5分鐘，省時大作戰 很多人每天可憐兮兮的向老闆、老天爺多要5分鐘，再5分鐘就可完成報告，再5分鐘就能 睡得滿足，足見5分鐘的神奇力量。接下來請你花5分鐘，學會如何善用5分鐘的時間，幫 助你事事省時。 文－王曉晴 特約攝影—黃建賓 2007年1月 Cheers雜誌 要你懂得方法，絕大多數的工作只需要5分鐘時間，就可輕鬆完成。 摘錄日經《上班族》（Associ诶^雜誌的「超速效工作術」專題菁華，搭配採訪國內專家 ，《Cheers》雜誌製作「省時大作戰策略」，告訴你如何在5分鐘內做好一件事，達到效 果。 快速掌握重要訊息 不管是讀書或讀報，不要傻呼呼的從頭讀到完，原則是先選擇對你有用的資訊開始讀起。 ︱建議讀報步驟為︱ 1把報紙攤開，從版面標題，挑選你想看、需要看的資訊。 2好報導會將重點擺在頭尾兩段，先看這兩段，能快速理解重點。 3根據第1、2項原則，挑出對你有用的資訊，再仔細閱讀，較無用的資訊可以閱讀標題方 式帶過。 ︱建議讀書（小說除外）步驟為︱ 1看書皮，通常上面有專業人士對此書的重點提示，從這些重點開始閱讀，能快速掌握書 旨。 2看目錄，先勾選你最感興趣的章節閱讀，其他內容再慢慢看。 閱讀主要目的是幫助思考，一旦你已學習到有用的資訊，就達成閱讀效益，不必太拘泥於 看了多少篇幅、閱讀了多少時間。 重要郵件當下處理 面對如雪片般飛來的電子郵件，一般人最常動作是，把信箱全瀏覽一遍，對資訊有印象後 ，先關掉信箱，心裡盤算：「這件事很重要，我等有時間再來回信。」 但不立即處理，下次再開信箱，必然要重新搜尋、閱讀、思考，再回信，看似快速，其實 前3個動作，第1次開信箱就做過了，等於多花時間。 最好解決辦法是，Right Now，現在就去做，「不做拖延，直接完成工作，往往是最節省 時間的方法，」裕隆集團旗下前瞻管理學院講師鄭國威說。 不過，他也提醒，人一天只有24小時，做事要有取捨，要從重要事做起，重要性可分別從 主管和個人角度思考。首先釐清主管最重視什麼，再衡量你現在不做哪件事，往後將會造 成工作困擾。 另一方面，很多人常把時間耗費在救火，也就是處理緊急事件。但是緊急未必重要，重要 的不立即處理，又會變成緊急的，反而讓人覺得時間壓力越來越大。 有效歸納文件與名片 切忌把文件統統堆疊在一起，看似很整齊，其實很容易讓人找不到文件，也毫無工作優先 順序。 文件歸納有如下幾項重點： 1文件依處理順序分為重要而緊急、重要但不緊急、不重要也不緊急，按表操課。 2每天下班前，把隔天的待辦文件整理好，集中放在一起，隔天上班，就能立刻進入作戰 。 3名片收納也很重要，建議依客戶所處產業分類。此外，存放順序也有一定的方法，祕訣 是把最近頻繁使用的名片，集中擺在最顯眼處。 善用零碎時間 別小看零碎時間。若想好好運用零碎時間，建議先把事情分成2大類，一是需要一段完整 思考時間才能完成的事，一是不需思考就能做的事，後者就用零碎時間做。零碎時間包括 搭捷運或等公車時間、工作與工作之間的空檔等。 做事效率高的萬博宣偉台灣分公司總經理項薇，工作忙碌，1星期還能幫家人準備3次午餐 便當。 她趁搭捷運回家時間，花5分鐘思考以下問題：回家要做哪些料理？步驟？哪些動作可同 時進行？哪些動作不能花太多時間？將所有流程想過一遍，她回到家就能輕鬆地在40分鐘 內完成烹調。 此外，她也建議，隨身放支筆，隨時隨地記下須完成的事，甚至突然閃過腦海的想法。一 方面提醒你，哪些重要待辦事項未做，一方面節省之後絞盡腦汁回想的時間。 還可以利用空檔時間，把每天做哪些事，每件事各花多少時間寫下，就可算清你究竟浪費 哪些時間，或者在哪件事情上花了太多時間。 當你發現問題出在哪裡，才能對症下藥，做出改善。 5分鐘做好會議規劃 《上班族》雜誌採訪開會達人，針對開會效益做出幾點建議： ︱會議主持人要注意︱ 1召集會議出席者，別超過10人，否則很難有效率。 2訂出開會目的，確認每位出席者清楚知道目的。 3會議進行間保持討論，即使有不同意見，也不能偏離主題。 4訂好議程，幾點幾分到幾點幾分討論哪一項，何時停止討論，何時要有結論，皆須訂時 間表。 5會議一定要有決議，最後主持人一次宣布決議重點。 ︱會議出席者要注意︱ 1傾聽，不要中斷別人談話。 2思考，針對開會目的集中思考。 3發言，要有重點與建設性。 4決定，要有根據，不要憑直覺。 5不要猛記筆記，很容易分神。 6出席會議絕不遲到。 其他部分請看http://www.cheers.com.tw/content/078/078120.asp -- 「創新的目的是為了有效益，為新而創新只是醜人多做怪，」 習慣捻著鬍子沉思的杜書伍說，「我喜歡用改善這個名詞，我 們對知識的了解只是表象，要不斷去鑽研，達到熟練與精準， 才能掌握事物的關鍵。」 --

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