作者RanInPTT (宅宅類卿)
看板Salary
標題[閒聊] 寫外文信的速度
時間Thu Jul 15 03:21:37 2021
第一次在職場板發文，如有不妥的地方還請各位前輩指點～
因最近有點自我懷疑所以忍不住發文，希望有機會聽到相關領域前輩及同行的經驗回饋。
先簡單介紹一下，我目前現職為日文窗口，主要工作內容為跟日本原廠聯絡。
會用到日文的工作部分大概是Email信件往來、日文文件翻譯、也支援過會議即席翻譯。
(不過即席翻譯部分原廠有另外請一位專人協助，所以我主要是紀錄會議重點)
因為是傳產小公司工作不免包山包海，上至接客戶詢價報修電話、下至打掃都會接觸到。
但小公司事情就是雜，這點在前工作就有經驗了，所以進去前也已有一定覺悟。
比較煩惱的是最近因為某些重要案件，日本方面的工作量變大，每天都會有大約10來封的
信件往來。
信件幾乎都會涉及一些專業內容，所以我消化跟回信都比較花時間，從接受指示，到理解
消化完然後回覆，平均大概2-30分鐘左右回一封信。
當然這部分還是要看內容，如果只是回覆"已知悉"之類的當然只要5分鐘就可以解決，
不過基本上很少有複製貼上用罐頭信交差的機會。
會花到長時間的，大多都是要解釋或討論一些技術問題的信件。
因為工作一陣子後發現大頭們很常有交代不清、導致要寫更多信去確認跟解釋的狀況，
加上最近內容比較重要，怕意思傳達錯誤反而麻煩，所以自己是抱著寧願一開始就花
多一點時間謹慎處理的態度。
而全公司只有我一個懂日文的人，所以我除了發信之外，還得把這些信件往來的全部內容
整理翻譯成中文工作日誌給上面大頭看，除此之外還有每個月一次的會議紀錄也要整理。
最近因為光是信件就消耗不完，加上雜事也多少還是要兼顧，所以日誌幾乎都停滯了。
然後開始有聽到上面人不太滿意我的工作速度，雖然沒有被罵，但不可能不在意。
一方面覺得要再加油改進，一方面又覺得有點委屈，明明已經被逼到快喘不過氣來了，
在別人眼中還是不及格。
雖然深知對老闆而言看不到實績的努力也是沒意義的，但也想知道是不是自己問題很大。
因為這是我第一次擔任日文窗口（目前剛好待滿一年），也沒有同樣職位的同事，前人
則在我進來前就走了所以什麽都沒交接到，幾乎全部都是自己從零開始摸來問來的。
想請問做相同性質外文工作的朋友們，處理這類事情的速度大概是什麽程度呢？
先撇除有點難說明的雜事內容，一直在想是否老闆強人所難，拿香蕉鞭打我這猴子T_T
希望大家不吝分享經驗，或是告訴我能有什麽改進的地方～謝謝！
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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 36.225.8.19 (臺灣)
※ 文章網址: https://webptt.com/m.aspx?n=bbs/Salary/M.1626290504.A.B9F.html
1F：推 gaea0127: 語言只是工具，只會語言做的就是這些雜事 07/15 03:42
2F：→ gaea0127: 建議另外增加專業，才能脫離雜事群 07/15 03:43
謝謝提醒~這點我自己有警悟QQ
因為現職是以前完全沒接觸過的機械工程類領域，因此進來時有點抱著偷學些專業以後
或許有機會接相關翻譯CASE的心情在做XD
自己本身會一些繪圖軟體，不過目前在現職幾乎用不到而且盡量藏著
會藏著是因為之前公司用WORD改圖所以看不下去忍不住偷開軟體修改稍微有被發現，
所以偶爾也會被丟一些修圖的小工作，雖然量不多但也很怕雜事越變越多反而重要的工作
無法交差Orz
希望自己能再成長~~
3F：推 taipoo: Mail可以處理的事情，不用急著回覆，多等一天再回會更好的 07/15 03:47
4F：推 yeh10jp: 除非是非常緊急的事情，不然一天回復同一個單位一兩封其 07/15 07:19
5F：→ yeh10jp: 實就可以，這樣就可以統合其他資訊再回覆，不用一直回一 07/15 07:19
6F：→ yeh10jp: 直解釋。 07/15 07:19
7F：推 yeh10jp: 而且既然全公司只有你懂日文，那信件內容別人也無法干涉 07/15 07:22
8F：→ yeh10jp: ，你要把每天、每週、每月該做的事都用行事曆先訂下來， 07/15 07:22
