※ 引述《Clementtang (劍客唐唐‧光明)》之銘言： : 小弟待的部門是公司成立一年多的部門，主要是在接案做資訊系統開發， : 而跟我們整間公司的業務類型不大一樣，公司本身是做電子資源代理。 : 我在部門擔任專案專員，整個部門配有工程師兩名，業務兩名跟一個客服。 : 事情是這樣的，我們的母企業認為，電子資源代理這個生意愈來愈難做， : 所以希望我們這個部門能夠有一些不同的發展，接一些系統整合的案子進來。 : 但實際上，以我們目前的人力以及背景，還滿辛苦的... : 我除了要幫忙業務分析案子能不能接、寫計劃書攻案，還要去標案報告， : 若案子進來還要做專案管理，事情相當繁雜。 : 我們部門沒有主管，直屬老闆是我們公司的 VP，是個女性。 : 她認為我們可能很努力，但是她看不到我平常在忙什麼， : 因此希望我能繳交雙週報，但也沒說這雙週報內容要做啥。 : 我目前的想法是，用 Excel 將每天做的事情以流水帳呈現， : 單位是小時，並以事情的類別分為例如專案評估、撰寫計畫書、專案管理， : 並有一個派圖將這些資料呈現「不同類別的百分比」、「不同專案的百分比」。 : 但除此之外還有沒有別的比較好的辦法呢？ : 我平常跟客戶或者團隊同仁間的互動，會把一些比較重要的 CC 給老闆， : 但這種信件比較偏告知、備忘，似乎對於呈現績效沒啥用。 恩..我覺得如果說 你的主管已說明她要雙週報 不如直接問她 她想拿到的內容或方向為何 或者是將你想到的這些方式 先口頭和她確認~這樣的呈現方式是不是她要的 再下去執行 除非她的回應是由你自己決定 不過我個人認為她這樣回答的機率不大 因為當她在派這個任務給你的時候 心裡應該已經有想要拿到的內容或結果 而且一般有工作經驗的人 或是做事效率高的人 在進行一件工作之前 會先確認這件事情的需求 才能進行順利並且事半功倍 尤其是老闆和主管 需要在很短的時間內看完你的東西 做出結論和評估 給她的東西越接近她要的 才不會吃力不討好 尤其你所扮演的角色 除了自己的工作之外 還有彙報整個部門內 各執行專案的進度和結果 光是不同角度(個人或部門)、不同性質(工作進度報告/評估報告/計畫報告) 就會產生不一樣的報表 所以比較建議鎖定方向後 再針對各種用途去處理報告及報表 會比較明確 另外 平常跟客戶或者團隊同仁間的互動 CC給相關人員是很好的習慣 雖然信件很多而且零散 但是當哪一天老闆/上司 或是客戶突然要問你之前處理的事情 在outlook裡面搜尋信件是很方便的 又有憑證 大家就沒話說 讓你的掌控能力大大加分 雖然感覺上對績效沒有直接影響 但這麼做卻能夠協助你了解專案執行的來龍去脈 什麼時候你做了什麼處理 客人何時修改了需求 是否因此延遲了專案 在向老闆/上司回報時 才能有所依據 清楚回報 加油~ --

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