※ 引述《Brenda0918 (感覺那麼甜)》之銘言： : 第一份工作 業助 做3個星期 公司認為我不能勝任 : 詳細內容可參考我之前的發言 : 第二份工作 也是業助 公司是是化粧品 飾品產業 公司是貿易商 沒有自家工廠 : 這份工作是需要跟國外客戶用E-mail溝通討論產品的包裝 成分(我負責的是化粧品業務組) : 產品都跟客戶確認後 然後請國內工廠製作樣品 再寄到國外讓客戶決定是否要大量生產 : 但是產品樣式非常多 包裝設計也常常在變化 所以記憶力不能太差 : 當我敘述我的工作內容給朋友聽時他們都覺得這工作不難 甚至可以說簡單 : 做了3個月...被主管告知不適合 其實在過年前她就有給我下通碟了 : 我請她再給我2個星期的時間 但最後決定不用我 : 主管對我說 她帶過很多人 她覺得我是她帶過的人之中最誇張的(是指工作能力差) : 他覺得我主要是無法舉一反三 應變能力不好... 要人家講一步做一步 : (另外我自己知道常忘東忘西 記憶力不好 不積極) 我媽是做國際貿易做了二三十年的業務， 從小到大我在她旁邊也聽了很多年這樣的東西， 她待的公司也大多是像原PO這樣子的貿易商。 關於這樣的工作，其實有它的訣竅。 雖然我還沒有出社會也沒做過業助的工作， 但我想說我媽在我耳邊叨叨絮絮的東西說不定可以給妳一些建議。 一、你要賣什麼就得先把那個東西搞清楚。 我媽待過不同的公司、也賣過不同的東西， 從彩繪玻璃相框、成衣、鞋子、時鐘、一路賣到現在的電風扇和相機， 做的工作大部分也像是原PO說的， 和國外客戶溝通產品的包裝、規格、紙盒的印刷內容、價錢、交易方式、 和大陸工廠溝通成本的價格、追蹤大陸工廠的出貨狀況與進度等等， 我曾經問過我媽，為什麼她能夠在不同產業之間轉換得如此快速， 我媽說，「要賣什麼東西之前，先把那個東西搞清楚。」 舉例來說，我媽現在在賣相機，但對她而言， 高科技產品如電腦來說，基本上是除了word、e-mail和上網之外， 就只會拿來打連環新接龍， 手機也是那種除了撥和接之外完全不知道怎麼使用。 但她賣的東西卻是高科技產品，更誇張的是她會賣但不會用， 前陣子和外國客戶見面時還要我先把幾台相機摸熟再教她怎麼使用。 這樣的人要去賣相機，我常常覺得非常荒謬， 但她剛進這家公司接手相機業務之前，老闆剛好要去工廠開會， 便帶她去參觀過一天。 你以為只去參觀參觀走馬看花順便陪老闆開開會就夠了嗎？No no no。 那一天之內，我媽把一台相機從零件組合到成品的過程全部搞得一清二楚， 每一個製成的步驟、步驟中需要用到的零件、然後到包裝的紙盒印刷， 全部把它弄得清清楚楚，不懂得就馬上纏著現場工作人員詢問。 做了一堆筆記，回家之後花了好幾個晚上在家摸索背誦。 我媽說，如果你都不瞭解你的產品是怎麼做成的， 那客人在和妳殺價、和妳要求更多東西時，妳要用什麼藉口擋回去？ 我並不知道原PO是否有負責到和客戶討論價格的部分， 但我媽是，而且一直以來她無論賣什麼都要做這個工作， 所以她給我的第一個教訓是：「妳要瞭解自己的產品。」 二、請記得妳所有賣的東西的型號 我媽是公司裡最常代替老闆應徵新的業務， 也最常被老闆指派帶新人的工作。 也就是說，進來的這個人表現得好或不好， 要我媽全權負責就是了。 這位歐巴桑上司給新人的第一份工作永遠都是： 請帶著公司目錄去產品室（陳列產品的展覽室）把型號記清楚。 「什麼？妳公司賣的相機也有四五十台吧？哪裡背得起來？」 相信大家一定會有和我一樣的疑惑。 我媽說，把目錄和型號搞清楚，是新人一定要做的事情。 總不可能當客人打電話來問妳說： 「那個DX1268型相機價格多少？我要紅色和綠色的。記憶體可以再大一些嗎？ 相機的size多大？我的彩盒size可以用38*21的嗎？還有那個傳輸線...balabala」 妳可以回客人說： 『不好意思，請稍等我五分鐘，我去找一下產品目錄...』這樣的話嗎？ 產品樣式多，包裝設計也時常在變化， 但妳越瞭解自己公司賣的產品， 妳就越能夠在客戶要求或詢問時馬上給予解答。 