9F：→ yeh10jp: 然後那個時間就確實做那些事，剩下再來處理當天的事情， 07/15 07:22
10F：→ yeh10jp: 有時候回email也可以寫說：我們內部會先討論再跟貴社回 07/15 07:22
11F：→ yeh10jp: 覆，請您稍待之類的，就可以拖個一兩天。 07/15 07:22
12F：→ yeh10jp: 要學會不要馬上回復email的症頭 07/15 07:23
抱歉沒有講清楚所以補充一下，
其實大部分都是上面要求我立刻、馬上、現在就發出去。
例如日本連假期間我會想說事情先筆記著，等他們放完假我再統一發信。
但上面會說不用顧慮那麼多發出去就對了，他們連假也會看信的 (很相信日本的奴性？)
我本來也是抱著反正只有我懂日文你們也看不懂，老娘最大的心情在做XD
但因為每封信都還是會cc給他們，所以其實他們數數量好像也知道我有沒有發信= =
然後就會一直問我信寫了沒？他們回了沒？為什麼昨天就交代了今天才發信呢？...等等
(沒有罵我但非常緊迫逼人)
導致我要一直裝傻或是說謊去應付也很痛苦~~
聽說以前原廠是1～2個月會來直接飛來開一次會，自從疫情不能過來後就只有MAIL往來
有想過是不是因為這樣所以導致信件量變大，還是真的自己太廢所以應付不過來QQ
不過先回信說內部討論來拖延的方式我會試試看的XD 謝謝建議！
13F：推 miamo: 我窗口寫英文信也花很多時間，有時候我跟她說你打電話來講 07/15 07:49
14F：→ miamo: ，我再寫信統整回去 07/15 07:49
好奇想請問每天工時8小時大概會花多少時間在回信上呢？
我自認聽說能力沒有讀寫好，加上因為我們原廠有時會甩鍋，所以覺得信件往來有憑
有據是最安全的...
另外好奇想請問做外文窗口這塊領域的朋友，也都需要把信件內容寫成工作日誌嗎？
雖然知道每個公司規定不同，但好奇這到底是不是業界常態
一方面覺得畢竟其他人看不懂內容所以這樣做很合理，一方面也覺得等於是要把自己寫
的日文信再翻譯回中文，好麻煩啊XD
※ 編輯: RanInPTT (61.228.173.65 臺灣), 07/15/2021 09:32:47
15F：→ abc85216923: 感覺很正常，薪資要是安慰不了你，學到東西後，就可 07/15 09:13
16F：→ abc85216923: 以走人了 07/15 09:13
17F：推 simongarden: 跟日文本身沒關係，看來是理解雙方意思對你很吃力 07/15 09:13
18F：→ simongarden: 該改善的不是回文速度，而是理解產業/技術/產品/職責 07/15 09:15
19F：→ simongarden: 後進行有效的溝通，回信回到每天工作都卡住只是表象 07/15 09:15
20F：→ TypeFire: 文件部分，消化反饋的速度要加快， 專業知識必須等累積 07/15 10:15
21F：→ TypeFire: ，彙整方式可以參見金字塔系的書 07/15 10:15
22F：→ TypeFire: 人的部分，要請給你資料的人做過事前彙整，這個就很吃 07/15 10:16
23F：→ TypeFire: 談判力和叭數了 07/15 10:16
24F：→ TypeFire: 你主管有sense的話 會去幫你抓瓶頸，不過這種反應速度 07/15 10:19
25F：→ TypeFire: 和經驗成正比 你自己能改的有限，不用太急 07/15 10:19
26F：推 erhuneko: 我也是日文相關，雜事很多，但因為打字很快，沒這煩惱XD 07/15 11:31
27F：→ erhuneko: 中打1分鐘100字up，日打接近80字的話，就有時間弄雜事 07/15 11:33
28F：推 chrisbelieve: 很少日本人會即時回覆信件吧…你回得快也沒用 07/15 12:09
29F：推 joanne0528: 之前也待過平時只有我懂日文的公司，這樣環境比較辛苦 07/15 13:11
30F：→ joanne0528: ...沒有被嫌過慢，但也會感覺出前輩認為日文沒什麼難 07/15 13:11
31F：→ joanne0528: 任何中文都可以原意翻成日文等的心態 07/15 13:12
32F：→ joanne0528: 我一般都會馬上回覆，如比較需要確認的也會上午收到 07/15 13:21
