作者RanInPTT (宅宅类卿)
看板Salary
标题[闲聊] 写外文信的速度
时间Thu Jul 15 03:21:37 2021
第一次在职场板发文，如有不妥的地方还请各位前辈指点～
因最近有点自我怀疑所以忍不住发文，希望有机会听到相关领域前辈及同行的经验回馈。
先简单介绍一下，我目前现职为日文窗口，主要工作内容为跟日本原厂联络。
会用到日文的工作部分大概是Email信件往来、日文文件翻译、也支援过会议即席翻译。
(不过即席翻译部分原厂有另外请一位专人协助，所以我主要是纪录会议重点)
因为是传产小公司工作不免包山包海，上至接客户询价报修电话、下至打扫都会接触到。
但小公司事情就是杂，这点在前工作就有经验了，所以进去前也已有一定觉悟。
比较烦恼的是最近因为某些重要案件，日本方面的工作量变大，每天都会有大约10来封的
信件往来。
信件几乎都会涉及一些专业内容，所以我消化跟回信都比较花时间，从接受指示，到理解
消化完然後回覆，平均大概2-30分钟左右回一封信。
当然这部分还是要看内容，如果只是回覆"已知悉"之类的当然只要5分钟就可以解决，
不过基本上很少有复制贴上用罐头信交差的机会。
会花到长时间的，大多都是要解释或讨论一些技术问题的信件。
因为工作一阵子後发现大头们很常有交代不清、导致要写更多信去确认跟解释的状况，
加上最近内容比较重要，怕意思传达错误反而麻烦，所以自己是抱着宁愿一开始就花
多一点时间谨慎处理的态度。
而全公司只有我一个懂日文的人，所以我除了发信之外，还得把这些信件往来的全部内容
整理翻译成中文工作日志给上面大头看，除此之外还有每个月一次的会议纪录也要整理。
最近因为光是信件就消耗不完，加上杂事也多少还是要兼顾，所以日志几乎都停滞了。
然後开始有听到上面人不太满意我的工作速度，虽然没有被骂，但不可能不在意。
一方面觉得要再加油改进，一方面又觉得有点委屈，明明已经被逼到快喘不过气来了，
在别人眼中还是不及格。
虽然深知对老板而言看不到实绩的努力也是没意义的，但也想知道是不是自己问题很大。
因为这是我第一次担任日文窗口（目前刚好待满一年），也没有同样职位的同事，前人
则在我进来前就走了所以什麽都没交接到，几乎全部都是自己从零开始摸来问来的。
想请问做相同性质外文工作的朋友们，处理这类事情的速度大概是什麽程度呢？
先撇除有点难说明的杂事内容，一直在想是否老板强人所难，拿香蕉鞭打我这猴子T_T
希望大家不吝分享经验，或是告诉我能有什麽改进的地方～谢谢！
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※ 发信站: 批踢踢实业坊(ptt.cc), 来自: 36.225.8.19 (台湾)
※ 文章网址: https://webptt.com/cn.aspx?n=bbs/Salary/M.1626290504.A.B9F.html
1F：推 gaea0127: 语言只是工具，只会语言做的就是这些杂事 07/15 03:42
2F：→ gaea0127: 建议另外增加专业，才能脱离杂事群 07/15 03:43
谢谢提醒~这点我自己有警悟QQ
因为现职是以前完全没接触过的机械工程类领域，因此进来时有点抱着偷学些专业以後
或许有机会接相关翻译CASE的心情在做XD
自己本身会一些绘图软体，不过目前在现职几乎用不到而且尽量藏着
会藏着是因为之前公司用WORD改图所以看不下去忍不住偷开软体修改稍微有被发现，
所以偶尔也会被丢一些修图的小工作，虽然量不多但也很怕杂事越变越多反而重要的工作
无法交差Orz
希望自己能再成长~~
3F：推 taipoo: Mail可以处理的事情，不用急着回覆，多等一天再回会更好的 07/15 03:47
4F：推 yeh10jp: 除非是非常紧急的事情，不然一天回复同一个单位一两封其 07/15 07:19
5F：→ yeh10jp: 实就可以，这样就可以统合其他资讯再回覆，不用一直回一 07/15 07:19
6F：→ yeh10jp: 直解释。 07/15 07:19
7F：推 yeh10jp: 而且既然全公司只有你懂日文，那信件内容别人也无法干涉 07/15 07:22
8F：→ yeh10jp: ，你要把每天、每周、每月该做的事都用行事历先订下来， 07/15 07:22
