本次會議名稱:92學年度國立台灣大學醫技系系學會幹部會議(第一次) 本次會議時間:中華民國92年9月4日 下午一點二十分~下午三點三十五分 會議出席名單:會長 琬玲 副會長 欣瑜 秘書部長 宣宏 學術部長 明儒 文宣部長 紹慈 公關部長 珮珊 部員 仟惠 總務部長 玨文 體育部長 詮盛 活動部長 鈞霆 二上班代 珮珊 本次會議程序: 1.各部報告進度 2.討論主題 (1)迎新宿營 (各組長報告進度) (2)學期行事曆 (3)編列初步預算 3.臨時動議 4.決定下次開會時間 5.散會 1.各部告報進度 (1)公關部(珮珊,仟惠) 仟惠:關於目前通訊錄拉贊助的事情,已經與許多有意者洽詢,至目前為止成果有些不彰. 不過關於"三X及第"補習班之贊助方式,有解決此困境的可能.在此將本組預計拉 贊助的方案分成兩種: 1.由該補習班完全承製通訊錄,包括一切的印刷,剪貼,後製工 作,但不再提供贊助金 2.由秘書部找好印刷商,公關負責多拉贊助(一般形式) 優缺分析:第一種方案比較有保障,不怕做不出來(該補習班已經口頭承諾願意承製) 但是比較無法為系學會增添盈餘,實為可惜(該補習班不准其他廣告刊登) 第二種方案是傳統的方式,雖然可以由我們自己決定贊助商的多寡,可以 自由控制我們所欲被贊助的費用,但有相對風險,有可能成效不佳,拉到的 金額不足以通訊錄之費用相抵. 琬玲:大家請表決公關使用哪種方式對系上比較有利? =>投票結果: 決定使用第二種方案 珮珊:公關有時候是算被動的一方.所以希望有活動要舉辦時,需要贊助的經費,請預先通知 公關組,方便提早準備,也有足夠的時間來盡力為活動努力. 琬玲:希望公關有空的時候,視是否有好的公關機會來運作,能配合各項活動以外,也能使動 用系上經費的數目能減少. 仟惠:補充:凡是欲請公關拉贊助之事,除了事先通知以外,還煩請各組能遞上企劃書,方便 公關組與贊助商洽談,也可以提高贊助之金額. 欣瑜:等一下行事曆必須先大致安排好,如此一來可以使企劃書的內容更加完整,也使各組 都比較能有預先的準備. (2)秘書部(宣宏) 宣宏:目前通訊錄已經在製作的階段,除了一些規章的資料外,其他的通訊資料已分配組員 工作,調查各年級通訊資料更新的部分,預計十月初能拿到通訊錄成品.目前找到的 印刷商價錢為大約四千元左右(可能會再少).除了通訊錄外,每次的會議都會由秘書 部擔任紀錄的工作,人力將會由部長和一個部員分擔(每次不同人).下學期的系學會 會長副會長選舉之選務工作,亦由本組負責.另外希望各組有任何的書面或非書面資 料,可以提供給秘書部一份,作為系上史料建檔之用.家族名單在電話調查過後,在該 名單上為有意願就讀本系一年級者,因此本部暫為粗略編排家族名單,如果在開學後 學弟妹名單有異動,便會通知該學長姐做更改,但此一更改實屬小部分更改,請大家 無須過度勞心擔憂.還有廣告以及傳單,有需要的組別可以跟我要來,作為參考. 琬玲:下次會議請將廣告以及系上的書信一並帶至會議上供大家參考. (3)學術部(明儒) 明儒:整年的工作主要有下列幾項: 1.系刊製作 2.舉辦大一導生會 3.系遊 另外此屆學術部將會製作"週報"或是"月報",對於各年級的大小事加以寫出,讓各年 級能交流彼此的生活點滴,融洽系上各個年級的情感.至於系刊的部分,頁數不會有 太大變動,但是如果能增加廣告的頁數(以物治的系刊做參考),可以使系刊的費用 大為降低. 琬玲:關於是否要多加入廣告到系刊中,代學術部內部評估後再決定. (4)文宣部(紹慈) 紹慈:負責的部分有:海報製作,網宣繪製,行事曆的製作(以上屆之行事曆為例子參考) 希望每個活動如果有需要宣傳資料的話,希望能在兩個禮拜前通知文宣部,使文宣部 能有較充裕的時間來使宣傳效果達到最好.系服的製作也是由本部負責,屆期會舉行 徵稿,希望稿件踴躍.另外希望秘書組能夠在確定系上每個人的通訊資料後,能給我 一份關於各年級班代和分組負責人的名單.還有各年級的人數也希望能夠一並提供, 以便以後文宣組工作的順利運行. 宣宏:在資料收齊後(預計是開學後兩個禮拜以內),即便將資料提供給文宣部,我會提醒 部員能在最短時間內整理好文宣所要之資訊. 琬玲:關於製作系服的細節,留待全系大會時討論. (5)總務部(玨文) 玨文:因為各組都還無法約略估出預算,所以我就在此說明一下系學會費的收取方案.關於 系學會資金的部分,去年盈餘有九萬多元,但為了長久的永續經營,在大家估計出本 年度預算後,將依其金額,對於系上之各個學員以公平公正公開的方式斟酌收取系學 會費,除了保障同學的權益,也使系學會的各項活動能夠順利運行.