《超级专案管理》读後心得：看懂专案三个失败与成功的关键 牛津大学教授揭示计画成败的法则，教你顺利完成任何专案 图文好读 https://readingoutpost.com/how-big-things-get-done/ 为什麽很多大型专案，不是预算超支，就是进度延迟，或者两者都有？大从国家计划、交 通建设、核电厂和能源设施，小到地方建筑与房屋装修，专案超支、延误、没有效益的问 题一直发生。到底为什麽，如期完成一个专案会这麽的困难？你可能会更好奇，专案究竟 要如何成功？ 今天要介绍的是一本我读过最受启发的专案管理书。 这本书在说什麽？ 《超级专案管理》这本书的主要作者是「全球最顶尖的巨型专案专家」傅以斌（Bent Flyvbjerg），他曾经为上百件耗资十亿元以上的专案担任顾问。他也在牛津大学商学院 领导的专业团队，耗费数十年的研究和分析，蒐集了全世界上万件专案数据，汇聚成庞大 的资料库。 在这本书中，他深入探讨了专案管理中常见的「超支预算」与「进度延误」等问题，结合 广泛的案例分析和数据，告诉我们专案之所以会失败的根本原因，并提供了实用的策略和 方法，帮助我们规划和执行成功的专案。 书中提出了很多关键策略，像是「先问为什麽」，必须确保专案聚焦於核心目标。再透过 「慢思快行」来强化计画与执行效率。最後「采取外部观点」和「知道最大的风险是你自 己」来避免认知偏误。我认为，特别是对於各行各业的专案管理者来说，这本书应该直接 纳入必读书单。 为什麽这本书很重要？ 「专案跟我有什麽关系？」 其实大到国家建设，小到日常生活，我们每个人都离不开专案。 书中举了很多大型专案的例子，像是兴建美术馆、盖高速公路、建设核电厂、举办奥运。 对我们个人家庭来说，装潢房屋也是一种大型方案，书中还举了一个装潢失败的经典例子 ，让我们可以从中借镜。 我们要衡量一个专案是否成功的指标，一般会从三个面向来看：成本、时间、效益。要同 时达成这些指标，很难吗？真的非常难。只要把数据摊出来看，一定会让你吓一大跳。 作者团队的资料库涵盖了一万六千个专案的数据，从大型建筑到隧道、桥梁、水坝、发电 厂，再到石油和天然气设施、资讯科技系统、举办奥运。同时满足两项「成本、时间」指 标的专案，只有 8.5%。可以同时满足三项「成本、时间、效益」，只有微乎其微的 0.5% 。 换句话说，跟原先的专案计划比起来，有 99.5% 的巨型专案是失败的。如果我们没有深 入理解背後失败的原因，并且找出对策的话，那麽可以简单的说：我们在一开始就已经注 定失败。 根据书中的研究案例，我们先来看看失败的原因，然後再找出成功的方法。 专案失败的三大原因 想到要执行一件专案，你脑中会浮现出什麽样的画面？我们的传统印象可能是这样的。 先讲出一个很远大的愿景，订出很紧迫的截止时间，立刻出发，鞭策每一个人快速前进。 如果经验丰富的人士认为需要两年，那就把期限缩短为一年，全心全意，使命必达，用铁 血精神管理和驱策。你就像是战舰上的鼓手，激烈地快速击鼓，催促大家火速出击。 作者提醒，这种想法实在是错得离谱，但却十分常见。很多人都以为执行专案是在演动作 电影，却忘记了现实世界往往是残酷无情的。 失败原因一：缺乏提问和充分规划。 很多专案往往一开始就选择了解决方案或特定技术，而忘了先提问「为什麽？」这导致在 没有充分理解需求的情况下开展专案。像是要盖一条轻轨、盖一座桥、盖一间美术馆，很 多人直接就跳进去想「怎麽盖」，而不是先退一步思考「为什麽要盖？是为了解决什麽问 题？」 失败原因二：过於急躁且缺乏准备。 专案管理中常见的错误是设定过於紧迫的时间表，而且没有保留足够的时间进行缜密的规 划。这在工作中也十分常见，老板可能喊出一个目标，就要专案马上动起来，开时火速执 行。