◎97-1 第二十一屆台大學生會會內通訊錄由副祕書長彙整。 　　祕書部今年一共九位部員，其中八位分別為文化部、 活動部、公關部、新聞部祕書特助，負責協助各部會議場 地借用和會議記錄等相關行政事宜。 今年工作項目有校慶園遊會會內攤位和會內歷史資料 整理，會內攤位有提供指印畫讓參觀同學留下指印，還有 許願卡可以寫下自己願意在台大留下什麼記憶、足跡。 另外，歷史資料將會內珍貴的歷史資料依學年度分類、 建檔，最早自78學年度起至94學年度止，預計用於下學期 杜鵑花節社團聯展的會內攤位。 ◎97-2 　　以下將針對秘書部在九十七學年度第二學期的工作項 目作一回顧與反省。內容包含：學生自治工作坊、社團博 覽會學生會攤位、社團博覽會公聽會、秘書部部內例行會 務暨編制討論、歷史資料整理、結案報告，以及最後，未 來展望的部份。 壹、 台大學生自治工作坊 在一個學期的耕耘後，會長希望能由秘書部辦一 　　個工作坊，並邀請有興趣的學生會會員以及學代一同 　　參與，並邀請如下的講師群，分別由兩大相輔相成的 　　面向來深入探討台大學生自治與公領域。 上半：從台大公共領域看台灣社會發展 下半：從現今台灣社會看台大公共領域 司法領域：張文貞副教授 江宜樺教授 媒體領域：何榮幸副教授 顧忠華教授 社會運動：潘翰聲先生 周桂田教授 政府部門：鄭麗君女士（不克前來） 林世煜先生 主持人：陳拱辰 主持人：許菁芳 　　 原先報名參加人數將近五十人，但最後僅將近有 　　三十個學生會員和學代參加工作坊，這顯示工作坊做 　　為一個不需參加者另外付費的活動，在人員的出席率 　　掌握上尚需加強，因為直接牽涉到餐飲、影印費等成 　　本。另外在地點選擇上，由於經費有限，以專案的方 　　式向學生第一活動中心借地下室使用，在當天早上活 　　動前才進行佈置，稍嫌倉促；場地本身的空間配置和 　　器材設備對於此種研討性質和人數的活動也不太友善， 　　建議下次舉辦類似活動若能早點確定便盡早借用上課 　　用教室。 而活動本身成功與否，我認為可由工作坊後的餐 　　敘參與人數略知一二。我們與第六屆、第七屆的學生 　　會長，黃國昌和許家馨學長，以及潘翰聲先生一同餐 　　敘，共有十一位友人加入，雖然距離理想參加人數仍 　　有段距離，不過也反而有溫馨的談話氣氛。 由於第一次舉辦，最後有幾點經驗希望傳承：首 　　先是工作坊探討內容的選擇，這部份由會長提供理想 　　講師名單和當與講師群之間的聯絡人，確定講談內容， 　　顯示一個了解活動核心理念和完備講談內容的溝通角 　　色相當重要。再者是注意活動花費，詳情在財務部的 　　決算書裡有詳盡記錄，需注意的是報名者的出席率， 　　報名後請不要任意缺席。最後，此活動若想要擴大舉 　　辦，讓全校有興趣的同學一同參與，可以考慮和學術 　　部合辦，如此在人力和資金使用上較為充裕。 貳、 社團博覽會（原杜鵑花節社團聯展）學生會攤位 本屆仍以販賣學生會相關紀念品為主要活動，將 　　先前會內辦活動時剩餘之木牌塗上洋甘漆使木牌更具 　　木頭觀感，同時也有防水作用，並在木牌兩旁加蓋具 　　有台大象徵意義的椰林大道圖章，購買木牌的顧客可 　　以將姓名寫在木牌中央，象徵走在寬廣的椰林大道上。 在秘書部部員和來支援的學生會夥伴的強力推銷 　　下，扣除成本後的收入為7,572元，算是不無小補。 由於這次情況特殊，為了消耗會內庫存所以只能 　　在現有的物資上進行加工處理，且因活動當天的天氣 　　不穩定，所以參觀杜鵑花節的人潮不如往年多，相信 　　下一屆的學生可以有更大的空間施展創意！ 參、 社團博覽會（簡稱社博會）評分標準公聽會 這是一個意料之外的狀況，但也算是秘書部處理 　　與學生權益直接相關的事務，而不僅是個支援單位的 　　編組。 往年皆由秘書部協助學校課外活動組處理杜鵑花 　　節社團聯展的事項，今年學校想要善加利用台大裡的 　　眾多社團，使此種百花齊放的社團榮景成為學校特色， 　　故今年擴大杜鵑花節社團聯展的規模，更名叫社團博 　　覽會，而將開閉幕等大型活動交給學生會活動部、將 　　贊助事宜委託給公關部；由於原先的社團聯展並非強 　　制參與，為鼓勵社團踴躍參加，凡參加的社團並完成 　　擺攤及書面資料皆可得到三千塊補助。 另外，為了讓各社團突破自己的限制，想出更新 　　穎的點子在社博會上展現社團特色，課活組原先設定 　　的社團攤位排列為照報名先後順序，輔以配電與否來 　　安排攤位位置；但此舉造成部分社團反彈，如靜態性 　　社團旁若擺上搖滾音樂性社團，將因此受到影響；此 　　外，社團博覽會還有另一個目的：選出兩個優秀社團 　　代表台大參加全國大專院校社團選拔，此次課活組也 　　公布了新的評分標準，參考〈全國大專院校績優學生 　　社團評鑑暨觀摩活動實施計畫〉裡的評鑑標準，同樣 　　引發部分社團的不滿，比方說，評分標準有含舉辦服 　　務性活動、或是帶動現場氣氛等項目，對於某些本身 　　性質即不符上述兩項的社團來說，似乎有不公平之處。 　　