企画书完成了以後，开始要进行的就是对於我们要如何筹备这个活动的规划， 在这篇里面我们简单的介绍了如何规划筹备的流程，以及有哪些筹备资料 是我们必须准备好，不但让工作人员随时有最新正确的资讯参考， 更让所有对这个活动筹办有兴趣的伙伴能够了解目前筹备状况。 ================================================================ 筹备流程表*goal setting* 各筹备会议各组进度 这个大家应该很熟悉，也就是我们之前所常常见到的在筹备会议上的那个东西， 要让各组大家知道各次筹备会议前，各组要做完哪些事情。在安排筹备进度需要 注意到的有像是期中期末考时间，团部其他活动状态，伙伴们可能有的其他活动 以及伙伴们的目前的动力以及心理状态。 筹备期间各项活动事件行事历 这个很重要，可以让大家看着这张行事历，了解到这个活动以及各项其他事件所 会发生的时间，才不会让各个会议活动撞期，另外也有着”看着活动期限一天天 逼近” 让大家紧张一下动起来的作用。 各项工作时间及人力相关图 安排筹备流程最需要注意到的一件事就是事情发生的前後顺序，所以我们必须要 把一些比较特殊有先後顺序的事情抓出来先做安排，像是活动名称，地点和时间 出来才能够发邀请函，器材单开出来才能够准备各组需要器材，教案写出来才能 验教案，竹子长出来才能搭工程等。必须先把这些事情以及一些必须在特定时间 完成的事项，排序放入各次进度中，再来依我们每个时段工作的忙碌程度以及大 家的负荷来把一些比较没有时间限制的事项排入筹备流程中。 要做到这点我们可以用像是甘特图之类的一些工具，把我们的筹备情形图像画， 相信会对大家对於筹备流程的了解有很大的帮助。 筹备资料夹 筹备资料夹应该是一个对於活动筹备非常重要的一个东西，也可以说是这个活动 的主轴，我们应该把所有目前活动所产生的文件作一个集中管理，放在这样的文 件夹中，并且放在团部，随时供工作人员在筹备期间来做参考，像是一些筹备会 议没办法到的伙伴，或是老骨头，甚至是有兴趣的小骨头，都可以在阅读这个资 料夹之後迅速的对这次筹备的情况有一定程度的了解，也可以让各组能够了解其 他组现在是在做什麽。 - 以现在的文化，可能放一份在团FTP，甚至BBS上会是很好的作法。 资料包括以下资料的影印本及各次文件版本。打星号的是比较重要常阅读的，有些 还没介绍到的文件，将在後面的文章陆续介绍。 规划文件 * 活动企划书各个版本 * 各组工作内容 分组志愿表 分组名单 * 筹备流程表 筹备文件 * 各组职务，工作分配，开会时间表以及进度报告 * 各个活动教案 * 新闻稿 各组预算单 各组器材单 各次会议会议资料 * 筹备以及小组会议记录 协调文件 * 筹备人力资源分配总表 * 工作人员训练计划 执行文件 * 活动人力资源分配表 检讨文件 活动意见书 结算单 --

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