這是一個做國際貿易的業務必須要有的應變能力。 然而這很困難嗎？（說困難也真的還蠻困難的啦^^"） 全看妳要不要下苦工去做。 我媽剛進這家公司的前幾個月， 幾乎是每天晚餐、做完家事之後就抱著產品目錄在沙發上背， 比當時還在準備聯考的我還要認真，我唸到幾點她就背目錄背到幾點。 就連到現在已經經驗十分豐富，在出國參展之前， 還是會有好幾個晚上要把目錄帶回家複習型號、特色、規格、價錢等等。 尤其在展覽會現場要面對客人做出立即的反應， 連想要偷翻目錄都不太可能（這樣太不專業了）， 就只能在身上掛的名牌背面偷偷將型號和價格做小抄， 根本和學生要考試一樣。 記憶力不好，忘東忘西並不是做不好這件事情的理由， 只是要看妳願不願意、想不想要去做而已。 一個五十幾歲的人還像學生一樣努力背目錄， 她可以做到，為什麼我們做不到呢？ 二、請去看前輩的文件 原PO提到： 「主管對我說 她帶過很多人 她覺得我是她帶過的人之中最誇張的(是指工作能力差) 他覺得我主要是無法舉一反三 應變能力不好... 要人家講一步做一步」 對不起，我剛剛真的有衝動想要打電話問我媽說她最近有沒有Fire掉別人， 因為以上三個理由完全就是我媽平常在我面前抱怨業務助理的那些理由！ （不過她公司最近沒招新人所以應該不會是XDDDDD） 說穿了，以我媽這樣的年齡當業務還不賺錢，老闆隨時會Fire掉妳， 找個比她年輕貌美又養眼的業務比吃白菜還容易。 在公司裡頭，妳要有妳的價值在，老闆才會願意付錢給妳， 如同我媽找業助進來，公司也不希望她們只是單單作個助理而已， 老闆給我媽的壓力就是「妳快點把這個新人訓練到可以做事！」 不要以為你只是助理就不需要去懂業務的事情， 誰管妳當初應徵的是業務還是業助？！ 老闆絕對希望訓練到有一天這個業助可以成為獨當一面的業務， 能夠幫公司賺錢、能夠去獨自承擔並且處理客人和訂單。 （然後到時候就可以把老的沒有能力的fire掉了，這就是老闆的念頭） 所以這個時候，舉一反三、應變能力、不要別人講一步做一步就非常重要了。 妳想要繼續在公司裡賺錢，那請妳快點讓自己能夠替公司賺錢。 我媽說想要舉一反三、不要別人講一步做一步的重要關鍵是： 請去看前人的信件。 之前一定有做過相同工作的人，會把他們和客戶之間的信件留下來， 存在電腦裡或是有印出來做文件備份。 去把那些資料調出來讀，去花時間研究前輩是怎麼和客戶應對， 商業的書信是怎麼寫，格式是怎麼安排， 或是以前有發生過什麼trouble、然後當時的人是怎麼處理解決的？ 我媽也曾招過英文系的人進來當業助，的確英文是沒什麼問題， 但是寫出來的信件怎麼看怎麼怪， 商用英文已經不需要太華麗或深奧的遣辭，只要妳瞭解我OK就可以， 可是最重要的就是大家都是一秒鐘幾百萬（沒有這麼誇張＃）的人， 妳要讓客戶在短時間之內就知道妳的目的、妳想溝通的問題、 或是妳所需要的答覆，然後可以立刻給妳回應。 也許妳沒有商業背景、不知道商用書信該怎麼寫， 或是妳會寫商用書信、但和公司裡的格式好像不太一樣， 但公司裡都會有資料庫吧？ 去研究研究別人是怎麼寫的會很困難嗎？ 後來這位英文系業助真的是信寫得太誇張到她每次要寄給客人之前， 我媽還得重看一次幫她修改，教她要怎麼改怎麼改， 但下次寫完信還是要讓我媽大修一次。 我媽到最後受不了，因為請人進來是希望能夠替她分擔工作， 但最後卻變成我媽在做兩人份的工作。 所有的上司都希望員工能夠舉一反三， 說一次妳就能夠知道以後怎麼做， 要上司說兩次、三次也無所謂， 但當她們說到第四遍、第五遍妳還是要說一步做一步的時候， 我想再怎麼願意帶新人的上司也會有抓狂的時候吧。 照原PO寫的這些，我大概想到這幾點， 提供給所有有相同問題的新手業助。 我媽常說她一身功夫但沒有傳人，但我目前還不打算去當她的傳人XD 所以希望如果這功夫有人需要的話，就自行拿去用吧。 --

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