《超級專案管理》讀後心得：看懂專案三個失敗與成功的關鍵 牛津大學教授揭示計畫成敗的法則，教你順利完成任何專案 圖文好讀 https://readingoutpost.com/how-big-things-get-done/ 為什麼很多大型專案，不是預算超支，就是進度延遲，或者兩者都有？大從國家計劃、交 通建設、核電廠和能源設施，小到地方建築與房屋裝修，專案超支、延誤、沒有效益的問 題一直發生。到底為什麼，如期完成一個專案會這麼的困難？你可能會更好奇，專案究竟 要如何成功？ 今天要介紹的是一本我讀過最受啟發的專案管理書。 這本書在說什麼？ 《超級專案管理》這本書的主要作者是「全球最頂尖的巨型專案專家」傅以斌（Bent Flyvbjerg），他曾經為上百件耗資十億元以上的專案擔任顧問。他也在牛津大學商學院 領導的專業團隊，耗費數十年的研究和分析，蒐集了全世界上萬件專案數據，彙聚成龐大 的資料庫。 在這本書中，他深入探討了專案管理中常見的「超支預算」與「進度延誤」等問題，結合 廣泛的案例分析和數據，告訴我們專案之所以會失敗的根本原因，並提供了實用的策略和 方法，幫助我們規劃和執行成功的專案。 書中提出了很多關鍵策略，像是「先問為什麼」，必須確保專案聚焦於核心目標。再透過 「慢思快行」來強化計畫與執行效率。最後「採取外部觀點」和「知道最大的風險是你自 己」來避免認知偏誤。我認為，特別是對於各行各業的專案管理者來說，這本書應該直接 納入必讀書單。 為什麼這本書很重要？ 「專案跟我有什麼關係？」 其實大到國家建設，小到日常生活，我們每個人都離不開專案。 書中舉了很多大型專案的例子，像是興建美術館、蓋高速公路、建設核電廠、舉辦奧運。 對我們個人家庭來說，裝潢房屋也是一種大型方案，書中還舉了一個裝潢失敗的經典例子 ，讓我們可以從中借鏡。 我們要衡量一個專案是否成功的指標，一般會從三個面向來看：成本、時間、效益。要同 時達成這些指標，很難嗎？真的非常難。只要把數據攤出來看，一定會讓你嚇一大跳。 作者團隊的資料庫涵蓋了一萬六千個專案的數據，從大型建築到隧道、橋樑、水壩、發電 廠，再到石油和天然氣設施、資訊科技系統、舉辦奧運。同時滿足兩項「成本、時間」指 標的專案，只有 8.5%。可以同時滿足三項「成本、時間、效益」，只有微乎其微的 0.5% 。 換句話說，跟原先的專案計劃比起來，有 99.5% 的巨型專案是失敗的。如果我們沒有深 入理解背後失敗的原因，並且找出對策的話，那麼可以簡單的說：我們在一開始就已經注 定失敗。 根據書中的研究案例，我們先來看看失敗的原因，然後再找出成功的方法。 專案失敗的三大原因 想到要執行一件專案，你腦中會浮現出什麼樣的畫面？我們的傳統印象可能是這樣的。 先講出一個很遠大的願景，訂出很緊迫的截止時間，立刻出發，鞭策每一個人快速前進。 如果經驗豐富的人士認為需要兩年，那就把期限縮短為一年，全心全意，使命必達，用鐵 血精神管理和驅策。你就像是戰艦上的鼓手，激烈地快速擊鼓，催促大家火速出擊。 作者提醒，這種想法實在是錯得離譜，但卻十分常見。很多人都以為執行專案是在演動作 電影，卻忘記了現實世界往往是殘酷無情的。 失敗原因一：缺乏提問和充分規劃。 很多專案往往一開始就選擇了解決方案或特定技術，而忘了先提問「為什麼？」這導致在 沒有充分理解需求的情況下開展專案。像是要蓋一條輕軌、蓋一座橋、蓋一間美術館，很 多人直接就跳進去想「怎麼蓋」，而不是先退一步思考「為什麼要蓋？是為了解決什麼問 題？」 失敗原因二：過於急躁且缺乏準備。 專案管理中常見的錯誤是設定過於緊迫的時間表，而且沒有保留足夠的時間進行縝密的規 劃。這在工作中也十分常見，老闆可能喊出一個目標，就要專案馬上動起來，開時火速執 行。