企畫書完成了以後，開始要進行的就是對於我們要如何籌備這個活動的規劃， 在這篇裡面我們簡單的介紹了如何規劃籌備的流程，以及有哪些籌備資料 是我們必須準備好，不但讓工作人員隨時有最新正確的資訊參考， 更讓所有對這個活動籌辦有興趣的伙伴能夠瞭解目前籌備狀況。 ================================================================ 籌備流程表*goal setting* 各籌備會議各組進度 這個大家應該很熟悉，也就是我們之前所常常見到的在籌備會議上的那個東西， 要讓各組大家知道各次籌備會議前，各組要做完哪些事情。在安排籌備進度需要 注意到的有像是期中期末考時間，團部其他活動狀態，伙伴們可能有的其他活動 以及伙伴們的目前的動力以及心理狀態。 籌備期間各項活動事件行事曆 這個很重要，可以讓大家看著這張行事曆，了解到這個活動以及各項其他事件所 會發生的時間，才不會讓各個會議活動撞期，另外也有著”看著活動期限一天天 逼近” 讓大家緊張一下動起來的作用。 各項工作時間及人力相關圖 安排籌備流程最需要注意到的一件事就是事情發生的前後順序，所以我們必須要 把一些比較特殊有先後順序的事情抓出來先做安排，像是活動名稱，地點和時間 出來才能夠發邀請函，器材單開出來才能夠準備各組需要器材，教案寫出來才能 驗教案，竹子長出來才能搭工程等。必須先把這些事情以及一些必須在特定時間 完成的事項，排序放入各次進度中，再來依我們每個時段工作的忙碌程度以及大 家的負荷來把一些比較沒有時間限制的事項排入籌備流程中。 要做到這點我們可以用像是甘特圖之類的一些工具，把我們的籌備情形圖像畫， 相信會對大家對於籌備流程的了解有很大的幫助。 籌備資料夾 籌備資料夾應該是一個對於活動籌備非常重要的一個東西，也可以說是這個活動 的主軸，我們應該把所有目前活動所產生的文件作一個集中管理，放在這樣的文 件夾中，並且放在團部，隨時供工作人員在籌備期間來做參考，像是一些籌備會 議沒辦法到的伙伴，或是老骨頭，甚至是有興趣的小骨頭，都可以在閱讀這個資 料夾之後迅速的對這次籌備的情況有一定程度的了解，也可以讓各組能夠了解其 他組現在是在做什麼。 - 以現在的文化，可能放一份在團FTP，甚至BBS上會是很好的作法。 資料包括以下資料的影印本及各次文件版本。打星號的是比較重要常閱讀的，有些 還沒介紹到的文件，將在後面的文章陸續介紹。 規劃文件 * 活動企劃書各個版本 * 各組工作內容 分組志願表 分組名單 * 籌備流程表 籌備文件 * 各組職務，工作分配，開會時間表以及進度報告 * 各個活動教案 * 新聞稿 各組預算單 各組器材單 各次會議會議資料 * 籌備以及小組會議記錄 協調文件 * 籌備人力資源分配總表 * 工作人員訓練計劃 執行文件 * 活動人力資源分配表 檢討文件 活動意見書 結算單 --

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