後來我便向課活組建議可藉一場公聽會蒐集各方意見， 　　並於會後提供統整意見給社博會當天的評鑑委員做調 　　整方案。過程中非常感謝管樂團團長蔡淳任和課活組 　　周姊的協助，兩位都辛苦了！ 當天的會議結論： 1. 分組（今年以國立台灣大學社團評鑑辦 法第五條中的分類分組），意見提報學 務長通過後，將相關配套文件如簡圖等， 與先前草擬之評分表一併交由社團評鑑 委員於三月七日當天上午開會時決議。 ※評鑑委員須注意雖然不是服務性社團 　但卻有開設服務課程的社團。 2. 不分組的話，須調降「服務學習課程與 校外活動及社區發展」此項目之分數比 例。 3. 不論是否分類，調降或刪去”現場活動力” 由評鑑委員決議。 4. 社團販賣之物品是否符合社團特色，不 論是否分類，建議刪除。 5. 校內媒體可以列席3/7當天評鑑委員的會 議。 課活組以後草擬評分標準希望能邀請社團委員開會， 並預留使社團評鑑委員有對評鑑標準有提出並反映其 不足或不妥之處的緩衝時間。同時註明這是草擬版本 一記正式版本確定及施行日期。 最後的結果因為評鑑委員的前置會議不讓學生媒體進 入旁聽採訪，故無法確切得知公聽會的效力，但至少， 學校最後有執行結論的第一條。 我個人認為，從這件事情可以看出一些未來學生會在 運作時必然會碰到的問題，如學校行政人員與學生之 間的矛盾，有時行政人員覺得有利於大多數學生的事 情卻可能對少部分同學造成不便，引起抗爭；此時學 生會居中的角色應該要持有怎樣的態度，從中調停？ 而學校把學生會當作方便自己傳達、施行政令的學生 社團，也可能與學生會成員本身的定位不合，若與學 校作出較多妥協，又會被較有自主意識的學生批評； 所以往後請學生會務必確定自己的角色與堅定自己的 初衷，才不會有「左右不是人」之感。 肆、 秘書部部內例行會務暨編制討論 這一屆的秘書部在上學期的時候不含副秘書長和我以 及被我拉進來的我朋友，共有八位部員；到了下學期有三 　　位成為"秘書部之友"（退出學生會），仍有五位部員。 發現了一些問題：因為秘書部今年沒有大型活動或事 　　件來凝聚部員間的感情；另外「小秘書制度」對某些人來 　　說並沒有吸引力，也就是沒有達到我一開始期望的讓彼此 　　更加熟悉的目的。（當然是因人而異） 但其實以秘書部的工作性質而言，可以不用這麼多人， 　　我有一個想法希望大家就今年的觀察給一些意見。就是以 　　後秘書部不公開徵部員，人力來源，有兩個可能。 1. 各部部員1名成為小秘書。 2. 副部長兼任秘書部部員。 （在各部的工作是做會議記錄、跑場地等行政事務。） 理由：平常的會務其實不需要部員支援，今年秘書部 比較特別的是杜鵑花節因為課活組主辦所以沒 有做到太多事，但是還是有負責會內攤位以及 辦工作坊。不過這些事情其實準備期不用太久， 所以上述兩個人力來源應都可以支應。 另外，這樣可以讓人員不閒置、部與部之間工 作量也比較平衡。 最後，如果是由各部選出一人或是副部長兼任 　的話，不管是收資料或是統計各不人數、意見等都 　比較方便與有效率；若是需要動員各部人力幫忙排 　班或是做事的時候也比較有可能。 我是就今年秘書部的工作量與工作性質來做這 　樣的構想，萬一之後的秘書部想要做一些大型活動 　 　的話，那就另當別論。 伍、 歷史資料整理 很可惜今年沒有機會將這些珍貴的資料作展示，不過 　　我們已將部分資料作妥善的保存，有的是十幾年前的選票 　　或是簡報，還有當年某屆幹部手繪的組織圖，甚至還有人 　　畫了比克大魔王……其實學生會是很溫馨的地方喔:) 陸、 結案報告 雖然在這次結案報告事先有制定一個形式，但在實際 　　製作後我認為可以採用較為活潑生動的方式呈現結案報告， 　　而不只是單調的文書。以上文字，想要用影音方式留下記 　　錄的意圖似乎有點明顯，不是說完全不留文書資料，這些 　　歷史資料應該要好好保存給下一屆學生會備查，只是我認 　　為這份結案報告可以分成幾個功能：一是傳承經驗、二是 　　讓學生會外的人知道我們一年來的工作項目、三是藉機審 　　視我們一年來工作成果。雖然說文字可以達到一定的效果， 　　但影片方便流傳，也能吸引較多人觀看，不失為一個考量 　　方案。 柒、 展望 在與會長許菁芳的回顧中，會長講到她覺得秘書部能 　　夠有「人力訓練」的功能，算是確立會內目標、團結內部 　　共識、了解彼此定位的作用，而這樣的目標在學生自治工 　　作坊算是有初步達成。另外會長還提到，若是能將秘書部 　　培養成像是幕僚單位，幫忙準備會議資料、一同參加會議、 　　構思論述，將可以大大幫助會長在處理學生事務時作決策 的全面性。 --

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