※ [本文转录自 mattkeith 信箱] 作者: [email protected] ("[email protected]") 标题: [转录][心得] 成功会议之必要步骤 时间: Fri May 28 10:22:54 2004 作者: mattkeith (怒爆!我恨国文报告啦~) 看板: behindthesky 标题: [转录][心得] 成功会议之必要步骤 时间: Fri May 28 10:02:29 2004 ※ [本文转录自 aaronfang 看板] 作者: aaronfang (要积极) 看板: aaronfang 标题: [转录][转录][转录][心得] 成功会议之必要步骤 时间: Thu May 27 21:51:41 2004 ※ [本文转录自 malamute 看板] 作者: malamute (long walk to freedom) 看板: malamute 标题: [转录][转录][心得] 成功会议之必要步骤 时间: Wed May 26 18:44:30 2004 ※ [本文转录自 ZOEE_SEAL 看板] 作者: zoee (没有棱角的鹅卵石) 看板: ZOEE_SEAL 标题: [转录][心得] 成功会议之必要步骤 时间: Tue May 25 23:37:54 2004 成功会议之必要步骤 ∞写在前面 会议就像是一个竞技场，每个人都需要力求表现，否则有可能会被别人生吞活剥。会议 也是建立权威的好方法，在会议上一次犀利的发言抵得过完成十项任务，有可能大家不记得 你背後的辛苦，但是却记得你在会议上的表现。尤其是当会议的参加者不只是你的下属，还 包含同等地位的同事时，出色的会议表现能够帮助你取得影响力，使大家较尊重你的意见。 会议的功能当然不只是个人的表演舞台，它最大的功能是能结合众人完成共同的目标。 但是大家都不喜欢冗长的会议，也不喜欢没有结论只是空谈的会议，更不喜欢会议的结果没 有彻底执行，这样的会议不过是浪费彼此的时间。为了避免上述状况发生，在这里要强调一 些开会时的技巧：会议前的准备愈充分，会议的进行就愈流畅，开会时间就愈短；会议後的 跟催可以使会议的决议彻底执行。 ◎会议前 ◆主持人 1.拟定会议目标 2.挑选与会人员 3.事先和与会人员确认时间 4.敲定会议室使用时间，安排相关设备及点心 5.拟定议程 6.邀请与会人员并发放议程 7.事先与未受邀人员进行沟通 8.最後再一次确认会议室的使用时间 ◆与会者 1.在行事历上标注开会的时间 2.确认是否出席 3.定义自己的角色 4.厘清主持人对自己的需求 5.建议其他与会人员名单 6.了解开会目的 7.知晓开会时间与地点 8.做必要的事前工作 ◎会议进行中 ◆主持人 1.准时开会 2.依据议程进行讨论 3.掌控会议时间之运用 4.限制/控制讨论 5.引导与会人员参与讨论 6.协助解决冲突 7.厘清後续动作 8.汇总结论 ◆与会者 1.倾听并参与讨论 2.开放胸怀/接纳意见 3.依议程行事，不偏离主题 4.避免私底下谈话或分散注意力 5.问问题以增进了解 6.纪录自己所需采取的後续动作 ◎会议结束後 ◆主持人 1.将会议室恢复原状，并交还设备 2.以自己的观点评估会议是否成功 3.发送会议品质评估问卷 4.发送会议记录 5.执行自己所同意的後续动作 6.跟催各项後续动作 ◆与会者 1.评估会议品质 2.审阅会议记录 3.自己视情况做摘要纪录 4.执行自己所同意的後续动作 5.跟催各项後续动作 ∞说明 ◇主持人： ◎拟定会议目标 -开不开会？ -会议的种类 ‧报告型会议 ‧决策型会议 ◎拟定议程 -必须尽可能提早发给所有与会人员 -详尽的条列式议程 -与干部先行沟通议程与询问意见ˇ -开会通知： ‧目的 ‧时间 ‧地点 ‧出席名单(主席、纪录、与会者) ‧报告事项/讨论事项 ‧临时动议 ◎依据议程进行讨论 -勤做笔记 -让每个人有发言机会 -开明专制：尊重干部意见，强势整合结论，快速做出决定 -诱导干部发言 -开头提出问题，结尾整合意见，其他时间让干部充分发言 -站在中立的会议主持人角度主导会议进行，尽量不要发表个人意见 -看着对方的眼睛 -用问句代替直接的要求 -适时给予赞美 -重述一次对方的意思 ◎厘清後续动作 -确定每个人知道自己该做什麽 ◎汇总结论 -每一小项议题结束後ˇ -会议结束前请纪录覆诵一次会议结果 ◎发送会议记录 -确保不会有人推托 -提醒大家该做的事 ◎跟催各项後续动作 -按照会议订出的工作进度，在完成日的前几天提醒负责人 ∞附录 (以下感谢法律系吴东颍学长及医学系尤英全学长) ◎ 一般系学会会议规则： 1.与会代表之资格 a.出席 b.列席 c.旁听 d.代理 2.程序之拟定 a.开会成立要件 b.报告 c.主席交议事项 d.各代表提议事项 3.开会通知、会议资料、会议记录 a.开会提案通知、开会资料通知 b.报告内容、提案内容主旨及说明 c.会议记录方式 4.决议程序 a.多数决 b.无异议决 c.主席裁决 ◎ 注意事项： 1.开会的流程、会议讨论的议题要事先给与会人员，让大家事先准备 2.开会通知最好在两个礼拜之前公布，书面及PTT po版+寄信 通知上除了有开会时间、地点，还要有出席人员名单及讨论事项 3.与会人员如果事先想到新的提案，请事先用「书面」呈交主席，让主席能事先列 通知上 4.请主席多多利用「无异议决」，即事先拟出讨论方向，然後在表决时，宣读刚才 结果，如果大家没有异议的话，就通过；有人提出异议，马上进入多数决的阶段 ◎如何使开会更有效率？ 1.在会前就事先沟通各干部的意见，减少不必要的发言 2.慎选开会环境、时间 3.充分准备会议资料，善用书面和视听媒体ex. powerpoint 4.强化会议的必要性 5.活用人际关系 6.善用议事规则，严格遵守流程、议题，主席不要陷入争论之中，要从旁观者的角 开会有你一把罩 天下文化 --

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