9F：→ yeh10jp: 然後那个时间就确实做那些事，剩下再来处理当天的事情， 07/15 07:22
10F：→ yeh10jp: 有时候回email也可以写说：我们内部会先讨论再跟贵社回 07/15 07:22
11F：→ yeh10jp: 覆，请您稍待之类的，就可以拖个一两天。 07/15 07:22
12F：→ yeh10jp: 要学会不要马上回复email的症头 07/15 07:23
抱歉没有讲清楚所以补充一下，
其实大部分都是上面要求我立刻、马上、现在就发出去。
例如日本连假期间我会想说事情先笔记着，等他们放完假我再统一发信。
但上面会说不用顾虑那麽多发出去就对了，他们连假也会看信的 (很相信日本的奴性？)
我本来也是抱着反正只有我懂日文你们也看不懂，老娘最大的心情在做XD
但因为每封信都还是会cc给他们，所以其实他们数数量好像也知道我有没有发信= =
然後就会一直问我信写了没？他们回了没？为什麽昨天就交代了今天才发信呢？...等等
(没有骂我但非常紧迫逼人)
导致我要一直装傻或是说谎去应付也很痛苦~~
听说以前原厂是1～2个月会来直接飞来开一次会，自从疫情不能过来後就只有MAIL往来
有想过是不是因为这样所以导致信件量变大，还是真的自己太废所以应付不过来QQ
不过先回信说内部讨论来拖延的方式我会试试看的XD 谢谢建议！
13F：推 miamo: 我窗口写英文信也花很多时间，有时候我跟她说你打电话来讲 07/15 07:49
14F：→ miamo: ，我再写信统整回去 07/15 07:49
好奇想请问每天工时8小时大概会花多少时间在回信上呢？
我自认听说能力没有读写好，加上因为我们原厂有时会甩锅，所以觉得信件往来有凭
有据是最安全的...
另外好奇想请问做外文窗口这块领域的朋友，也都需要把信件内容写成工作日志吗？
虽然知道每个公司规定不同，但好奇这到底是不是业界常态
一方面觉得毕竟其他人看不懂内容所以这样做很合理，一方面也觉得等於是要把自己写
的日文信再翻译回中文，好麻烦啊XD
※ 编辑: RanInPTT (61.228.173.65 台湾), 07/15/2021 09:32:47
15F：→ abc85216923: 感觉很正常，薪资要是安慰不了你，学到东西後，就可 07/15 09:13
16F：→ abc85216923: 以走人了 07/15 09:13
17F：推 simongarden: 跟日文本身没关系，看来是理解双方意思对你很吃力 07/15 09:13
18F：→ simongarden: 该改善的不是回文速度，而是理解产业/技术/产品/职责 07/15 09:15
19F：→ simongarden: 後进行有效的沟通，回信回到每天工作都卡住只是表象 07/15 09:15
20F：→ TypeFire: 文件部分，消化反馈的速度要加快， 专业知识必须等累积 07/15 10:15
21F：→ TypeFire: ，汇整方式可以参见金字塔系的书 07/15 10:15
22F：→ TypeFire: 人的部分，要请给你资料的人做过事前汇整，这个就很吃 07/15 10:16
23F：→ TypeFire: 谈判力和叭数了 07/15 10:16
24F：→ TypeFire: 你主管有sense的话 会去帮你抓瓶颈，不过这种反应速度 07/15 10:19
25F：→ TypeFire: 和经验成正比 你自己能改的有限，不用太急 07/15 10:19
26F：推 erhuneko: 我也是日文相关，杂事很多，但因为打字很快，没这烦恼XD 07/15 11:31
27F：→ erhuneko: 中打1分钟100字up，日打接近80字的话，就有时间弄杂事 07/15 11:33
28F：推 chrisbelieve: 很少日本人会即时回覆信件吧…你回得快也没用 07/15 12:09
29F：推 joanne0528: 之前也待过平时只有我懂日文的公司，这样环境比较辛苦 07/15 13:11
30F：→ joanne0528: ...没有被嫌过慢，但也会感觉出前辈认为日文没什麽难 07/15 13:11
31F：→ joanne0528: 任何中文都可以原意翻成日文等的心态 07/15 13:12
32F：→ joanne0528: 我一般都会马上回覆，如比较需要确认的也会上午收到 07/15 13:21