結果，因為缺乏事先的規劃，在執行過程中遇到一堆原本就可以避免的問題和錯誤， 導致越做越錯、越做越慢。 失敗原因三：忽視經驗和過往教訓。 許多專案管理者都忘了從過往專案中吸取教訓，也不去遵循同類型產業的最佳實踐，因此 導致重複犯錯的情形一直發生。很多人在執行專案都覺得自己是「第一個這麼做的人」， 卻沒有更深入挖掘其他人的經驗，也沒有把執行的做法調整成一個可以借鏡別人經驗的做 法。 接下來，我們來看各種改善的對策。 關鍵一：先問為什麼 任何的專案在一開始，一定都要懂得「先問為什麼」。 書中舉了西班牙畢爾包古根漢美術館（Museo Guggenheim Bilbao）當例子，這間美術館 在六年之內如期完工，而且造價比原訂的 1 億美元預算還低 300 萬美元。更厲害的是， 這間美術館讓已經沒落的老舊城市，從原本一年 10 萬名遊客，如今每年吸引超過上百萬 名遊客。 當時的畢爾包地方政府希望將一座老舊的倉庫，改建成一個活潑的現代藝術空間，因此他 們找了知名的建築師蓋瑞（Frank Gehry）來執行這項專案。蓋瑞沒有急著想出改建的方 案，而是先提了一個重要的問題：「為什麼要做這個專案？」 政府人員說明了這個城市的工業歷史和衰落背景，他們希望複製澳洲雪梨歌劇院對雪梨帶 來的觀光影響。透過提問、傾聽之後，蓋瑞徹底理解了客戶的需求，他找出了解決這個問 題的更好做法——不要改建老舊倉庫，而是在河畔邊一個類似雪梨歌劇院的空間，建設一 個非常大膽又前衛的全新建築物。 先問為什麼，幫蓋瑞問出了更好的答案，提出了更好的解法。 關鍵二：慢思快行 書中展示了，「過於急躁且缺乏準備」是專案失敗的原因之一，這就是許多專案管理者的 盲點「快思慢行」。他們急著開始，缺少提問和規劃，結果在執行的時候跌得狗吃屎，眼 高手低。 想要專案成功嗎？作者總歸一句話：想好了再做。也就是「慢思快行」。 延續前面的古根漢美術館例子，我們舉一個完全相反的例子，正好就是他們想效仿的建築 物：澳洲雪梨歌劇院。 當時的澳洲政府向建築師徵稿，希望挑選出最棒的歌劇院設計。 年輕的天才設計師約恩．烏松（Jørn Utzon）在初選時交了一章簡單的素描圖，像帆船 一樣的建築外觀獲得評審的青睞，最終幫他贏得了設計這項專案的競賽。接著，急躁的澳 洲政府決定馬上開工。但好笑的是，這時候連設計師本人都不知道要「怎麼蓋」，只好草 率開工，邊想邊做。 結果，因為規劃和設計上的缺陷，有些已經完工的部分甚至必須打掉重做，導致成本飆升 ，時程大幅度延後。最後這項計劃延後了十年才完工，預算從最初的 700 萬澳元飆升到 1 億澳元，超支了將近 14 倍。 相反的，外型也是大膽前衛的畢爾包古根漢美術館，從興建的一開始就有充分的規劃。建 築師蓋瑞運用模擬軟體，在事前反覆規劃和測試各種可能的建設方法，跟各方進行無數次 的溝通，聽取各種回饋來改善設計草圖。他強調：「我們運用我們能取得的一切技術，以 最準確的方式量化各種建築元素，不會留下很多需要猜測的事。」事前做了這麼多的準備 之後，他才讓客戶動工。 作者歸納出一個原則，專案主要分成兩個步驟：規劃、交付。很多人都是規劃太少，導致 交付的時候出一堆錯。 重點是，大多數的規劃可以仰賴電腦、書面資料與實體模型，相對便宜與安全。如果不考 慮其他的時間壓力，規劃可以慢慢來。交付就不一樣了。交付是開始燒錢的時刻，也是帶 給專案真正的考驗。作者說：「規劃是避風港，交付則是航行在狂風暴雨的海上。」如果 因為預期之外的錯誤，導致交付的時間拖得越長，就越容易遇到黑天鵝事件，像是金融海 嘯、新冠疫情…等不可預期的事件。 因此，專案要能夠成功，必須有嚴謹的規劃和有效的溝通協調，確保施工過程中時間和資 金的能夠發揮最大的效用。