结果，因为缺乏事先的规划，在执行过程中遇到一堆原本就可以避免的问题和错误， 导致越做越错、越做越慢。 失败原因三：忽视经验和过往教训。 许多专案管理者都忘了从过往专案中吸取教训，也不去遵循同类型产业的最佳实践，因此 导致重复犯错的情形一直发生。很多人在执行专案都觉得自己是「第一个这麽做的人」， 却没有更深入挖掘其他人的经验，也没有把执行的做法调整成一个可以借镜别人经验的做 法。 接下来，我们来看各种改善的对策。 关键一：先问为什麽 任何的专案在一开始，一定都要懂得「先问为什麽」。 书中举了西班牙毕尔包古根汉美术馆（Museo Guggenheim Bilbao）当例子，这间美术馆 在六年之内如期完工，而且造价比原订的 1 亿美元预算还低 300 万美元。更厉害的是， 这间美术馆让已经没落的老旧城市，从原本一年 10 万名游客，如今每年吸引超过上百万 名游客。 当时的毕尔包地方政府希望将一座老旧的仓库，改建成一个活泼的现代艺术空间，因此他 们找了知名的建筑师盖瑞（Frank Gehry）来执行这项专案。盖瑞没有急着想出改建的方 案，而是先提了一个重要的问题：「为什麽要做这个专案？」 政府人员说明了这个城市的工业历史和衰落背景，他们希望复制澳洲雪梨歌剧院对雪梨带 来的观光影响。透过提问、倾听之後，盖瑞彻底理解了客户的需求，他找出了解决这个问 题的更好做法——不要改建老旧仓库，而是在河畔边一个类似雪梨歌剧院的空间，建设一 个非常大胆又前卫的全新建筑物。 先问为什麽，帮盖瑞问出了更好的答案，提出了更好的解法。 关键二：慢思快行 书中展示了，「过於急躁且缺乏准备」是专案失败的原因之一，这就是许多专案管理者的 盲点「快思慢行」。他们急着开始，缺少提问和规划，结果在执行的时候跌得狗吃屎，眼 高手低。 想要专案成功吗？作者总归一句话：想好了再做。也就是「慢思快行」。 延续前面的古根汉美术馆例子，我们举一个完全相反的例子，正好就是他们想效仿的建筑 物：澳洲雪梨歌剧院。 当时的澳洲政府向建筑师徵稿，希望挑选出最棒的歌剧院设计。 年轻的天才设计师约恩．乌松（Jørn Utzon）在初选时交了一章简单的素描图，像帆船 一样的建筑外观获得评审的青睐，最终帮他赢得了设计这项专案的竞赛。接着，急躁的澳 洲政府决定马上开工。但好笑的是，这时候连设计师本人都不知道要「怎麽盖」，只好草 率开工，边想边做。 结果，因为规划和设计上的缺陷，有些已经完工的部分甚至必须打掉重做，导致成本飙升 ，时程大幅度延後。最後这项计划延後了十年才完工，预算从最初的 700 万澳元飙升到 1 亿澳元，超支了将近 14 倍。 相反的，外型也是大胆前卫的毕尔包古根汉美术馆，从兴建的一开始就有充分的规划。建 筑师盖瑞运用模拟软体，在事前反覆规划和测试各种可能的建设方法，跟各方进行无数次 的沟通，听取各种回馈来改善设计草图。他强调：「我们运用我们能取得的一切技术，以 最准确的方式量化各种建筑元素，不会留下很多需要猜测的事。」事前做了这麽多的准备 之後，他才让客户动工。 作者归纳出一个原则，专案主要分成两个步骤：规划、交付。很多人都是规划太少，导致 交付的时候出一堆错。 重点是，大多数的规划可以仰赖电脑、书面资料与实体模型，相对便宜与安全。如果不考 虑其他的时间压力，规划可以慢慢来。交付就不一样了。交付是开始烧钱的时刻，也是带 给专案真正的考验。作者说：「规划是避风港，交付则是航行在狂风暴雨的海上。」如果 因为预期之外的错误，导致交付的时间拖得越长，就越容易遇到黑天鹅事件，像是金融海 啸、新冠疫情…等不可预期的事件。 因此，专案要能够成功，必须有严谨的规划和有效的沟通协调，确保施工过程中时间和资 金的能够发挥最大的效用。