做好時間管理 工作SO EASY 【經濟日報╱陳盈如】 2008.01.20 04:58 am 你是不是常有這種感覺：明明已經很努力了，還是常被工作追著跑？加班成為家常便飯， 為什麼事情還是一件接著一件來？即使已經完成了很多事，還是高興不起來，因為成就感 早已被那些還沒完成的事情給淹沒了。 工作繁多，時間有限，要怎麼分配才能游刃有餘？中國生產力中心教育訓練特約講師田珈 瑋指出，時間管理出問題，最常見的原因是未按事情的輕重緩急，事先排定優先順序，給 予每一件事適當的時間，很多人將很多時間花在無意義或不重要的事情上，只留下少許時 間給真正重要的事。 凡事未預排優先順序，就會有接二連三不相關的事陸續進來，占滿自己的時間表，慢慢影 響了進度，最後發展成自己無法掌控及預料的結果。決定事情的處理順序及輕重緩急是有 技巧的，而且非常重要。 技巧一：分辨輕重緩急 時間管理的第一步，是把每天要做的事情妥善分類，按照輕重緩急做出更細部的行動計畫 。 第一類是「重要又緊急」的事。這些事情，第一時間必須完成，而且二話不說馬上要去做 。 第二類是「重要卻不緊急」的事。平時要多注意這類事情，如果一再拖延，就會變成重要 又緊急的事，應該擬定具體目標和化整為零的計畫，按時完成。久而久之，將會發現緊急 而重要的事情愈來愈少，達到「凡事豫則立」的境界。 第三類是指「緊急但不重要」的事。通常是些臨時性、看起來似乎需要立刻採取行動的事 情，可以先想想完成這些事項是否只是滿足別人的要求，能否加以婉拒，或利用工作空檔 來完成即可。 第四類是「不緊急不重要」的事。不必多花精神體力，甚至可以託付別人完成。 技巧二：養成良好習慣 時間管理也是一種個人習慣的養成，先把一天要做的事，列出清單，並安排處理的順序， 把類似的事情或順道可以完成的事情集中處理，在每項工作完成後要定時進行記錄和查閱 ，並花時間做明天和後天的工作計畫，以及訂定下個月的任務目標。如此，就可以兼顧事 情的急迫性和長期性。有些事無法每天做，但可以每日、每周、每月做一次或兩次，雖然 無法立即看到成效，但是長期下來卻能累積可觀的成果。 技巧三：有效的授權 時間管理效益不彰的原因之一，在於不懂得授權。許多主管抱怨時間不夠用，經常加班， 還把工作帶回家，對於交代給他人做的事情總是不放心，要求部屬每件事情都向自己彙報 ，如此耗費心力又無法提升工作效率的情況屢見不鮮。田珈瑋強調，授權不是把自己不想 做、不要做的工作丟出去，而是要用一種啟發性的觀點去引導員工，教授他們做事的技能 ，引導他們做得更快、更好，才能達到有效授權。 田珈瑋歸納出時間管理的幾點要訣： 1.設定優先順序，將工作按照急緩程度排列順序，優先處理緊急事件，可緩辦者， 等時 間充裕時再處理。 2.將事情運用表格格式化，依先後順序分門別類處理。 3.面臨問題不拖延，避免堆積如山，徒增壓力。 4.不要只思考問題，不採取行動，儘快設法著手解決問題。 5.不是每件事都必須做，面對同時出現的問題，要有所取捨。 6.學會說「不」的藝術，不要過度承諾，適度拒絕他人的要求或請託。 7.多利用身邊的資源，共同協力完成會比單打獨鬥，來得快又好。 8.無法解決的問題，不要鑽牛角尖過度煩惱。 （作者是中國生產力中心能力雜誌編輯） 【2008/01/20 經濟日報】 --

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