慢思快行，成功的祕訣就在這裡。 關鍵三：借鏡經驗和模組化 許多專案管理者都忘了從過往專案中吸取教訓，也很少把專案的執行當成一個可以「模組 化」的事情。書中舉了皮克斯動畫公司的例子來說明。 我們常常以為這種電影製作，就是劇本先寫好，演員找齊全之後，就開始拍攝，最後再祈 禱觀眾賞臉，票房大賣。的確，有很多電影是這樣做的，但是皮克斯卻不一樣。除了賣座 電影《天外奇蹟》和《玩具總動員》之外，他們推出的幾乎每部電影都是成功賣座。 經驗告訴他們，無論製作的精美與否，好的劇本才能挑動觀眾的情緒，在心中留下深刻的 記憶。 所以訣竅就在於，他們會先用很低的成本，將劇本初稿轉化成草稿版本的影像卡，目的是 在正式動畫製作之前，就能播放給觀眾看，進行初步的故事測試並聽取回饋。這種「從劇 本到觀眾回饋」的循環，皮克斯的電影一般會走過八次。第一版與第二版的差異「通常非 常大」，第二版與第三版的差異也不小，但接下來順利的話，逐漸累積出夠多的可用元素 ，變動將愈來愈少。 通常會到了第九個版本，才正式開始進入最終動畫的製作，找齊配音員進行配音。真正燒 錢的環節，是站在第九個版本的肩膀上。這種經過精心規劃和不斷迭代的製作流程，就是 皮克斯在動畫製作領域成功的關鍵。 他們也把這種流程的步驟「模組化」了，就像是積木一樣，你只要做好一顆積木，以後新 的專案就能夠重複運用，拿來組合成別的東西。不要每次都想打造新的輪子，而是想想看 怎麼做成積木。回到日常生活中，就像是我們製作給自己用的模板、SOP、Checklist，也 是類似的道理。 除了動畫製作之外，像是發電廠、伺服器機房、貨櫃運輸、管線與道路也一樣，全都高度 模組化，由基本的積木堆疊起來，有辦法瘋狂擴大，從前面的經驗學習和改正，就能在在 執行的過程中愈變愈好、愈變愈快、愈變愈大、愈來愈便宜。 後記：學習專案管理必讀 總結來說，《超級專案管理》是我讀過專案管理領域最受啟發的一本書，除了在工作能派 上用場，在日常家庭生活其實也可以運用。像是書中就舉了一個重大的房屋裝修案例，原 本預計 26 萬的裝修費用，後來卻因為各種預期之外的追加，導致成本上升到 130 萬， 還得忍受過程中的各種不便利。對於我們個人來說，專案管理的成敗與否，也同樣會影響 到我們的生活品質。 值得一提的是，這本書有另外一位共同作者──新聞工作者丹．嘉德納（Dan Gardner） ，透過他的潤飾和調整，把原本比較難懂的學術觀念和用字遣詞，用平易近人的方式呈現 出來。在兩位作者的合作之下，就寫成了這本讀起來引人入勝、流暢好讀，同時又保留了 學術嚴謹度的好書。 最後，有些人可能會質疑，美國矽谷軟體公司提倡所謂的「精實創業」方法，強調的是先 開始、再邊做邊修，這跟這本書說的好像有一些衝突？作者在書中有針對這個問題深入討 論，讓我們知道其實這兩種方法的背後有著異曲同工之妙。我非常推薦大家從這本書裡繼 續尋找答案。 -- 書評部落格「閱讀前哨站」 https://readingoutpost.com/｜一個愛書人的閱讀筆記 Podcast「下一本讀什麼?」 https://readingoutpost.com/podcast/｜我的說書頻道 --

※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 61.231.90.80 (臺灣) ※ 文章網址: https://webptt.com/m.aspx?n=bbs/book/M.1715568725.A.E2D.html 資料涵蓋了公共與民間企業的大型專案，也不是只有建設類型的專案（像皮克斯就不是） ※ 編輯: wackynoteis (1.164.104.34 臺灣), 05/19/2024 14:31:57