https://vocus.cc/article/68ad9704fd89780001960497 书名:《搞定！: 工作效率大师教你:事情再多照样做好的搞定5步骤》 作者: 大卫‧艾伦 《搞定！》这本书在教我们如何利用GTD方法论(Getting Things Done)来管理好承诺与任 务，让我们能够从无止尽的待办事项和工作压力中释放出来，以一种游刃有余的态度来工 作，享受工作和生活的乐趣。 GTD方法论不同於传统的时间管理技巧，传统时间管理着重在管理时间，根据任务的优先 顺序来安排工作时间表; GTD着重在管理承诺与任务，它不强调优先级排序，而是鼓励我 们清空大脑、释放压力。 传统时间管理和GTD有许多重叠之处，我想许多人就算使用传统时间管理，也有自己的待 办事项清单吧，例如人生目标清单、年度目标清单、工作清单、生活清单等等。然後利用 这些清单和行事历来管理人生大小事。这些清单也是透过外部工具来清空大脑，只是传统 时间管理着重在任务的优先顺序，如果有许多紧急的任务被安插进来，会影响到其它重要 任务的时程，进而引发焦虑感，觉得事情怎麽都做不完! GTD着重在拆解下一步行动，然後根据目前情境来选择适合的行动。例如你可以使用电脑 的时候，就处理「需要电脑」的清单; 外出时，就处理「需要打电话/外出」的清单。根 据你目前的情境、时间和精力来挑选适合的任务来执行，当然这不是叫我们忽略那些紧急 和重要的事项，而是把优先性当作较後面的筛选条件。如果有紧急状况时，不管是用传统 时间管理或者GTD，都必须及时地应对，因为那是当下最重要的事情。 GTD中的承诺，是你心智中所有觉得应该要完成、记得、处理或关注的事情。包含对自己 的承诺、对他人的承诺、对工作职责的承诺，和对人生的负责等等。像工作任务一样把这 些承诺列举出来，然後像管理任务一样来管理这些承诺。 【搞定事情的五个步骤】 《搞定！》这本书提供搞定事情的五个步骤，让你能够从无止尽的待办事项和工作压力中 释放出来，这几项步骤需要你安排时间来实践，才能发挥它的最大效用: 1. 捕捉（Capture）：把脑中要做的事全部写下来放到收件匣，包含工作、家庭、生活、 人生目标、人际关系、健康等等的大小事务、承诺或想法。 2. 理清（Clarify）：判断这些事情是行动、资料还是垃圾。如果可以行动，判断这个行 动能否在两分钟内完成，如果可以就立马执行，不行就延後或委托他人执行。如果是资料 ，判断这些资料有没有用处，有用处就保留，没有用处就丢掉。 3. 整理（Organize）：将理清的任务放到合适的清单或系统，例如下一步行动清单、专 案清单、等待清单、行事历、将来/也许清单、参考资料等等。可以依照不同情境(@电脑 、@电话)、优先顺序或计画细分成不同的清单。这些清单或系统即後面在行动时，决定要 做什麽的依据。 作者大卫‧艾伦认为比起记录待办事项，还不如记录下一步行动清单，这些「下一步行动 」具体可行，可以在往後选择任务时，能够快速地执行工作。 4. 回顾（Reflect）：定期检视系统，调整清单内容。每日或每周定期检视行事历、下一 步行动清单，把过时的任务删除或延後。每周也能检视专案进度，看看目前的进度是超前 还是延迟，然後适时调整工作步调。 5. 执行（Engage）：根据情境、时间、精力和优先度，选择能立即执行的行动去做。传 统时间管理会根据优先顺序安排每周或每日要完成什麽工作，GTD则是依照当下的情境， 去选择合适的行动。 【心得】 使用GTD真的比较能够释放压力，以一种游刃有余的态度进行工作吗? 使用GTD真的比较能 够提升生产力吗? 传统时间管理无法提升工作效率吗? 这是我看这本书所产生的疑问。 第一个问题，GTD强调「把脑中的待办事项卸载到一个可靠的系统」，避免大脑不断提醒 你「还有某件事没做」。这也许能够降低焦虑感，不过传统时间管理也会列待办事项清单 ，就算有紧急事项，也可以选择立刻做、委托他人或者延後执行，所以看起来也没什麽不 同。 唯一的问题可能在於，如果传统时间管理的计画表一直被打乱或延後，可能会让人感到焦 虑，觉得事情怎麽都做不完! 甚至会想要靠加班来追上进度。当然，如果你本身的工作内 容很固定，或者比较不会被打断的，使用传统时间管理也可以有余裕。 GTD并不鼓励我们当一个工作狂，而是要我们享受工作与生活。你不用被时间计画表追着 跑，也不用为手机或电脑一直跳出任务提醒而感到焦虑。你只需要在工作的时候选择适合 的任务执行，在生活的时候选择适合的活动执行就可以了。这样看来确实可以用比较游刃 有余的态度来面对工作和生活。 第二个问题，使用哪种方式比较能够提升生产力，还是要看工作的性质而定。如果是单纯 的工作、短期专案、例行性工作，那麽使用传统时间管理可能会比较有效率。但如果是比 较杂乱的任务、多任务并行、突发事件多的状况，使用GTD也许效率会比较高。 会使用GTD也是因为常常面临计画赶不上变化的情况，导致心理承受过大的压力，而不得 不改变安排工作的方式。也许「心如止水」并一定能够提升多少工作效率，但能够让人专 注在眼前的任务上，不被其它琐事打扰而分心，进而进入「心流」的状态。 第三个问题，传统时间管理使用得当，也能够提升工作效率，因为这就是许多人一直在用 的工作流程，成效也不错。 有许多方式都能够提高集中力或生产力: (1) 善用黄金时段处理重要或复杂的事项，在这个时段要尽量排除干扰专心做事。在精神 比较涣散的时段处理一些简单的杂事或体力活。 (2) 分辨哪些事情才值得做，哪些事情才有生产力。不要花太多时间在不重要的小事上面 ，必要的时候要学会拒绝，或者委托他人。 (3) 不要把行程排太满，免得出现变故时会影响後续行程的进行。还有在预估时程时要保 持弹性，因为常常会出现处理事务时，比想像中的花时间。 (4) 在执行任务前可以先想想要做到什麽程度就好，有些较不重要的事情够好就好，不必 追求完美。在执行任务前也可以寻找比较有效率的做事方式，与其努力地工作，不如聪明 地工作。 (5) 任务要设定截止期限，才能避免任务一再拖延。如果有些不重要的任务一再拖延，那 就果断舍弃吧，除非是必要的工作。 (6) 使用番茄钟工作法、固定仪式和场所，来帮助自己快速进入集中状态，提升工作效率 。 (7) 适当地休息，避免当工作狂累积过多压力，太疲惫反而会降低工作效率。 要使用什麽样的时间管理或任务管理方式，依照个人的需求和喜好而定。如果你很享受被 任务追着跑的刺激感，那麽你比较适合传统时间管理方式; 但如果你不想要面对那麽大的 压力，那麽你比较适合GTD、子弹笔记法、防弹笔记法或其它系统。 重要的是要能够有余裕地处理好工作，而不是手忙脚乱地应付工作，搞得自己身心俱疲。 -- [蚂蚁小窝] Vocus: https://vocus.cc/user/@jazzhuntan YT: https://www.youtube.com/@jazzhuntan 游戏: https://reurl.cc/o8Erel --

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