這週末就是社員大會了，由於行政方面實在是我們的弱項， 剛好有機會和小白聊到他參加過的各個團的經驗， 提出來讓大家參考:) --- 以下文章by whitejwhite 一、幹部分工 我自己在參與杏林團練的幾週內，覺得杏林的幹部職責劃分較不清， 有些事情好像大家都在做，有些事情卻大家都不知道誰在做， 或者有些事情大家知道要做可是沒人想做。 首先說說台大團的幹部分工以玆參考： 垂直：中級幹部(一般幹部)、大頭群(決策幹部) 水平：行政幹部、音樂幹部 行政團隊 音樂團隊 大頭群 團長 副團 團祕 樂訓 樂祕 | | 中級 (各部長) (leaders) 文宣 資料 音欣 公關 活動 S A T B | | 團員 (各部部員) (各部部員) 1.大頭群： 是一個決策團隊，主要負責各項重要事項(公演、學期計畫)的決策、 對外發言，以及監督下轄之中級。 2.中級幹部： 對上級之大頭群負責。 各部長 - 主要處理一般性行政瑣事(印譜啊、拉贊助啊...)、 辦理一般性的團內活動(迎新、出遊等)。 leaders - 負責驗收該學期公演曲目、出席控管和團員狀況回報。 3.各部部員： 就像一進合唱團就會分聲部，每個團員一進團也會分配行政部門， 這個行政部門的身分會一直跟著該團員直到離團。 也就是說每一位團員都有音樂和行政上的雙重身分。 以團員角度，各團員可以藉由行政事務的參與， 增加對社團的認同感、認識其他聲部的朋友、發揮自己的專長、學習行政技巧。 以社團角度而言，可以挖掘人才、增加向心力、各項行政事務人力更充足。 有些團員可能歌唱技巧不如人，卻可以在行政上大放異彩， 或者有些團員該學期不能來練唱，卻可能在行政上有所貢獻， 故以團的角度來講也是一個留住團員的方法。 4.其他： 也可以考慮用"專案小組"方式來執行學期內的計畫， 這個方法近年在台大團也廣為運用， 所組織過的小組包括"中央選舉委員會"、"藝術季專案小組"等等。 可以用來執行一些常務外的活動，看誰有餘力就誰來執行。 當然每個社團需求的行政體系，依照規模和特性會有不同， 不過我想把各個幹部的職權責任作更清楚的定義和分界是必要的， 可以讓社團的運作更為順暢。 二、計畫 每個學期初，也許幹部群都應該和老師甚至團員一起開個會， 定出該學期的目標、各種重要團內活動的行事曆。 除了日程之外，也可以一開始就分配好各種工作的負責人。 三、溝通 我在杏林的幾次團練有看到幾次比較緊張的畫面， 我的印象可能有誤，不過當下的感覺就是， 杏林的幹部群、甚至幹部和老師之間的溝通可能需要改善。 我覺得在著手進行一些事務的時候， 至少要讓其他幹部能夠隨時follow得到事情的進度， 有什麼問題才能隨時討論，不至於火燒眉毛才出包。 1.溝通平台： 可以用定期開會的方式，或者其他方式隨時溝通。 (比如說開一個工作討論板之類的) 2.工作預告： 在我著手之前，先告訴大家我將如何進行我所負責的事項， 也就是負責人對於該事項的大略規劃如何。 <EX>關於迎新活動我下星期要去搶活大的XX場地， 目前對迎新的流程規劃大概是blah blah blah... 3.進度回報： 開始進行某項事務後，隨時向其他幹部或團員回報新進度。 <EX>迎新活動已經順利借到活大XX場地囉! 4.決策徵詢： 在做決定之前先通知/徵詢所有相關幹部群，以示尊重， 並且降低出包機率。 <EX>我要丟申請贊助的活動計畫書了， 請大家先幫我看看這份計畫有沒有要改進的地方。 5.討論： 遇到問題隨時提出來討論，不要放馬後砲。 6.檢討與紀錄： 工作結束後，可以回頭整理一下這次工作中遭遇到的困難和解決方法， 並且整理出該項工作該注意的地方，提供以後參考和傳承。 甚至可以出個"第一次當團長就上手"之類的手冊XD 四、音樂會 我個人參與整個音樂會的籌畫，在行政方面經驗比較不多， 不過還是可以就我在台大團的經驗做個分享^^ 以下是以在正式場地演出為主。 1.詳閱各個場地的借用辦法，一般正式場地多必須在半年甚至一年前完成申請， 所以這部分要早早起動。 2.依照團內需求以及場地申請狀況，決定申請哪個場地以及日期。 3.依照場地要求準備備審資料，可能會需要： (1)演出企劃書(包括曲目) (2)審核書(合唱團、指揮、伴奏、solo) (3)近期影音資料(合唱團、指揮、伴奏、solo) 4.如果要申請正式場地，曲目就必須提早決定。 基本上是可以更動的，但是只能更動部份， 所以關於曲目，和program的安排就必須和指導老師充分溝通了。 5.預算： 場地費、文宣費、器材費(鋼琴、燈光、擴音設備)、 錄音費、錄影費、演出費(指揮老師、樂器老師、solo老師) 彩排費、演出超時罰款、慶功宴費用等 拉贊助要拉多少、什麼時候要拉完、要賣票嗎? 6.文宣品： 海報和DM的印製應該在演出前多久完成，才有宣傳效果? 節目單的設計、曲解製作、公關函、網宣等。 7.其他： 公演服裝、上台團員名單、工作人員、 公演當天的餐點、慶功宴、彩排公演團員規範、 演出當天要不要順便賣紀念品或募款......等等大小事 --- 我們這學期考慮不周的事情不少， 參考別人的經驗可以改善一些現在的缺點， 當然不是說一定要照著別人的方式去走， 而是希望從中能得到一些好的想法， 然後找到最適合自己社團的路啦 希望下學期一切順利～～ --

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