◎97-1 第二十一届台大学生会会内通讯录由副秘书长汇整。 　　秘书部今年一共九位部员，其中八位分别为文化部、 活动部、公关部、新闻部秘书特助，负责协助各部会议场 地借用和会议记录等相关行政事宜。 今年工作项目有校庆园游会会内摊位和会内历史资料 整理，会内摊位有提供指印画让参观同学留下指印，还有 许愿卡可以写下自己愿意在台大留下什麽记忆、足迹。 另外，历史资料将会内珍贵的历史资料依学年度分类、 建档，最早自78学年度起至94学年度止，预计用於下学期 杜鹃花节社团联展的会内摊位。 ◎97-2 　　以下将针对秘书部在九十七学年度第二学期的工作项 目作一回顾与反省。内容包含：学生自治工作坊、社团博 览会学生会摊位、社团博览会公听会、秘书部部内例行会 务暨编制讨论、历史资料整理、结案报告，以及最後，未 来展望的部份。 壹、 台大学生自治工作坊 在一个学期的耕耘後，会长希望能由秘书部办一 　　个工作坊，并邀请有兴趣的学生会会员以及学代一同 　　参与，并邀请如下的讲师群，分别由两大相辅相成的 　　面向来深入探讨台大学生自治与公领域。 上半：从台大公共领域看台湾社会发展 下半：从现今台湾社会看台大公共领域 司法领域：张文贞副教授 江宜桦教授 媒体领域：何荣幸副教授 顾忠华教授 社会运动：潘翰声先生 周桂田教授 政府部门：郑丽君女士（不克前来） 林世煜先生 主持人：陈拱辰 主持人：许菁芳 　　 原先报名参加人数将近五十人，但最後仅将近有 　　三十个学生会员和学代参加工作坊，这显示工作坊做 　　为一个不需参加者另外付费的活动，在人员的出席率 　　掌握上尚需加强，因为直接牵涉到餐饮、影印费等成 　　本。另外在地点选择上，由於经费有限，以专案的方 　　式向学生第一活动中心借地下室使用，在当天早上活 　　动前才进行布置，稍嫌仓促；场地本身的空间配置和 　　器材设备对於此种研讨性质和人数的活动也不太友善， 　　建议下次举办类似活动若能早点确定便尽早借用上课 　　用教室。 而活动本身成功与否，我认为可由工作坊後的餐 　　叙参与人数略知一二。我们与第六届、第七届的学生 　　会长，黄国昌和许家馨学长，以及潘翰声先生一同餐 　　叙，共有十一位友人加入，虽然距离理想参加人数仍 　　有段距离，不过也反而有温馨的谈话气氛。 由於第一次举办，最後有几点经验希望传承：首 　　先是工作坊探讨内容的选择，这部份由会长提供理想 　　讲师名单和当与讲师群之间的联络人，确定讲谈内容， 　　显示一个了解活动核心理念和完备讲谈内容的沟通角 　　色相当重要。再者是注意活动花费，详情在财务部的 　　决算书里有详尽记录，需注意的是报名者的出席率， 　　报名後请不要任意缺席。最後，此活动若想要扩大举 　　办，让全校有兴趣的同学一同参与，可以考虑和学术 　　部合办，如此在人力和资金使用上较为充裕。 贰、 社团博览会（原杜鹃花节社团联展）学生会摊位 本届仍以贩卖学生会相关纪念品为主要活动，将 　　先前会内办活动时剩余之木牌涂上洋甘漆使木牌更具 　　木头观感，同时也有防水作用，并在木牌两旁加盖具 　　有台大象徵意义的椰林大道图章，购买木牌的顾客可 　　以将姓名写在木牌中央，象徵走在宽广的椰林大道上。 在秘书部部员和来支援的学生会夥伴的强力推销 　　下，扣除成本後的收入为7,572元，算是不无小补。 由於这次情况特殊，为了消耗会内库存所以只能 　　在现有的物资上进行加工处理，且因活动当天的天气 　　不稳定，所以参观杜鹃花节的人潮不如往年多，相信 　　下一届的学生可以有更大的空间施展创意！ 参、 社团博览会（简称社博会）评分标准公听会 这是一个意料之外的状况，但也算是秘书部处理 　　与学生权益直接相关的事务，而不仅是个支援单位的 　　编组。 往年皆由秘书部协助学校课外活动组处理杜鹃花 　　节社团联展的事项，今年学校想要善加利用台大里的 　　众多社团，使此种百花齐放的社团荣景成为学校特色， 　　故今年扩大杜鹃花节社团联展的规模，更名叫社团博 　　览会，而将开闭幕等大型活动交给学生会活动部、将 　　赞助事宜委托给公关部；由於原先的社团联展并非强 　　制参与，为鼓励社团踊跃参加，凡参加的社团并完成 　　摆摊及书面资料皆可得到三千块补助。 另外，为了让各社团突破自己的限制，想出更新 　　颖的点子在社博会上展现社团特色，课活组原先设定 　　的社团摊位排列为照报名先後顺序，辅以配电与否来 　　安排摊位位置；但此举造成部分社团反弹，如静态性 　　社团旁若摆上摇滚音乐性社团，将因此受到影响；此 　　外，社团博览会还有另一个目的：选出两个优秀社团 　　代表台大参加全国大专院校社团选拔，此次课活组也 　　公布了新的评分标准，参考〈全国大专院校绩优学生 　　社团评监暨观摩活动实施计画〉里的评监标准，同样 　　引发部分社团的不满，比方说，评分标准有含举办服 　　务性活动、或是带动现场气氛等项目，对於某些本身 　　性质即不符上述两项的社团来说，似乎有不公平之处。 　　