慢思快行，成功的秘诀就在这里。 关键三：借镜经验和模组化 许多专案管理者都忘了从过往专案中吸取教训，也很少把专案的执行当成一个可以「模组 化」的事情。书中举了皮克斯动画公司的例子来说明。 我们常常以为这种电影制作，就是剧本先写好，演员找齐全之後，就开始拍摄，最後再祈 祷观众赏脸，票房大卖。的确，有很多电影是这样做的，但是皮克斯却不一样。除了卖座 电影《天外奇蹟》和《玩具总动员》之外，他们推出的几乎每部电影都是成功卖座。 经验告诉他们，无论制作的精美与否，好的剧本才能挑动观众的情绪，在心中留下深刻的 记忆。 所以诀窍就在於，他们会先用很低的成本，将剧本初稿转化成草稿版本的影像卡，目的是 在正式动画制作之前，就能播放给观众看，进行初步的故事测试并听取回馈。这种「从剧 本到观众回馈」的循环，皮克斯的电影一般会走过八次。第一版与第二版的差异「通常非 常大」，第二版与第三版的差异也不小，但接下来顺利的话，逐渐累积出够多的可用元素 ，变动将愈来愈少。 通常会到了第九个版本，才正式开始进入最终动画的制作，找齐配音员进行配音。真正烧 钱的环节，是站在第九个版本的肩膀上。这种经过精心规划和不断迭代的制作流程，就是 皮克斯在动画制作领域成功的关键。 他们也把这种流程的步骤「模组化」了，就像是积木一样，你只要做好一颗积木，以後新 的专案就能够重复运用，拿来组合成别的东西。不要每次都想打造新的轮子，而是想想看 怎麽做成积木。回到日常生活中，就像是我们制作给自己用的模板、SOP、Checklist，也 是类似的道理。 除了动画制作之外，像是发电厂、伺服器机房、货柜运输、管线与道路也一样，全都高度 模组化，由基本的积木堆叠起来，有办法疯狂扩大，从前面的经验学习和改正，就能在在 执行的过程中愈变愈好、愈变愈快、愈变愈大、愈来愈便宜。 後记：学习专案管理必读 总结来说，《超级专案管理》是我读过专案管理领域最受启发的一本书，除了在工作能派 上用场，在日常家庭生活其实也可以运用。像是书中就举了一个重大的房屋装修案例，原 本预计 26 万的装修费用，後来却因为各种预期之外的追加，导致成本上升到 130 万， 还得忍受过程中的各种不便利。对於我们个人来说，专案管理的成败与否，也同样会影响 到我们的生活品质。 值得一提的是，这本书有另外一位共同作者──新闻工作者丹．嘉德纳（Dan Gardner） ，透过他的润饰和调整，把原本比较难懂的学术观念和用字遣词，用平易近人的方式呈现 出来。在两位作者的合作之下，就写成了这本读起来引人入胜、流畅好读，同时又保留了 学术严谨度的好书。 最後，有些人可能会质疑，美国矽谷软体公司提倡所谓的「精实创业」方法，强调的是先 开始、再边做边修，这跟这本书说的好像有一些冲突？作者在书中有针对这个问题深入讨 论，让我们知道其实这两种方法的背後有着异曲同工之妙。我非常推荐大家从这本书里继 续寻找答案。 -- 书评部落格「阅读前哨站」 https://readingoutpost.com/｜一个爱书人的阅读笔记 Podcast「下一本读什麽?」 https://readingoutpost.com/podcast/｜我的说书频道 --

※ 发信站: 批踢踢实业坊(ptt.cc), 来自: 61.231.90.80 (台湾) ※ 文章网址: https://webptt.com/cn.aspx?n=bbs/book/M.1715568725.A.E2D.html 资料涵盖了公共与民间企业的大型专案，也不是只有建设类型的专案（像皮克斯就不是） ※ 编辑: wackynoteis (1.164.104.34 台湾), 05/19/2024 14:31:57