盈餘的使用學長姐 在過去的使用慣例都是在預算透支時才會拿來使用,年復一年的結果,盈餘只增不減. 不知是否可以能將盈餘之一小部分提出來使用,來減輕大家對於系學會費的負擔? 琬玲:你有使用的方案嗎? 玨文:有三個 1.照舊完全都不用盈餘 2.使用盈餘,但是使用的金額數目視盈餘總體的固定比例而定 3.使用盈餘,但是使用的金額數目視預算總體的固定比例而定 琬玲:至於要使用哪一種方案,將在全系大會時討論. (6)體育部(詮盛) 詮盛:體育部在本學年度將會舉辦的體育活動大致有下列幾項,余將其各個活動以系內, 系際,校際三部分說明. 系內:迎新球賽(上學期 十月中) 全系運動會(上學期 十二月中) 送舊球賽(下學期 五月中) 系際:新生盃(上學期 未知) 台大盃(上學期 未知) 還有醫學院內的體育活動(楓 城盃 下學期 未知) 全校運動會(下學期 ) 校際:十三技(今年在中山醫學院 未知) 而除此之外,也可能會有新的體育活動,目前正在積極籌劃中,所以預算可能會比前屆 多出許多. 琬玲:能決定之體育活動時間將在行事曆的部分決定. (7)活動部(鈞霆) 鈞霆:除了體育活動以外的一切活動都是由活動部負責.有小迎新,迎新宿營,大胃王,系遊 (與學術部合辦),湯圓之夜,系慶等等,我們也有意願將去年的KTV大賽擴大舉辦,也正 在構思一些新的活動,希望能盡快提出,讓大家決定是否要舉辦此項新穎的活動.大的 活動,如:系慶,需要大家的分工合作才有辦法完成,小的活動,則就由活動組內部運作 即可. 琬玲:關於明年的杜鵑花節,攤位是由高年級負責,而我們低年級也應該出一些人力,幫忙 宣傳或是其他的會場工作,使展覽更加順利,也可藉此提升本系的知名度,吸引更多 優秀的同學進入本系就讀. 2.討論主題 (1)迎新宿營(各組長報告進度) 文宣組:迎新手冊已經進入最後階段,待學弟妹的參加名單確定即可.回條會在新生 訓練當天發給大家,十五日要確定參加名單將手冊送印.預算已呈報 總務組:預算已經在掌握之中,已經假設參加人數為大一大二各三十人參加計算,估計 一二年級個人所需繳交之參加費用(吃,住,車費,保險)且金額已經公佈. 活動組:二驗已經完畢,各個活動表現良好,唯有"勁爆活動組"的內容因為繁雜難理,待 三驗再予以驗收.預算已呈報. 生輔組:一切都已談妥.預算已呈報. (2)92學年度台大醫技系行事曆(經由本次幹部會議議決通過) 上學期: 9/20(六) 9/21(日) 迎新宿營 9/25(四) 第一次監事大會 9/29(一) 全系大會 10/17(五) 大一導生會 10/18(六)or 10/19(日) 迎新球賽 10/21(二) 大胃王比賽(暫定水餃) 11/22(六)or 11/23(日) 系遊 12/16(二) 湯圓大會 12/20(六) 12/21(日) 全系運動會 下學期: 3/1~3/14 系慶晚會(尚未確定日期,待視小抽籤決定之) 3/20(六) 3/21(日) 杜鵑花節 3/27(六) 3/28(日) 全校運動會 5月中 系刊出爐(尚未確定出刊日期) 5月中 系學會會長副會長改選(尚未確定選舉日期) 5/15(六) 5/16(日) 送舊球賽 (3)編列初步預算 琬玲:參考學長姐的資料,再依照今年各組自己的情況詳實評估預算,下次會議呈報給 總務組. 3.臨時動議 珮珊:希望能幫公關組買幾張系上的電話卡.因為公關拉贊助時常會使用到電話,但每次 下來,電話帳單似乎都頗為可觀,如果能為公關組增添此一福利,可使工作運作更為 順心應手. 琬玲:待預算編列後,會請總務以及各組詳加考慮之後表決. 欣瑜:關於轉系生的組別分配,林育正同學已經確定分發至學術部.其他的兩位同學正在與 期磋商中,希望能盡快給大家一個答覆. 珮珊:公關人數銳減,是否能藉此增添新人力? 琬玲:我會調查她們的意願和能力,評估後再對大家做說明. 明儒:希望下次開會大家能討論系刊是否要插入廣告的事情(減低系刊繳交費用) 4.下次開會時間(經由本次幹部會議議決通過) 中華民國92年9月14日 琬玲:屆時希望各組能將編列好的初步預算在會議中提出討論,亦供總務部處理. 5.散會 琬玲,欣瑜:發下去的系學會幹部名片可多加利用.切記下次開會時間及內容,謝謝大家. 紀錄: 國立台灣大學醫事技術學系秘書部 部長 陳宣宏(howardntucxh) 民國九十二年九月四日 21:25 -- ____________ |國立台灣大學| |醫技系系學會| |MT91秘書部印| |__92.09.04__| -- --

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