作者liberation (oi?)
看板NTUScout
标题[闲聊] 长颈鹿办活动教室之三 筹备规划
时间Tue May 16 12:46:56 2006
企画书完成了以後,开始要进行的就是对於我们要如何筹备这个活动的规划,
在这篇里面我们简单的介绍了如何规划筹备的流程,以及有哪些筹备资料
是我们必须准备好,不但让工作人员随时有最新正确的资讯参考,
更让所有对这个活动筹办有兴趣的伙伴能够了解目前筹备状况。
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筹备流程表*goal setting*
各筹备会议各组进度
这个大家应该很熟悉,也就是我们之前所常常见到的在筹备会议上的那个东西,
要让各组大家知道各次筹备会议前,各组要做完哪些事情。在安排筹备进度需要
注意到的有像是期中期末考时间,团部其他活动状态,伙伴们可能有的其他活动
以及伙伴们的目前的动力以及心理状态。
筹备期间各项活动事件行事历
这个很重要,可以让大家看着这张行事历,了解到这个活动以及各项其他事件所
会发生的时间,才不会让各个会议活动撞期,另外也有着”看着活动期限一天天
逼近” 让大家紧张一下动起来的作用。
各项工作时间及人力相关图
安排筹备流程最需要注意到的一件事就是事情发生的前後顺序,所以我们必须要
把一些比较特殊有先後顺序的事情抓出来先做安排,像是活动名称,地点和时间
出来才能够发邀请函,器材单开出来才能够准备各组需要器材,教案写出来才能
验教案,竹子长出来才能搭工程等。必须先把这些事情以及一些必须在特定时间
完成的事项,排序放入各次进度中,再来依我们每个时段工作的忙碌程度以及大
家的负荷来把一些比较没有时间限制的事项排入筹备流程中。
要做到这点我们可以用像是甘特图之类的一些工具,把我们的筹备情形图像画,
相信会对大家对於筹备流程的了解有很大的帮助。
筹备资料夹
筹备资料夹应该是一个对於活动筹备非常重要的一个东西,也可以说是这个活动
的主轴,我们应该把所有目前活动所产生的文件作一个集中管理,放在这样的文
件夹中,并且放在团部,随时供工作人员在筹备期间来做参考,像是一些筹备会
议没办法到的伙伴,或是老骨头,甚至是有兴趣的小骨头,都可以在阅读这个资
料夹之後迅速的对这次筹备的情况有一定程度的了解,也可以让各组能够了解其
他组现在是在做什麽。
- 以现在的文化,可能放一份在团FTP,甚至BBS上会是很好的作法。
资料包括以下资料的影印本及各次文件版本。打星号的是比较重要常阅读的,有些
还没介绍到的文件,将在後面的文章陆续介绍。
规划文件
* 活动企划书各个版本
* 各组工作内容
分组志愿表
分组名单
* 筹备流程表
筹备文件
* 各组职务,工作分配,开会时间表以及进度报告
* 各个活动教案
* 新闻稿
各组预算单
各组器材单
各次会议会议资料
* 筹备以及小组会议记录
协调文件
* 筹备人力资源分配总表
* 工作人员训练计划
执行文件
* 活动人力资源分配表
检讨文件
活动意见书
结算单
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