33F：→ joanne0528: 的信上午確認完回覆，當天一定回覆完所有信件。如果這 07/15 13:21
34F：→ joanne0528: 樣還是被主管唸可能要問問主管心中的及格標準 07/15 13:21
35F：推 blueemily: 我在日本做海外業務。不是很確定你的問題在哪裡， 07/15 13:58
36F：→ blueemily: 我的處理方式是一早先處理可以馬上回的:已知悉或已知 07/15 13:59
37F：→ blueemily: 解決方法的。要問老闆的自己先消化一遍，一次問完， 07/15 14:01
38F：→ blueemily: 回去開始寫回信。寫到一半發現不太懂的再問一次，這樣 07/15 14:02
39F：→ blueemily: 大概可以在下午解決主要信件。下午開始寫工作日誌。 07/15 14:03
40F：→ blueemily: 你比較慘因為日本幾乎沒有時差很容易馬上收到回信 07/15 14:03
41F：→ blueemily: 要練習留一段不看信的時間否則光信件就回不完 07/15 14:04
42F：→ blueemily: 我老闆後來知道我會整理好一起問之後他就不來催我了 07/15 14:05
43F：→ blueemily: 工作日誌就是紀錄一下進度而已，不會全翻 07/15 14:09
44F：→ blueemily: BTW我主要是用英日文工作 07/15 14:18
45F：推 miamo: 你的問題很多面向，一是寫作抓重點，二是email量多寡，三是 07/15 20:50
46F：→ miamo: 向上管理，四是專業知識，五是雜事內容，六是外文程度。你 07/15 20:50
47F：→ miamo: 想想真正的問題在哪 07/15 20:50
48F：推 Athena1126: 工作日誌抓重點寫就好, 全翻很耗時間 07/16 00:03
49F：推 harehi: 跟主管溝通是否調整工作量或給你更多時間 可能是主管誤判 07/16 00:34
50F：→ harehi: 你跟前任的能力 事務類就是熟能生巧 彙整傳達的速度快才 07/16 00:34
51F：→ harehi: 能反映在操作上 07/16 00:34
52F：→ harehi: 這個問題確實只能慢慢來 但上頭有在盯你的情況下 還是要 07/16 00:36
53F：→ harehi: 討論出你現階段的調整方式 07/16 00:36
54F：推 getob: 20-30分鐘我覺得很正常 一般寫英文郵件就算覺得自己寫很順 07/16 10:51
55F：→ getob: 也是要20分鐘以上 就算寫很快還是要檢查有沒有錯字、語意 07/16 10:51
56F：→ getob: 不順或是調理不夠清晰的問題 07/16 10:51
57F：推 newwer: 從收信到回復完成只花2-30分鐘我覺得很快了耶 太嚴格了吧 07/16 18:11
58F：推 professorYO: 覺得20-30分鐘回信很快了+1。如果你的壓力來自於內 07/17 13:04
59F：→ professorYO: 部速度不夠快的觀感，建議可以先內部溝通你的工作狀 07/17 13:04
60F：→ professorYO: 況。例如我的公司會希望我盡量減少翻譯的時間，但相 07/17 13:04
61F：→ professorYO: 對很多細部他們就不要求看到翻譯，抓重點即可。不論 07/17 13:04
62F：→ professorYO: 是工作上的困難、或跟對方期望的產出，覺得討論後達 07/17 13:04
63F：→ professorYO: 成共識應該多少會有改善。 07/17 13:04
64F：推 hopefnp: 全公司只有你懂日文的環境真的會比較辛苦 07/24 15:47
65F：推 hopefnp: 有遇過老闆控制欲很大，許多事情都需要他同意 07/24 15:50
66F：推 hopefnp: 但要老闆同意就必須將郵件、合約、客戶對話等等翻譯成中 07/24 15:52
67F：→ hopefnp: 文給老闆簽核，超費時 07/24 15:52
68F：推 hopefnp: 建議換不同的環境 07/24 15:54