https://vocus.cc/article/68ad9704fd89780001960497 書名:《搞定！: 工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》 作者: 大衛‧艾倫 《搞定！》這本書在教我們如何利用GTD方法論(Getting Things Done)來管理好承諾與任 務，讓我們能夠從無止盡的待辦事項和工作壓力中釋放出來，以一種游刃有餘的態度來工 作，享受工作和生活的樂趣。 GTD方法論不同於傳統的時間管理技巧，傳統時間管理著重在管理時間，根據任務的優先 順序來安排工作時間表; GTD著重在管理承諾與任務，它不強調優先級排序，而是鼓勵我 們清空大腦、釋放壓力。 傳統時間管理和GTD有許多重疊之處，我想許多人就算使用傳統時間管理，也有自己的待 辦事項清單吧，例如人生目標清單、年度目標清單、工作清單、生活清單等等。然後利用 這些清單和行事曆來管理人生大小事。這些清單也是透過外部工具來清空大腦，只是傳統 時間管理著重在任務的優先順序，如果有許多緊急的任務被安插進來，會影響到其它重要 任務的時程，進而引發焦慮感，覺得事情怎麼都做不完! GTD著重在拆解下一步行動，然後根據目前情境來選擇適合的行動。例如你可以使用電腦 的時候，就處理「需要電腦」的清單; 外出時，就處理「需要打電話/外出」的清單。根 據你目前的情境、時間和精力來挑選適合的任務來執行，當然這不是叫我們忽略那些緊急 和重要的事項，而是把優先性當作較後面的篩選條件。如果有緊急狀況時，不管是用傳統 時間管理或者GTD，都必須及時地應對，因為那是當下最重要的事情。 GTD中的承諾，是你心智中所有覺得應該要完成、記得、處理或關注的事情。包含對自己 的承諾、對他人的承諾、對工作職責的承諾，和對人生的負責等等。像工作任務一樣把這 些承諾列舉出來，然後像管理任務一樣來管理這些承諾。 【搞定事情的五個步驟】 《搞定！》這本書提供搞定事情的五個步驟，讓你能夠從無止盡的待辦事項和工作壓力中 釋放出來，這幾項步驟需要你安排時間來實踐，才能發揮它的最大效用: 1. 捕捉（Capture）：把腦中要做的事全部寫下來放到收件匣，包含工作、家庭、生活、 人生目標、人際關係、健康等等的大小事務、承諾或想法。 2. 理清（Clarify）：判斷這些事情是行動、資料還是垃圾。如果可以行動，判斷這個行 動能否在兩分鐘內完成，如果可以就立馬執行，不行就延後或委託他人執行。如果是資料 ，判斷這些資料有沒有用處，有用處就保留，沒有用處就丟掉。 3. 整理（Organize）：將理清的任務放到合適的清單或系統，例如下一步行動清單、專 案清單、等待清單、行事曆、將來/也許清單、參考資料等等。可以依照不同情境(@電腦 、@電話)、優先順序或計畫細分成不同的清單。這些清單或系統即後面在行動時，決定要 做什麼的依據。 作者大衛‧艾倫認為比起記錄待辦事項，還不如記錄下一步行動清單，這些「下一步行動 」具體可行，可以在往後選擇任務時，能夠快速地執行工作。 4. 回顧（Reflect）：定期檢視系統，調整清單內容。每日或每週定期檢視行事曆、下一 步行動清單，把過時的任務刪除或延後。每週也能檢視專案進度，看看目前的進度是超前 還是延遲，然後適時調整工作步調。 5. 執行（Engage）：根據情境、時間、精力和優先度，選擇能立即執行的行動去做。傳 統時間管理會根據優先順序安排每週或每日要完成什麼工作，GTD則是依照當下的情境， 去選擇合適的行動。 【心得】 使用GTD真的比較能夠釋放壓力，以一種游刃有餘的態度進行工作嗎? 使用GTD真的比較能 夠提升生產力嗎? 傳統時間管理無法提升工作效率嗎? 這是我看這本書所產生的疑問。 第一個問題，GTD強調「把腦中的待辦事項卸載到一個可靠的系統」，避免大腦不斷提醒 你「還有某件事沒做」。這也許能夠降低焦慮感，不過傳統時間管理也會列待辦事項清單 ，就算有緊急事項，也可以選擇立刻做、委託他人或者延後執行，所以看起來也沒什麼不 同。 唯一的問題可能在於，如果傳統時間管理的計畫表一直被打亂或延後，可能會讓人感到焦 慮，覺得事情怎麼都做不完! 甚至會想要靠加班來追上進度。當然，如果你本身的工作內 容很固定，或者比較不會被打斷的，使用傳統時間管理也可以有餘裕。 GTD並不鼓勵我們當一個工作狂，而是要我們享受工作與生活。你不用被時間計畫表追著 跑，也不用為手機或電腦一直跳出任務提醒而感到焦慮。你只需要在工作的時候選擇適合 的任務執行，在生活的時候選擇適合的活動執行就可以了。這樣看來確實可以用比較游刃 有餘的態度來面對工作和生活。 第二個問題，使用哪種方式比較能夠提升生產力，還是要看工作的性質而定。如果是單純 的工作、短期專案、例行性工作，那麼使用傳統時間管理可能會比較有效率。但如果是比 較雜亂的任務、多任務並行、突發事件多的狀況，使用GTD也許效率會比較高。 會使用GTD也是因為常常面臨計畫趕不上變化的情況，導致心理承受過大的壓力，而不得 不改變安排工作的方式。也許「心如止水」並一定能夠提升多少工作效率，但能夠讓人專 注在眼前的任務上，不被其它瑣事打擾而分心，進而進入「心流」的狀態。 第三個問題，傳統時間管理使用得當，也能夠提升工作效率，因為這就是許多人一直在用 的工作流程，成效也不錯。 有許多方式都能夠提高集中力或生產力: (1) 善用黃金時段處理重要或複雜的事項，在這個時段要儘量排除干擾專心做事。在精神 比較渙散的時段處理一些簡單的雜事或體力活。 (2) 分辨哪些事情才值得做，哪些事情才有生產力。不要花太多時間在不重要的小事上面 ，必要的時候要學會拒絕，或者委託他人。 (3) 不要把行程排太滿，免得出現變故時會影響後續行程的進行。還有在預估時程時要保 持彈性，因為常常會出現處理事務時，比想像中的花時間。 (4) 在執行任務前可以先想想要做到什麼程度就好，有些較不重要的事情夠好就好，不必 追求完美。在執行任務前也可以尋找比較有效率的做事方式，與其努力地工作，不如聰明 地工作。 (5) 任務要設定截止期限，才能避免任務一再拖延。如果有些不重要的任務一再拖延，那 就果斷捨棄吧，除非是必要的工作。 (6) 使用番茄鐘工作法、固定儀式和場所，來幫助自己快速進入集中狀態，提升工作效率 。 (7) 適當地休息，避免當工作狂累積過多壓力，太疲憊反而會降低工作效率。 要使用什麼樣的時間管理或任務管理方式，依照個人的需求和喜好而定。如果你很享受被 任務追著跑的刺激感，那麼你比較適合傳統時間管理方式; 但如果你不想要面對那麼大的 壓力，那麼你比較適合GTD、子彈筆記法、防彈筆記法或其它系統。 重要的是要能夠有餘裕地處理好工作，而不是手忙腳亂地應付工作，搞得自己身心俱疲。 -- [螞蟻小窩] Vocus: https://vocus.cc/user/@jazzhuntan YT: https://www.youtube.com/@jazzhuntan 遊戲: https://reurl.cc/o8Erel --

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