※ [本文轉錄自 mattkeith 信箱] 作者: [email protected] ("[email protected]") 標題: [轉錄][心得] 成功會議之必要步驟 時間: Fri May 28 10:22:54 2004 作者: mattkeith (怒爆!我恨國文報告啦~) 看板: behindthesky 標題: [轉錄][心得] 成功會議之必要步驟 時間: Fri May 28 10:02:29 2004 ※ [本文轉錄自 aaronfang 看板] 作者: aaronfang (要積極) 看板: aaronfang 標題: [轉錄][轉錄][轉錄][心得] 成功會議之必要步驟 時間: Thu May 27 21:51:41 2004 ※ [本文轉錄自 malamute 看板] 作者: malamute (long walk to freedom) 看板: malamute 標題: [轉錄][轉錄][心得] 成功會議之必要步驟 時間: Wed May 26 18:44:30 2004 ※ [本文轉錄自 ZOEE_SEAL 看板] 作者: zoee (沒有稜角的鵝卵石) 看板: ZOEE_SEAL 標題: [轉錄][心得] 成功會議之必要步驟 時間: Tue May 25 23:37:54 2004 成功會議之必要步驟 ∞寫在前面 會議就像是一個競技場，每個人都需要力求表現，否則有可能會被別人生吞活剝。會議 也是建立權威的好方法，在會議上一次犀利的發言抵得過完成十項任務，有可能大家不記得 你背後的辛苦，但是卻記得你在會議上的表現。尤其是當會議的參加者不只是你的下屬，還 包含同等地位的同事時，出色的會議表現能夠幫助你取得影響力，使大家較尊重你的意見。 會議的功能當然不只是個人的表演舞台，它最大的功能是能結合眾人完成共同的目標。 但是大家都不喜歡冗長的會議，也不喜歡沒有結論只是空談的會議，更不喜歡會議的結果沒 有徹底執行，這樣的會議不過是浪費彼此的時間。為了避免上述狀況發生，在這裡要強調一 些開會時的技巧：會議前的準備愈充分，會議的進行就愈流暢，開會時間就愈短；會議後的 跟催可以使會議的決議徹底執行。 ◎會議前 ◆主持人 1.擬定會議目標 2.挑選與會人員 3.事先和與會人員確認時間 4.敲定會議室使用時間，安排相關設備及點心 5.擬定議程 6.邀請與會人員並發放議程 7.事先與未受邀人員進行溝通 8.最後再一次確認會議室的使用時間 ◆與會者 1.在行事曆上標註開會的時間 2.確認是否出席 3.定義自己的角色 4.釐清主持人對自己的需求 5.建議其他與會人員名單 6.了解開會目的 7.知曉開會時間與地點 8.做必要的事前工作 ◎會議進行中 ◆主持人 1.準時開會 2.依據議程進行討論 3.掌控會議時間之運用 4.限制/控制討論 5.引導與會人員參與討論 6.協助解決衝突 7.釐清後續動作 8.彙總結論 ◆與會者 1.傾聽並參與討論 2.開放胸懷/接納意見 3.依議程行事，不偏離主題 4.避免私底下談話或分散注意力 5.問問題以增進了解 6.紀錄自己所需採取的後續動作 ◎會議結束後 ◆主持人 1.將會議室恢復原狀，並交還設備 2.以自己的觀點評估會議是否成功 3.發送會議品質評估問卷 4.發送會議記錄 5.執行自己所同意的後續動作 6.跟催各項後續動作 ◆與會者 1.評估會議品質 2.審閱會議記錄 3.自己視情況做摘要紀錄 4.執行自己所同意的後續動作 5.跟催各項後續動作 ∞說明 ◇主持人： ◎擬定會議目標 -開不開會？ -會議的種類 ‧報告型會議 ‧決策型會議 ◎擬定議程 -必須儘可能提早發給所有與會人員 -詳盡的條列式議程 -與幹部先行溝通議程與詢問意見ˇ -開會通知： ‧目的 ‧時間 ‧地點 ‧出席名單(主席、紀錄、與會者) ‧報告事項/討論事項 ‧臨時動議 ◎依據議程進行討論 -勤做筆記 -讓每個人有發言機會 -開明專制：尊重幹部意見，強勢整合結論，快速做出決定 -誘導幹部發言 -開頭提出問題，結尾整合意見，其他時間讓幹部充分發言 -站在中立的會議主持人角度主導會議進行，盡量不要發表個人意見 -看著對方的眼睛 -用問句代替直接的要求 -適時給予讚美 -重述一次對方的意思 ◎釐清後續動作 -確定每個人知道自己該做什麼 ◎彙總結論 -每一小項議題結束後ˇ -會議結束前請紀錄覆誦一次會議結果 ◎發送會議記錄 -確保不會有人推託 -提醒大家該做的事 ◎跟催各項後續動作 -按照會議訂出的工作進度，在完成日的前幾天提醒負責人 ∞附錄 (以下感謝法律系吳東潁學長及醫學系尤英全學長) ◎ 一般系學會會議規則： 1.與會代表之資格 a.出席 b.列席 c.旁聽 d.代理 2.程序之擬定 a.開會成立要件 b.報告 c.主席交議事項 d.各代表提議事項 3.開會通知、會議資料、會議記錄 a.開會提案通知、開會資料通知 b.報告內容、提案內容主旨及說明 c.會議記錄方式 4.決議程序 a.多數決 b.無異議決 c.主席裁決 ◎ 注意事項： 1.開會的流程、會議討論的議題要事先給與會人員，讓大家事先準備 2.開會通知最好在兩個禮拜之前公佈，書面及PTT po版+寄信 通知上除了有開會時間、地點，還要有出席人員名單及討論事項 3.與會人員如果事先想到新的提案，請事先用「書面」呈交主席，讓主席能事先列 通知上 4.請主席多多利用「無異議決」，即事先擬出討論方向，然後在表決時，宣讀剛才 結果，如果大家沒有異議的話，就通過；有人提出異議，馬上進入多數決的階段 ◎如何使開會更有效率？ 1.在會前就事先溝通各幹部的意見，減少不必要的發言 2.慎選開會環境、時間 3.充分準備會議資料，善用書面和視聽媒體ex. powerpoint 4.強化會議的必要性 5.活用人際關係 6.善用議事規則，嚴格遵守流程、議題，主席不要陷入爭論之中，要從旁觀者的角 開會有你一把罩 天下文化 --

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