33F：→ joanne0528: 的信上午确认完回覆，当天一定回覆完所有信件。如果这 07/15 13:21
34F：→ joanne0528: 样还是被主管念可能要问问主管心中的及格标准 07/15 13:21
35F：推 blueemily: 我在日本做海外业务。不是很确定你的问题在哪里， 07/15 13:58
36F：→ blueemily: 我的处理方式是一早先处理可以马上回的:已知悉或已知 07/15 13:59
37F：→ blueemily: 解决方法的。要问老板的自己先消化一遍，一次问完， 07/15 14:01
38F：→ blueemily: 回去开始写回信。写到一半发现不太懂的再问一次，这样 07/15 14:02
39F：→ blueemily: 大概可以在下午解决主要信件。下午开始写工作日志。 07/15 14:03
40F：→ blueemily: 你比较惨因为日本几乎没有时差很容易马上收到回信 07/15 14:03
41F：→ blueemily: 要练习留一段不看信的时间否则光信件就回不完 07/15 14:04
42F：→ blueemily: 我老板後来知道我会整理好一起问之後他就不来催我了 07/15 14:05
43F：→ blueemily: 工作日志就是纪录一下进度而已，不会全翻 07/15 14:09
44F：→ blueemily: BTW我主要是用英日文工作 07/15 14:18
45F：推 miamo: 你的问题很多面向，一是写作抓重点，二是email量多寡，三是 07/15 20:50
46F：→ miamo: 向上管理，四是专业知识，五是杂事内容，六是外文程度。你 07/15 20:50
47F：→ miamo: 想想真正的问题在哪 07/15 20:50
48F：推 Athena1126: 工作日志抓重点写就好, 全翻很耗时间 07/16 00:03
49F：推 harehi: 跟主管沟通是否调整工作量或给你更多时间 可能是主管误判 07/16 00:34
50F：→ harehi: 你跟前任的能力 事务类就是熟能生巧 汇整传达的速度快才 07/16 00:34
51F：→ harehi: 能反映在操作上 07/16 00:34
52F：→ harehi: 这个问题确实只能慢慢来 但上头有在盯你的情况下 还是要 07/16 00:36
53F：→ harehi: 讨论出你现阶段的调整方式 07/16 00:36
54F：推 getob: 20-30分钟我觉得很正常 一般写英文邮件就算觉得自己写很顺 07/16 10:51
55F：→ getob: 也是要20分钟以上 就算写很快还是要检查有没有错字、语意 07/16 10:51
56F：→ getob: 不顺或是调理不够清晰的问题 07/16 10:51
57F：推 newwer: 从收信到回复完成只花2-30分钟我觉得很快了耶 太严格了吧 07/16 18:11
58F：推 professorYO: 觉得20-30分钟回信很快了+1。如果你的压力来自於内 07/17 13:04
59F：→ professorYO: 部速度不够快的观感，建议可以先内部沟通你的工作状 07/17 13:04
60F：→ professorYO: 况。例如我的公司会希望我尽量减少翻译的时间，但相 07/17 13:04
61F：→ professorYO: 对很多细部他们就不要求看到翻译，抓重点即可。不论 07/17 13:04
62F：→ professorYO: 是工作上的困难、或跟对方期望的产出，觉得讨论後达 07/17 13:04
63F：→ professorYO: 成共识应该多少会有改善。 07/17 13:04
64F：推 hopefnp: 全公司只有你懂日文的环境真的会比较辛苦 07/24 15:47
65F：推 hopefnp: 有遇过老板控制欲很大，许多事情都需要他同意 07/24 15:50
66F：推 hopefnp: 但要老板同意就必须将邮件、合约、客户对话等等翻译成中 07/24 15:52
67F：→ hopefnp: 文给老板签核，超费时 07/24 15:52
68F：推 hopefnp: 建议换不同的环境 07/24 15:54