5分钟，省时大作战 很多人每天可怜兮兮的向老板、老天爷多要5分钟，再5分钟就可完成报告，再5分钟就能 睡得满足，足见5分钟的神奇力量。接下来请你花5分钟，学会如何善用5分钟的时间，帮 助你事事省时。 文－王晓晴 特约摄影—黄建宾 2007年1月 Cheers杂志 要你懂得方法，绝大多数的工作只需要5分钟时间，就可轻松完成。 摘录日经《上班族》（Associ诶^杂志的「超速效工作术」专题菁华，搭配采访国内专家 ，《Cheers》杂志制作「省时大作战策略」，告诉你如何在5分钟内做好一件事，达到效 果。 快速掌握重要讯息 不管是读书或读报，不要傻呼呼的从头读到完，原则是先选择对你有用的资讯开始读起。 ︱建议读报步骤为︱ 1把报纸摊开，从版面标题，挑选你想看、需要看的资讯。 2好报导会将重点摆在头尾两段，先看这两段，能快速理解重点。 3根据第1、2项原则，挑出对你有用的资讯，再仔细阅读，较无用的资讯可以阅读标题方 式带过。 ︱建议读书（小说除外）步骤为︱ 1看书皮，通常上面有专业人士对此书的重点提示，从这些重点开始阅读，能快速掌握书 旨。 2看目录，先勾选你最感兴趣的章节阅读，其他内容再慢慢看。 阅读主要目的是帮助思考，一旦你已学习到有用的资讯，就达成阅读效益，不必太拘泥於 看了多少篇幅、阅读了多少时间。 重要邮件当下处理 面对如雪片般飞来的电子邮件，一般人最常动作是，把信箱全浏览一遍，对资讯有印象後 ，先关掉信箱，心里盘算：「这件事很重要，我等有时间再来回信。」 但不立即处理，下次再开信箱，必然要重新搜寻、阅读、思考，再回信，看似快速，其实 前3个动作，第1次开信箱就做过了，等於多花时间。 最好解决办法是，Right Now，现在就去做，「不做拖延，直接完成工作，往往是最节省 时间的方法，」裕隆集团旗下前瞻管理学院讲师郑国威说。 不过，他也提醒，人一天只有24小时，做事要有取舍，要从重要事做起，重要性可分别从 主管和个人角度思考。首先厘清主管最重视什麽，再衡量你现在不做哪件事，往後将会造 成工作困扰。 另一方面，很多人常把时间耗费在救火，也就是处理紧急事件。但是紧急未必重要，重要 的不立即处理，又会变成紧急的，反而让人觉得时间压力越来越大。 有效归纳文件与名片 切忌把文件统统堆叠在一起，看似很整齐，其实很容易让人找不到文件，也毫无工作优先 顺序。 文件归纳有如下几项重点： 1文件依处理顺序分为重要而紧急、重要但不紧急、不重要也不紧急，按表操课。 2每天下班前，把隔天的待办文件整理好，集中放在一起，隔天上班，就能立刻进入作战 。 3名片收纳也很重要，建议依客户所处产业分类。此外，存放顺序也有一定的方法，秘诀 是把最近频繁使用的名片，集中摆在最显眼处。 善用零碎时间 别小看零碎时间。若想好好运用零碎时间，建议先把事情分成2大类，一是需要一段完整 思考时间才能完成的事，一是不需思考就能做的事，後者就用零碎时间做。零碎时间包括 搭捷运或等公车时间、工作与工作之间的空档等。 做事效率高的万博宣伟台湾分公司总经理项薇，工作忙碌，1星期还能帮家人准备3次午餐 便当。 她趁搭捷运回家时间，花5分钟思考以下问题：回家要做哪些料理？步骤？哪些动作可同 时进行？哪些动作不能花太多时间？将所有流程想过一遍，她回到家就能轻松地在40分钟 内完成烹调。 此外，她也建议，随身放支笔，随时随地记下须完成的事，甚至突然闪过脑海的想法。一 方面提醒你，哪些重要待办事项未做，一方面节省之後绞尽脑汁回想的时间。 还可以利用空档时间，把每天做哪些事，每件事各花多少时间写下，就可算清你究竟浪费 哪些时间，或者在哪件事情上花了太多时间。 当你发现问题出在哪里，才能对症下药，做出改善。 5分钟做好会议规划 《上班族》杂志采访开会达人，针对开会效益做出几点建议： ︱会议主持人要注意︱ 1召集会议出席者，别超过10人，否则很难有效率。 2订出开会目的，确认每位出席者清楚知道目的。 3会议进行间保持讨论，即使有不同意见，也不能偏离主题。 4订好议程，几点几分到几点几分讨论哪一项，何时停止讨论，何时要有结论，皆须订时 间表。 5会议一定要有决议，最後主持人一次宣布决议重点。 ︱会议出席者要注意︱ 1倾听，不要中断别人谈话。 2思考，针对开会目的集中思考。 3发言，要有重点与建设性。 4决定，要有根据，不要凭直觉。 5不要猛记笔记，很容易分神。 6出席会议绝不迟到。 其他部分请看http://www.cheers.com.tw/content/078/078120.asp -- 「创新的目的是为了有效益，为新而创新只是丑人多做怪，」 习惯捻着胡子沉思的杜书伍说，「我喜欢用改善这个名词，我 们对知识的了解只是表象，要不断去钻研，达到熟练与精准， 才能掌握事物的关键。」 --

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