做好时间管理 工作SO EASY 【经济日报╱陈盈如】 2008.01.20 04:58 am 你是不是常有这种感觉：明明已经很努力了，还是常被工作追着跑？加班成为家常便饭， 为什麽事情还是一件接着一件来？即使已经完成了很多事，还是高兴不起来，因为成就感 早已被那些还没完成的事情给淹没了。 工作繁多，时间有限，要怎麽分配才能游刃有余？中国生产力中心教育训练特约讲师田珈 玮指出，时间管理出问题，最常见的原因是未按事情的轻重缓急，事先排定优先顺序，给 予每一件事适当的时间，很多人将很多时间花在无意义或不重要的事情上，只留下少许时 间给真正重要的事。 凡事未预排优先顺序，就会有接二连三不相关的事陆续进来，占满自己的时间表，慢慢影 响了进度，最後发展成自己无法掌控及预料的结果。决定事情的处理顺序及轻重缓急是有 技巧的，而且非常重要。 技巧一：分辨轻重缓急 时间管理的第一步，是把每天要做的事情妥善分类，按照轻重缓急做出更细部的行动计画 。 第一类是「重要又紧急」的事。这些事情，第一时间必须完成，而且二话不说马上要去做 。 第二类是「重要却不紧急」的事。平时要多注意这类事情，如果一再拖延，就会变成重要 又紧急的事，应该拟定具体目标和化整为零的计画，按时完成。久而久之，将会发现紧急 而重要的事情愈来愈少，达到「凡事豫则立」的境界。 第三类是指「紧急但不重要」的事。通常是些临时性、看起来似乎需要立刻采取行动的事 情，可以先想想完成这些事项是否只是满足别人的要求，能否加以婉拒，或利用工作空档 来完成即可。 第四类是「不紧急不重要」的事。不必多花精神体力，甚至可以托付别人完成。 技巧二：养成良好习惯 时间管理也是一种个人习惯的养成，先把一天要做的事，列出清单，并安排处理的顺序， 把类似的事情或顺道可以完成的事情集中处理，在每项工作完成後要定时进行记录和查阅 ，并花时间做明天和後天的工作计画，以及订定下个月的任务目标。如此，就可以兼顾事 情的急迫性和长期性。有些事无法每天做，但可以每日、每周、每月做一次或两次，虽然 无法立即看到成效，但是长期下来却能累积可观的成果。 技巧三：有效的授权 时间管理效益不彰的原因之一，在於不懂得授权。许多主管抱怨时间不够用，经常加班， 还把工作带回家，对於交代给他人做的事情总是不放心，要求部属每件事情都向自己汇报 ，如此耗费心力又无法提升工作效率的情况屡见不鲜。田珈玮强调，授权不是把自己不想 做、不要做的工作丢出去，而是要用一种启发性的观点去引导员工，教授他们做事的技能 ，引导他们做得更快、更好，才能达到有效授权。 田珈玮归纳出时间管理的几点要诀： 1.设定优先顺序，将工作按照急缓程度排列顺序，优先处理紧急事件，可缓办者， 等时 间充裕时再处理。 2.将事情运用表格格式化，依先後顺序分门别类处理。 3.面临问题不拖延，避免堆积如山，徒增压力。 4.不要只思考问题，不采取行动，尽快设法着手解决问题。 5.不是每件事都必须做，面对同时出现的问题，要有所取舍。 6.学会说「不」的艺术，不要过度承诺，适度拒绝他人的要求或请托。 7.多利用身边的资源，共同协力完成会比单打独斗，来得快又好。 8.无法解决的问题，不要钻牛角尖过度烦恼。 （作者是中国生产力中心能力杂志编辑） 【2008/01/20 经济日报】 --

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