三月四日元智第二籌備會議之聯合舞會 會議名稱：第二次籌備會議 會議時間：95年3月4日下午2：00~5：00 會議地點：元智大學六館 這次我們在元智大學第二籌備會議中對14校聯合舞會所提出的動議如下： 1.飲品的部份是否能增加無酒精的飲品。 2.海報。 3.各校報名截止時間及兌換入場卷部份。 4.第三次籌備會議事宜。 5.對於場地的維護方面。(牽扯各校之校譽及社團之不必要的支出) 6.活動對象之變動。 1.這個部份我們已經跟廠商提出，而廠商也相當的配合，願意提供開水、果汁、汽水之 無酒精飲品。 但是廠商也連帶針對飲品的過度浪費而提出一項要求，即是希望各大學之轉學生如要 續杯請以空杯至吧台兌換。所以請大家顧好自己的杯子，喝完了再續杯，以避免造成 不必要的浪費。 2.海報的發放由當天會議的結論是在北轉盃之活動期間發放各校之海報，目前暫定為各校 兩種版本各50張。而東吳大學由於是本部及城部兩校區之特殊情況，我們願意多分發給 東吳大學較多的活動海報及共四張的優待票以利東吳大學對聯合舞會之招生。 3.在會議中所提到的各校報名截止時間及兌換入場卷之事宜，由於海報是在北轉盃３／ ２５、２６才發放至各校，而海報之張貼時間應為3/27。而離在會議中公告的截止日期 ３／３１只差距四天，故在此跟大家說明一下！ 由於第二籌備會議當天晚上我才跟廠商簽下活動會場之契約，廠商部份也需要我們提供 　最少且最確定的報名人數，以領取入場卷。所以我希望大家還是能在３／３１當天在 ｂｂｓ上ｐｏ上各校上報的人數。至於加報的部份，我們願意以匯款的方式在４／２８ 截止(而匯款之帳號會在近期公布)！而入場卷的部份，我會依各校所匯款的數目算出各 校所需之入場卷，當然在寄出之前會先跟各校會長確定數目。故煩請各校會長在此ｐｏ 出各校所需寄往的地址，謝謝！ 4.在第二次籌備會議中所提出的，如果北轉盃活動期間遇上不可抗力而無法舉行之因素， 將無法將海報發放給各校時，將舉行第三次籌備會，而會議時間已訂在４／１，而會議 地點及時間將與各校討論後再另行公佈。 5.跟大家在此說明一下這次舞會在場地方面廠商所對我們做出的要求，當然這是合理的要 求！很抱歉沒有在第二次籌備會議之中提出這點，因為我也是在當天會議結束後，晚上 才和廠商簽下活動場地租借之合約書。 這份活動場地租借合約書中所提淡江大學需提供三萬元之場地租借保證金，於活動結束 後，雙方確定場地設施未破壞，廠商將退還此保證金給淡江大學；反之，將從此保證金 中加以扣除。 在這次活動中，廠商提出在整個活動中如場地設施遭受破壞(破壞程度不依，但以硬體、 器材、桌子、椅子、沙發…等活動場地中廠商所提供之設施為主)，當然這個活動的使用 者為各校之轉學生，故煩請各校兩名以優待票入場的同學能在活動中看管一下各校的 轉學生或在活動行前對各校轉學生說明一下在會場中若造成此舉的嚴重性。如活動結束 後，場地設施部份真的遭受破壞，則遭受扣除的保證金金額，將由各校之轉學生聯誼會 共同支出。很抱歉到現在才跟大家說明這項合約之嚴重性，但是我相信這項不必要的支 出是可以避免的！煩請各校轉聯會長加以監督各校轉學生在會場的行為，當然活動可以 很嗨，但是造成會場設施之毀損就很不應該了。先在此感謝各校轉聯之會長及各校參與 聯合舞會之轉學生。 6.本次活動中的參加學校由原來的13校加上實踐大學共14所大學參與。 淡江 聯合舞會總召 家瑋 --

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