1. 我是: Tom Hsu 2. 我這學期擔任社團的: Treasurer 總務 3. 我的職位主要的工作為: A. 例行性工作 報帳 報帳的意義 在於 1.公務支出可以領錢 不用自己出(只是要先墊) 2.追蹤社費支出 3.有發票就可以跟學校報 跟學校報就可以有補助 時間 每次社課當天的任何時間 地點 社課教室 社辦 或想辦法遇到我 需要準備 1發票2請款名目3案子名目 2 如果發票上寫的項目是中文就不用特別準備 3 心裡想好就好 所有的發票都需要統編 統編 全稱是"統一編號" 可比喻為每個法人在稅務上的的身分證字號 台大的號碼為03734301(建議記在手機裡以防忘記) 第一種 電子發票 就是去7-eleven買東西會拿到的發票 報帳條件:1統編 第二種 手寫收據 報帳條件:1該店店章 2統編 總務平時應該準備好零用金 拿來給社員報帳用 大約5000塊 硬幣越多越好 B. 例行性工作 做帳本 帳本分為紙本帳和電子檔帳 每次幹部報帳的同時 就要寫在紙本帳上 不要相信自己的記憶力 紙本帳 分為三個部分 1郵局存款2零用金總帳3分帳 詳細格式在此不仔細說明 建議 紙本帳採取"今日事今日畢"的原則 當天報的帳 在當天就寫完 電子檔帳 建議兩個星期整理一次 打完後上傳到google doc上 每兩個星期 要把帳目上的錢 和手頭上的零用金核對 如果金額有差異 可能是自己帳記錯了 或是錢丟了 帳記錯了 就改 錢丟了 可以記"遺失" 或者是總務自己補足 C 例行性工作 期初 期中 期末報帳 每個學期 台大都會公布期初 期中 期末報帳的日期 期初報帳 處理寒暑假的活動 期中報帳 處理上半學期的活動 期末報帳 處理下半學期的活動 每學期初 申請活動時 社長和SAA會同時向台大提出經費申請 過兩星期後 台大便會公布經費補助的核准金額 向台大報帳的意義在於 台大會根據經費補助核准金額 給予我們補助 而我們必須準備足夠的發票 證明我們有花錢 沒有報帳就沒有補助 報帳是有期限的 通常是一個禮拜 總務要在這個禮拜 準備好申請表 交給課外活動組 如果沒有在期限內報帳 會有無法報帳風險 D 例行性工作 收社費 社費和台大的補助 是本社兩大財源 在學期初 總務應該向新社員清楚傳達社費收取事宜 要鼓勵社員繳社費 收錢可以請其他幹部幫忙 但要叮嚀好收錢的手續 收據也要寫好 不要把金額寫錯了 社費收完之後 就可以和Secretary合作 把社員資料報給美國總會 社費是用美金計算的 建議在匯率有利的時候匯錢 另外 匯錢需要用信用卡 總務要找有信用卡的幹部幫忙 4. 你對於這學期下來，有沒有覺得這份工作適合怎麼樣的人? 抑或是，具有什麼樣的特質的人會比較適合這個工作? 總務最好要有記帳的習慣 才能對金錢管理有概念 總務對每一分錢都要斤斤計較 差一塊錢都不行 5. 在你工作的這段期間，有沒有什麼東西是你覺得不錯的小秘訣讓你勝任愉快然後 你想要傳授給以後接這份工作的人? 這一任比較大的改變 是建立了一套完整的記帳程序 希望之後的總務 都能虛心學習 或者建立一套更好的 不要因為怕麻煩 讓報帳制度倒退了 總務是比較事務型的工作 相信有意者 都是想要學習做這件工作 才會來報名總務的 有心 就不怕 6. 你覺得這份工作還可以有什麼樣的改善? 或你對下一屆的這個幹部有什麼建議? 每學期 台大核准本社的活動補助金額都不同 建議總務和社長 SAA 在活動申請的時候 要向課外活動組說明好 這個活動是要做什麼 如果是玩樂性質的活動 沒有補助不奇怪 但是 如果是跟英語學習有關的活動 例如SGD 社課 都沒有拿到夠多的補助 那就相當可惜了 7. 請簡言之你這半學期的心得。 本社除了提供社員學英文的機會 更令我傾心的 是本社的幹部制度 相當建全 幹部的工作負擔不輕 但是 相對的 幹部也能夠在任期內獲得相當多 英文的學習 更重要的是自己的恆心 興趣 和毅力 英語演講社 提供想學英文的人 一個可以同時學英文 又能和同好相處的機會 陪伴 讓學英文 不是負擔 --

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