新生門票印製的錢〉新生門票包含在海報裡，一起印製較便宜 2)台大：〈12/16(三)這時間ＯＫ嗎〉活動場地的配合所以選在這時間，還會再作 確認是否大家都時間可以配合 3)中原：〈限制人數的預估，以及改成聯誼性是否會降低豐富性〉 限定轉學生，所以參與人數不會這麼多，暫估500人，若參予人數再多再作 調整，目前在討論階段，還有修改空間 4)清大：〈活動流程，聯誼性活動為主，聯誼性活動的時間比例是否太少〉 以舞蹈性的互動為主，只是一開始要熟悉的ＰＵＳＨ，之後的自由活動等才是 主軸 5)政大：〈聯誼性活動的內容〉簡單的舞蹈教學，活動組跟主持人來帶簡單的聯誼性活動 6)台大：〈場地費用確定，外燴的燈光音響全包在裡面嗎〉 場地，對，外燴不以吃到飽的形式，燈光音響基本配備，若人數更多可以贈送 以那的場地來說再做佈置應該ＯＫ 〈列在美工雜項裡會不會少估〉回去再作確認 〈外燴廠商有酒嗎〉沒，只有紅茶綠茶 〈海報的費用問題〉問過若一起印製廠商可再作折扣 7)元智：〈時間訂在周三，因為還要場佈，是否你們就不用上課了〉(笑)嗯… 〈沒有活動名稱，主軸，類型不明確〉還未定，若確定承辦會加緊討論 〈場地現場就有音響嗎〉外匯公司負責 〈音控、場控人員的人力問題〉音控場控人員，由美宣人員幫忙 〈社團表演的時間一個負責12分鐘，價錢是否合理〉回去再確認 〈預算打錯問題〉 8)淡江：〈場地租借時間大ＤＥＬＡＹ的話，超出部分〉2小時場佈，4 小時的活 動時間來說，租借8小時已經多估2小時，經詢問超出的話以20%計算 9)東吳雙溪：〈你們跟真理的企畫書比起來，優點吸引人處在哪〉 在考慮要換場地又兼具聯誼性的話，說真的很難兼具，舞會的性質以各玩各的 為主，只跟同伴有熟到，所以特別針對這個部分作修正，不過還不成熟，可能 真理部分比較有深入討論到比較成熟 10)淡江：〈企畫書，都很相像，沒有什麼特別吸引力，兩間學校是否考慮合作主辦〉 (東吳雙溪補充)為何一定要以學校為單位提出企劃書，為何不是各校有心想辦活動的人 　　　 就出來一起辦？既然北轉是個大家庭，是否考慮新的合作方式？ (主席)是否投票競標或是政大輔大兩校共同競標 結論：兩校目前傾向合辦，但由於無法代表兩校意見，所以一個禮拜後再PO版公佈，預計 時間是周五 (世新)若不合辦，是不是藉由這次大家在一起的時間先投票決定 2.5.舞會競標投票 雖然已經決議兩校合辦，但藉由大家齊聚一堂的時間，先投出萬一合作不成的主辦校 政大:12票 輔大: 1票 廢票: 3票 3.北轉嘉年華 無學校提出，流標 4.北轉運動會企劃更新 因北大的會長這次無法出席，所以下次開會會長再來說明 問題提問： (清大)原本200元，不確定再多參加一項是否是50元 (元智)預計參加人數預估700，照以往規模，第四屆400 第五屆200，這屆的目標人數定的 達不到可能性很大，是否修改盈虧的部分? (台大)先算出一個人要花多少錢，在最吸引人的價格內提出最佳者，不該無限上綱的開價 錢 (主席)調查各校期中考時間 結論：各校再回PO於北轉板上 5.臨時動議 (世新)上學期已經有兩個活動，是否將北轉嘉年華改辦在下學期，又北轉嘉年華屬於迎新 性質，所以是否將活動改為出遊之類的活動 (台大)北轉嘉年華的時間剛好可以銜接上各校幹部交接，可以把握最後的相處機會，及與 新幹部混熟 (主席)出遊活動，不急著要討論，下次會議再提出討論 (台科)建議出遊以政、輔的形式套用，決定出總召，以此類同的形式舉辦 6.下次開會時間、議程 下次開會內容： 1.嘉年華活動改成出遊的細節 2.政、輔合作企畫案(活動地點等) 3.舞會、運動會的籌備細節(包括時間等細節)要出來 下次開會時間： 8/15(六) 1:30 P.M. or 8/22(六)1:30 P.M. (因場地問題提出兩時間備用) 下次開會主席： *東吳雙溪(艾咪) 13票(下次開會主席) 中原 1 票(下下次開會主席) 下次開會地點： 淡江 2票 清大 2票 東吳城中 5票 台大 5票 第二次投票(因東吳跟台大票數相同，所以兩校再作投票) 東吳城中 6票 *台大 9票 (下次開會地點) 結論： 下次開會時間： 8/15(六) or 8/22(六) 地點：台大 由東吳雙溪的艾咪主持 各位幹部辛苦了^^ 對於會議記錄有不詳細或是有缺失或是有錯誤的地方，歡迎幫忙講解補充~謝謝! --

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