※ [本文轉錄自 yishinJ 信箱] ※ [本文轉錄自 Flagae 看板] ※ [本文轉錄自 moriarashi 看板] 引用網址:http://tinyurl.com/3bk2fs 以下3項基本原則和4個開會技巧，可有助於減少會議時間的浪費： 原則1：取消不必要的會議 或許你早就感覺到，某些會議根本毫無效用，甚至是沒必要特別花時間開會討論的。因此 ，提升會議效率首先要做的就是，依據你擁有的權限，取消所有不必要的會議。 原則2：儘量縮短時間 如果一定要開會，應儘量縮短時間。議程決定後，先估計會議所需時間，再將結束時間寫 在會議通知上，並嚴格遵守，只可提前結束，不可超過預定時間。絕對不要養成一開會就 耗去整個早上或下午的習慣。 原則3：排除不必要的與會人士 會議並不是愈多人出意見愈好，不是絕對必要參與會議的人，就應加以排除。假使需要他 們提供協助，可事先請教他們。 做到上述3個原則後，若再利用以下4個技巧，做好會議前的準備工作，將使會議進行得更 順暢： 技巧1：按重要性排定議程 安排議程時，應依照議題的重要性，安排討論的先後順序。根據80/20法則，即使沒時間 討論完所有議題，但完成前面20％的議題，就幾乎解決了80％的問題。 技巧2：會前提供參考資料 盡可能在會前就把會議資料發給與會人員，讓他們在開會前就能事先閱讀資料，以免開會 時再花時間看。而由於預先閱讀了資料，與會者便能在開會時，有系統地提出事先整理好 的意見。 技巧3：事先整理解決方案 大多數人是被動的，即使事先發給討論議題，也少有人做準備。因此，會議主持人最好事 先請相關人員整理出所要討論議題的解決方案，以及每個方案的利弊得失。否則，等到開 會時再請每個人當場花時間思考，不但會延誤會議進度，甚至還有可能因時間不夠，而得 拖到下次會議才能決議。 技巧4：準時開會 許多會議都染上了於開會時間10分鐘後才正式開始的惡習。這種惡習持續一段時間後，將 繼續惡化，從10分鐘延到15、20分鐘，導致原本準時的人，也會養成晚到的習慣，因為大 家都知道，就算準時到，也還是要等別人。 碰到這種狀況，「準時開會」就是最好的解決之道，可讓經常遲到的人感到不好意思，主 動改善遲到的壞習慣。 -- 在嚕啦啦"必須"學會一些"有效率"的開會方式； 可是，往往因為主持會議、列席或是與會的壞習慣!!! 使得有些會議，浪費時間又讓人覺得不舒服。 這篇文章講的很理想， 重要的是只要大家多用心，做什麼都會有意義。 ^^ --

※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 125.232.147.181 ※ 編輯: yishinJ 來自: 125.232.147.181 (03/22 15:41)