後来我便向课活组建议可藉一场公听会蒐集各方意见， 　　并於会後提供统整意见给社博会当天的评监委员做调 　　整方案。过程中非常感谢管乐团团长蔡淳任和课活组 　　周姊的协助，两位都辛苦了！ 当天的会议结论： 1. 分组（今年以国立台湾大学社团评监办 法第五条中的分类分组），意见提报学 务长通过後，将相关配套文件如简图等， 与先前草拟之评分表一并交由社团评监 委员於三月七日当天上午开会时决议。 ※评监委员须注意虽然不是服务性社团 　但却有开设服务课程的社团。 2. 不分组的话，须调降「服务学习课程与 校外活动及社区发展」此项目之分数比 例。 3. 不论是否分类，调降或删去”现场活动力” 由评监委员决议。 4. 社团贩卖之物品是否符合社团特色，不 论是否分类，建议删除。 5. 校内媒体可以列席3/7当天评监委员的会 议。 课活组以後草拟评分标准希望能邀请社团委员开会， 并预留使社团评监委员有对评监标准有提出并反映其 不足或不妥之处的缓冲时间。同时注明这是草拟版本 一记正式版本确定及施行日期。 最後的结果因为评监委员的前置会议不让学生媒体进 入旁听采访，故无法确切得知公听会的效力，但至少， 学校最後有执行结论的第一条。 我个人认为，从这件事情可以看出一些未来学生会在 运作时必然会碰到的问题，如学校行政人员与学生之 间的矛盾，有时行政人员觉得有利於大多数学生的事 情却可能对少部分同学造成不便，引起抗争；此时学 生会居中的角色应该要持有怎样的态度，从中调停？ 而学校把学生会当作方便自己传达、施行政令的学生 社团，也可能与学生会成员本身的定位不合，若与学 校作出较多妥协，又会被较有自主意识的学生批评； 所以往後请学生会务必确定自己的角色与坚定自己的 初衷，才不会有「左右不是人」之感。 肆、 秘书部部内例行会务暨编制讨论 这一届的秘书部在上学期的时候不含副秘书长和我以 及被我拉进来的我朋友，共有八位部员；到了下学期有三 　　位成为"秘书部之友"（退出学生会），仍有五位部员。 发现了一些问题：因为秘书部今年没有大型活动或事 　　件来凝聚部员间的感情；另外「小秘书制度」对某些人来 　　说并没有吸引力，也就是没有达到我一开始期望的让彼此 　　更加熟悉的目的。（当然是因人而异） 但其实以秘书部的工作性质而言，可以不用这麽多人， 　　我有一个想法希望大家就今年的观察给一些意见。就是以 　　後秘书部不公开徵部员，人力来源，有两个可能。 1. 各部部员1名成为小秘书。 2. 副部长兼任秘书部部员。 （在各部的工作是做会议记录、跑场地等行政事务。） 理由：平常的会务其实不需要部员支援，今年秘书部 比较特别的是杜鹃花节因为课活组主办所以没 有做到太多事，但是还是有负责会内摊位以及 办工作坊。不过这些事情其实准备期不用太久， 所以上述两个人力来源应都可以支应。 另外，这样可以让人员不闲置、部与部之间工 作量也比较平衡。 最後，如果是由各部选出一人或是副部长兼任 　的话，不管是收资料或是统计各不人数、意见等都 　比较方便与有效率；若是需要动员各部人力帮忙排 　班或是做事的时候也比较有可能。 我是就今年秘书部的工作量与工作性质来做这 　样的构想，万一之後的秘书部想要做一些大型活动 　 　的话，那就另当别论。 伍、 历史资料整理 很可惜今年没有机会将这些珍贵的资料作展示，不过 　　我们已将部分资料作妥善的保存，有的是十几年前的选票 　　或是简报，还有当年某届干部手绘的组织图，甚至还有人 　　画了比克大魔王……其实学生会是很温馨的地方喔:) 陆、 结案报告 虽然在这次结案报告事先有制定一个形式，但在实际 　　制作後我认为可以采用较为活泼生动的方式呈现结案报告， 　　而不只是单调的文书。以上文字，想要用影音方式留下记 　　录的意图似乎有点明显，不是说完全不留文书资料，这些 　　历史资料应该要好好保存给下一届学生会备查，只是我认 　　为这份结案报告可以分成几个功能：一是传承经验、二是 　　让学生会外的人知道我们一年来的工作项目、三是藉机审 　　视我们一年来工作成果。虽然说文字可以达到一定的效果， 　　但影片方便流传，也能吸引较多人观看，不失为一个考量 　　方案。 柒、 展望 在与会长许菁芳的回顾中，会长讲到她觉得秘书部能 　　够有「人力训练」的功能，算是确立会内目标、团结内部 　　共识、了解彼此定位的作用，而这样的目标在学生自治工 　　作坊算是有初步达成。另外会长还提到，若是能将秘书部 　　培养成像是幕僚单位，帮忙准备会议资料、一同参加会议、 　　构思论述，将可以大大帮助会长在处理学生事务时作决策 的全面性。 --

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