这周末就是社员大会了，由於行政方面实在是我们的弱项， 刚好有机会和小白聊到他参加过的各个团的经验， 提出来让大家参考:) --- 以下文章by whitejwhite 一、干部分工 我自己在参与杏林团练的几周内，觉得杏林的干部职责划分较不清， 有些事情好像大家都在做，有些事情却大家都不知道谁在做， 或者有些事情大家知道要做可是没人想做。 首先说说台大团的干部分工以兹参考： 垂直：中级干部(一般干部)、大头群(决策干部) 水平：行政干部、音乐干部 行政团队 音乐团队 大头群 团长 副团 团秘 乐训 乐秘 | | 中级 (各部长) (leaders) 文宣 资料 音欣 公关 活动 S A T B | | 团员 (各部部员) (各部部员) 1.大头群： 是一个决策团队，主要负责各项重要事项(公演、学期计画)的决策、 对外发言，以及监督下辖之中级。 2.中级干部： 对上级之大头群负责。 各部长 - 主要处理一般性行政琐事(印谱啊、拉赞助啊...)、 办理一般性的团内活动(迎新、出游等)。 leaders - 负责验收该学期公演曲目、出席控管和团员状况回报。 3.各部部员： 就像一进合唱团就会分声部，每个团员一进团也会分配行政部门， 这个行政部门的身分会一直跟着该团员直到离团。 也就是说每一位团员都有音乐和行政上的双重身分。 以团员角度，各团员可以藉由行政事务的参与， 增加对社团的认同感、认识其他声部的朋友、发挥自己的专长、学习行政技巧。 以社团角度而言，可以挖掘人才、增加向心力、各项行政事务人力更充足。 有些团员可能歌唱技巧不如人，却可以在行政上大放异彩， 或者有些团员该学期不能来练唱，却可能在行政上有所贡献， 故以团的角度来讲也是一个留住团员的方法。 4.其他： 也可以考虑用"专案小组"方式来执行学期内的计画， 这个方法近年在台大团也广为运用， 所组织过的小组包括"中央选举委员会"、"艺术季专案小组"等等。 可以用来执行一些常务外的活动，看谁有余力就谁来执行。 当然每个社团需求的行政体系，依照规模和特性会有不同， 不过我想把各个干部的职权责任作更清楚的定义和分界是必要的， 可以让社团的运作更为顺畅。 二、计画 每个学期初，也许干部群都应该和老师甚至团员一起开个会， 定出该学期的目标、各种重要团内活动的行事历。 除了日程之外，也可以一开始就分配好各种工作的负责人。 三、沟通 我在杏林的几次团练有看到几次比较紧张的画面， 我的印象可能有误，不过当下的感觉就是， 杏林的干部群、甚至干部和老师之间的沟通可能需要改善。 我觉得在着手进行一些事务的时候， 至少要让其他干部能够随时follow得到事情的进度， 有什麽问题才能随时讨论，不至於火烧眉毛才出包。 1.沟通平台： 可以用定期开会的方式，或者其他方式随时沟通。 (比如说开一个工作讨论板之类的) 2.工作预告： 在我着手之前，先告诉大家我将如何进行我所负责的事项， 也就是负责人对於该事项的大略规划如何。 <EX>关於迎新活动我下星期要去抢活大的XX场地， 目前对迎新的流程规划大概是blah blah blah... 3.进度回报： 开始进行某项事务後，随时向其他干部或团员回报新进度。 <EX>迎新活动已经顺利借到活大XX场地罗! 4.决策徵询： 在做决定之前先通知/徵询所有相关干部群，以示尊重， 并且降低出包机率。 <EX>我要丢申请赞助的活动计画书了， 请大家先帮我看看这份计画有没有要改进的地方。 5.讨论： 遇到问题随时提出来讨论，不要放马後炮。 6.检讨与纪录： 工作结束後，可以回头整理一下这次工作中遭遇到的困难和解决方法， 并且整理出该项工作该注意的地方，提供以後参考和传承。 甚至可以出个"第一次当团长就上手"之类的手册XD 四、音乐会 我个人参与整个音乐会的筹画，在行政方面经验比较不多， 不过还是可以就我在台大团的经验做个分享^^ 以下是以在正式场地演出为主。 1.详阅各个场地的借用办法，一般正式场地多必须在半年甚至一年前完成申请， 所以这部分要早早起动。 2.依照团内需求以及场地申请状况，决定申请哪个场地以及日期。 3.依照场地要求准备备审资料，可能会需要： (1)演出企划书(包括曲目) (2)审核书(合唱团、指挥、伴奏、solo) (3)近期影音资料(合唱团、指挥、伴奏、solo) 4.如果要申请正式场地，曲目就必须提早决定。 基本上是可以更动的，但是只能更动部份， 所以关於曲目，和program的安排就必须和指导老师充分沟通了。 5.预算： 场地费、文宣费、器材费(钢琴、灯光、扩音设备)、 录音费、录影费、演出费(指挥老师、乐器老师、solo老师) 彩排费、演出超时罚款、庆功宴费用等 拉赞助要拉多少、什麽时候要拉完、要卖票吗? 6.文宣品： 海报和DM的印制应该在演出前多久完成，才有宣传效果? 节目单的设计、曲解制作、公关函、网宣等。 7.其他： 公演服装、上台团员名单、工作人员、 公演当天的餐点、庆功宴、彩排公演团员规范、 演出当天要不要顺便卖纪念品或募款......等等大小事 --- 我们这学期考虑不周的事情不少， 参考别人的经验可以改善一些现在的缺点， 当然不是说一定要照着别人的方式去走， 而是希望从中能得到一些好的想法， 然後找到最适合自己社团的路啦 希望下学期一切顺利～～ --

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