國立台灣大學 桃園地區校友會 第一次幹部會議 會議紀錄 開會時間：2008年5月29日(星期四)18時30分 開會地點：綜合103教室 出 席：彭彥儒、徐啟堯、楊芷昀、王瓔錚、楊宜興、陳欣惠、陳宛婷、簡志遠、羅育 心、黃盈倫、陳昱婷、李亞霖、藍捷，共十三人，出席率：86.6% 主 席：彭彥儒 記 錄：楊芷昀 開會內容： 壹、宣佈開會 →自我介紹 貳、認可議程：沒有提出更正 參、主席報告 1、各部工作分配 a. 秘書部:幹部會議紀錄、八月八日前做出新生手冊(內容秘書部由開會討論)、網站八 月八日放榜時跟教務處拿桃園區學生資料→分家(秘書部開分家大會,三家家長都須出席, 可能抽籤決定？)、聯絡各個幹部、社會資料管理(各個部門開會都要記錄，秘書部彙整， 保管活動所有紀錄) b. 活動部:各項活動總召人選ex週、夜(大型活動由活動部推出總召，其他各部自動支援 人手，小型活動由活動部自行規劃)、下學期：椰林匹克競賽的負責 c. 公關部:拉贊助，目前活動:宿營（回饋方式:手冊或網站可放贊助） d. 財務部:各項費用之收取(會費、宿營、桃友會財務管理、報帳) 2、各家族長工作 3、宿營(兩天一夜) ˙日期：8/21（四）、8/22（五） ˙地點：石門山勞工育樂中心 ˙費用：學員1200元，服務500元(價錢視情況可能變) ˙人數：預估－學員42人；工作人員30人 ˙架構：總召、副召、執秘、財務長、活動組、生輔組、隊輔組、美宣組、公關組 ˙總召：彭彥儒 ˙各組工作內容 總召：整體活動規劃.行政 值秘：紀錄.連絡 財務：報名.經費 活動：活動規劃.驗收活動 生輔：保險.食物.器材.機動 隊輔組：學員報名.隊輔訓練 美宣：營手冊(流程、簡單活動介紹).美工.晚會場布 公關：贊助.交通.住宿.活動場地 ˙明天(5/30)宿營一籌：簡介宿營.工作人員分配.召(美宣.活動負責人.生輔組員.隊輔) ˙宿營流程簡介: (待討論) 第一天:報到.認識.團康.大地.烤肉.晚會.舞會.夜遊.感性時間 第二天:早操.各小隊表演 ˙第一天晚上的晚會:找總負責人及各項負責人(ex二劇三舞.待討論) ˙估六小隊.需12個隊輔（一男一女搭配）.隊輔可兼工作人員.隊輔長可當隊輔 ˙遊覽車預估由中壢火車站出發 ˙期末考後場勘石門:勞工育樂中心 ˙期末考完隔天(6/21)會開宿營籌備會議 ＊希望期末考前（下週）各部可開一次會，認識組員，告知之後的活動分配 肆、各部報告 1、 秘書部：還不太認識，下週應該會開一次會討論新生手冊 2、 活動部：確認後目前有18個人，宿營籌備前（七月）希望先會遊一次（認識大家）、 　　　　　　節日等辦活動（待討論） 3、 公關部：組員少，加兩個部員共十個，需要其他部（主要是活動）支援 4、 財務部：共四人，活動前後才需工作，視情況。 伍、討論事項 1、下學期活動規劃 開學前： 八月八日寄新生手冊（通訊錄可晚點另外做）、八月八日要新生資、八月八日分家（三 家家長出席、秘書部弄分家大會，抽籤？家長選？希望各校平均，男女平均）、會服製作 、八月十幾號（約放榜後的下週）桃園區辦迎新茶會→要大家來迎新宿營（在此前各家 先聯絡茶會與宿營事項）、八月21/22迎新宿營 ˙七月中會遊（兩天一夜） ˙下學期開學後會有定期幹部會議，本學期期末考後有一至兩次開會，由秘書部聯絡（本 　次是第一次開會，由會長連絡） ˙新生手冊費用可能須幹部暫時先墊，或再申請經費 ˙新生手冊、宿營、茶會等資料同時寄出，但各家還是要打電話通知 ˙桃友會發展良好的話，預估每屆五十人，各家十多至二十人 ˙宿營日期較早，乃為避免和系上或學校宿營(9/1-6，分兩梯，每梯兩千人，只有演講之 　類的，沒一般宿營活動)撞期 ˙下學期：9/12入學、9/15 開學 ˙因中秋節為開學前一天，所以約在開學第一週或二週辦會烤 ˙十月份，待各家家聚辦過後，希望再辦一次全體出遊 ˙每個月份（或二至三個月，視情況由活動部安排）有慶生整月壽星的慶生會，ex吃飯、 　禮物，或以聯合家聚名義進行 ˙原先預計第二次會遊取消（怕太頻繁，降低出席率），或許可辦家遊、家聚、夜唱等 ˙冬至辦湯圓大會 ˙聖誕節：ex小卡、交換禮物等小活動，以較不佔時間的為主，避免與其他活動撞期 ˙上學期的活動希望可放入手冊行事曆 ˙讀書團？於考試期間 ˙下次開會前活動部討論：迎新茶會、會烤 寒假活動規劃： ˙服務隊之可行性？（ex復興鄉？） →原構想：帶過國中或國小團康、教授課程或體驗大學生活，自行往返回家，不住宿 →花很多時間，待討論 →提議：掃地、關懷老人或社會等，不一定只限服務隊；團報志工服務；找企業贊助，出 服務隊（以圖資系離島出隊為例，陶板屋贊助，做企業形象） →小結論：今年過年太早（一月底）、難以籌備，開學後再討論 下學期： ˙椰林匹克 ˙希望辦會卡，於夜後、交接前 ˙週跟夜是否舉辦仍未定 2、成立大會檢討 ˙場地與器材事先要確認清楚 ˙帶團康時音量太小，應大聲點 陸、臨時動議 ˙家族人數過多？→每家人數15，乃參考各校友會人數，考量不是所有人都會持續參加 ˙各家內訂直屬？怕每屆人數不定，待討論 ˙與其他校友會或他校桃友會辦活動，例如：傳情in聖誕節 ˙明年或許可以辦聯合宿營（他校、其他校友會） ˙制服日：上學期剛開學時，由活動部負責，可在某天午聚進行或與其他活動結合 ˙可否採壢友會名義復社再改名？如此手續較方便快速可，近期申請，下學期開學前完成 ˙宿營收錢方式：匯款（在此前帳戶會出來）與現金，迎新茶會也可收 ˙下週會章會出來 ˙指導老師找農推系老師：賴守誠，主要是辦活動、學校事務需簽名。 ˙會員名單要輸入學校的社團社員系統（秘書部） ˙下週辦聯合家聚 ˙給秘書部成立大會的照片 柒、散會 --

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