1. 我是: Gillian Hu 2. 我這學期擔任社團的: EVP 學術副社 3. 我的職位主要的工作為: 領導EVP團隊安排所有社課(流程 工作 貴賓) A. 例行性工作 1 監督deputies的工作狀況(agenda 影印 GE LE紀錄) 2 整理並做最後編輯每次社課要影印的資料(agenda, variety session sheet, 各獎狀 feedback sheet, ballot) 3 帶領及安排joint meeting(聯合社課) 4 帶領及安排寒暑假間的跑社活動 5 邀請社外GE LE Judge(邀請信 追蹤信 確認信 提醒信 感謝信...) 6 邀請workshop講者 7 至少提早30分鐘到社課 8 接待請來的GE LE(例如 社課前和intermission時陪他們聊天) 9 處理meeting中各種突發狀況(position taker沒來 GE LE遲到 meeting delay) 10 在award上簽名 11 安排比賽等特殊社課(新生盃 中生盃 社內比賽...) B. 非例行性工作 1 當有社員臨時取消positions時盡速安排替補人員或自己接 2 受邀至外社接positions 3 外社希望我們社團出人手接positions時要盡速通知社員及安排 4 外社有特殊活動寄至社團信箱時要盡速告知社員此消息 5 社長不在時要代表社長(例如跑社或聯合社課時) 6 與EVP deputies們開會討論特殊社課內容 7 second gathering時與幹部開會或找人接positioins 8 參與期初期末聚餐 社遊 中小學計畫，多多支持參與各項社團活動 9 寒訓時SGD主持 10 社課結束前的officers announcements向大家宣布將近的重要社課 跑社等等 4. 你對於這學期下來，有沒有覺得這份工作適合怎麼樣的人? 抑或是，具有什麼樣的特質的人會比較適合這個工作? a.記憶力好 (像是哪次社課邀了誰 誰拒絕 誰又已經寄了信之類，還有要記得跑社時認識的 強者，例如職務 當天做了什麼 為何讓你印象深刻 當然名字是最基本的啦 還有每次社課前要印的東西都不太一樣，容易忘記和弄混 ) b.有領導能力 (要夠tough) c.喜歡社交 (尤其是非學生社團，business like的感覺真的很不一樣，要適不同場合有不 同禮儀 講話要得體 尊重不同社團生態 嘗試切入大人的談話) d.有耐心 (等GE LE回信和社員是否接position有時是種煎熬，時間就在焦急等待中流逝... 若一週後未收到回信就傳封簡訊吧 原則上invitation一旦寄出 除非對方告知 無法出席 不然不會再邀第二人 社員的部分則可以請deputies們聯絡) e.臉皮要夠厚 (邀請時常有被拒絕的情況，要表示感激並詢問若邀另一次社課是否沒問題 不要輕易放棄 我就碰過當面邀請一位外國人 自我介紹說是NTUTM的EVP後 被他回問NTU是什麼 為什麼告訴他這些 讓我當場十分錯愕 另外就是若真的見過面的強者都約過了 就邀請沒見過的吧 謙遜和會套關係是很重要的唷 ^^) f.深愛吐司 (愛就是最大的動力啊 ^^ 要了解吐司 在外就是代表吐司 維持台大吐司形象) g.星期五第六節後沒課 (我這學期特別把7.8.9的課調開了，因為EVP最好五點半就能到社課 室掌握狀況，所以第六節下課後休息一下剛剛好:) 有時則需要先與社長討論要事) h.要有strong character (有時跑社聯合社課等等活動和對方喬了半天卻只有零星社員參與 ，會滿無奈和難過的) 5. 在你工作的這段期間，有沒有什麼東西是你覺得不錯的小秘訣讓你勝任愉快然後 你想要傳授給以後接這份工作的人? 1 二月中就先把三四月的GE LE找好(依此類推)，較不易有找不到人的窘迫 2 跑社時要多與社外人士攀談交流，最好當面就說明想邀請當GE LE，並交換名片，而不是 只事後寄信 3 學期未開始前安排完demo meetings和新生盃 4 通常我的邀請信都會提到 We met last time at xxx's meeting/ I remember that you were our judge last semester/ Your evaluation impressed me/ 之類能拉近彼此關 係及距離的話 感覺較親切 :) 6. 你覺得這份工作還可以有什麼樣的改善? 或你對下一屆的這個幹部有什麼建議? 以下就我自己覺得本學期沒做好的部分讓大家參考: 1 要記下每次社課接positions的人的聯絡方式，以免臨時找不到人 2 和3位deputies間要建立透明的溝通平台(以免有deputy 1知道，但2 or 3卻不知道的事 ，既然是一個團隊，內部運作情形最好透明化，有困難大家應彼此互相幫助，不然EVP會 聯繫及解說得很辛苦 我剛開始有用google協作平台 或許可開個EVP P2工作板) 3 學期未開始前就要和3位deputies建立明確且均衡的分工 (像本學期Lily負責agenda ，Linda負責GE LE記錄 和部分GE LE邀約，Jonas負責影印和網宣) 這部分我覺得我還 可以把分工和工作內容訂得更明確 例如Lily什麼時候要寄給我agenda 哪些社課要做 網宣，省去日後解釋的麻煩) 4 處罰一定要徹底執行 (像是臨時取消speech及忘了推title的罰金 不要心軟和怕麻煩) 5 應要求3位deputies至少各參與幾次跑社，EVP才不用攬下所有GE LE邀約 7. 請簡言之你這半學期的心得。 從剛開始的滿腔熱血 雄心萬丈 漸漸有點力不從心之感 是在察覺內部溝通不良 工作分配 不均 自己不夠tough 時的深刻感受 當領導者要有大無畏的氣魄 要有原則 整個團隊做事才會有紀律和效率 這是我比較希望的方式 我很愛我的deputies和這學期一起合作努力的幹部們:) 吐司人真的都很優秀，從大家身上學習到很多 我自己的堅持性格讓我一旦接下事情就想努力做到最好 充滿理想 我知道要放手卻又放不下 累了 但心是笑著的 :) 不管怎樣 我已經走到最後了 不是終點 是下一站 從決策者退為經驗傳承的支持者 EVP是個辛苦的職務，但收穫也十分豐碩 社長大人的信賴和重用讓我感激不盡 完成一次次社課的成就感 看到大家喜歡社課 對社課給予正面回饋的欣慰 跑社時可以得到第一手大老們給的寶貴建議 不論是針對個人或社團 都十分受用 跑社時巧遇學長姐 是珍貴的人脈資源 聽見GE LE講了很棒的片語或句子 興奮地記錄下 真的好為大家高興 一個個self-actualization的實例多麼激勵人心!! 因為這學期接了幹部，社課幾乎全勤，也積極參與很多社團活動，真得很高興當初的決擇 是正確的!!!不然可能時常因為緊湊行程就缺席社課 喪失許多學習機會 尤其接了EVP 和幹部群們合作 出席很多社交場合 自身的成長更是可貴 *吐司和EVP開啟了我的好多可能 未來有更多的可能在等我們* ※ 編輯: essie0104 來自: 61.31.167.82 (06/02 22:23)