第四次會議紀錄 日期：2003.5/10 主席：黃兆裕 紀錄：王宏元 應到人員：黃兆裕、黃尚禾、許孟霖、王宏元、唐旭瑩、洪庭軒、孫瑩樺 余瑞培 實到人員：黃兆裕、黃尚禾(去打球五點才來)、許孟霖、王宏元、唐旭瑩 、洪庭軒、孫瑩樺 特別來賓：吳政翰(前任文書) 會議流程及內容： 會議開始 會長宣布今日議程、幹部反應太久沒開會 一、書展圓滿落幕暨書展檢討會 王宏元(文書)抗議：「書展還沒結束啦，哪來圓滿哪來落幕！？」 王宏元感謝大家後，分出了三個時期做檢討 1.前置作業時間充分 自杜鵑花節3/8 3/9結束，隨即著手準備，約有近2個月時間籌備。 大致上與出版社的聯絡事誼不趕，時間也剛剛好。以下就缺失及建議做討論： 缺失：1. 總召書展前並未召開一正式會議，以致工作交代不是每個人都清楚 2. 會場布置在展前以一天完成，稍微有點趕 3. 宣傳海報在書展開始三天後才完成 建議：王宏元提出出版社如果多，可以分成3~4個小組，專門負責不同出版社， 才不會所有的聯絡取書一人負責，難以負荷，佈置可以在分散成多天。 ps.此時黃兆裕提出向心力問題，以致會議重心轉移 最後決議→不管總召有沒有找幹部幫忙，幹部也要主動找總召 互相主動！ 2.書展內容形式檢討 1.送錢送太多 顧書人不一定認清自己顧書的重要性，沒盡到應有的責任，卻可以領一小時75元 的薪水(比麥當勞還多啊！)，秩序不佳、顧書人聊天，有人累有人沒做事 建議改進方式→將錢減少至50~60元 新增一書展'監督人' 嚴訂規則，展前舉辦書展顧書實習營 * 下次書展可賺錢 2. 書寫的方式太慢 (唐旭瑩提出：格子太小！) 建議的改進方式→可以輸入電腦或分兩人來寫 (王宏元提出：雖然書寫是沒有效率的方式，但是依此次書展，書寫不容易出沘露，事後在檢查也容易找到錯誤) 3. 有人會紀錄錯誤或少紀錄 建議的改進方式→固定一人協助收銀，將收銀規則寫成大海報，請 消費者幫忙留意。 4. 有關分類有利弊 以種類分：消費者在閱讀或找書因興趣不同，以在喜歡的種類裡尋找較為便捷，但在折扣方面就必須要問顧書人，收書或擺書時的工作也就較為複雜 以出版社分：折扣查詢方便，收書擺書方便，但在消費者的角度，找喜歡書比較不容易，感覺書展也較為金錢走向 許孟霖提出：可以再多印一份出版社的書單，讓消費者自己查詢價錢 3.後期退書發書作業 進行中，順利，幾乎所有出版社都連絡完，但發書要等出版社。 *請各位幹部交給文書一張這次書展工作內容及心得，要製作書展密笈。 *** 以上檢討，詳見系學會書展密笈 *** 最後，王宏元：「總括來說，這次書展辦的相當成功，也算是本屆系學會第一個較갠 뀊 完備的活動，除了系學會的大家，同時要感謝前任文書吳政翰的 大力相助、經驗傳承、叮嚀；文書強力副手陳威光花了整整兩天 搬書、擺書、收書；王信智的交通工具大贊助；張家禎幫忙佈置 、點書，及所有幫忙搬CUBE平台的學弟妹。」 二、系運 黃兆裕簡介系運內容，目的是為了一種送舊的性質，和大四學長姐進行各項運動 比賽，已商請余瑞培(體育)洽談各項事誼，包括場地租借，活動內容，也請 孫瑩樺(公關)詢問有關拉贊助的事誼，但目前的情況尚不明朗，而余瑞培這次會議 缺席，所以目前進度難以討論。 爾後幹部要求會長須確實要求幹部開會，及定期開會。另希望系運之事可以提出 企劃書，才可進行討論。 三、制定系學會章程(草案) 黃兆裕依歷史系系學會章呈為參考，改寫為戲劇系學會章程，同在場幹部一同讀過 並修改之。其中，確認各種會議形式(系學會會議、幹部會議、會員大會等)，再次確認 各幹部之職責，讀過之後，將提交系學會會議，再透過各班會員代表(班代表)，於班會 中提出，會員讀過後表決通過。 四、演講檢討( 2003.3/26曹瑞原演講) 1. 時間選定 原選定星期三下午5~6節課，但出席人數不多。 原因檢討：孫瑩樺提出原本已經請大家簽名選定，但結果來的人卻多 宣傳的海報也及網宣也在前兩天才出來 王宏元提出孫瑩樺禮拜天才真正打電話通知，而且文案內容標題 也尚不確定，無法作稿 →兩人溝通傳達不明確 2. 前置作業慌張about架機器 原因檢討：孫瑩樺：我那天真的很慌！機器沒人架，然後人又那麼少 →孫瑩樺、黃兆裕、許孟霖三人時間並未做確定的協調，以致溝通上 出現誤差 3. 時間太長、影響上課 其他：許孟霖提出：演講一直沒有確切的辦出一個正式的樣子，很隨便我們可以參照 館院的演講宣傳模式。 (王宏元提出那也許是系辦辦的，況且系學會財力不足) 黃兆裕提出：以後演講可以有引言人，也要有人跟演講者溝通時間。 洪庭軒提出：可比造製作模式 總結：以後演講，總召(公關)必須提出企劃書，兩個禮拜以前就要把職務分配好 ，不一定要找系學會的人，但要找到人負責架機器、茶水準備、場地清理 等工作。 五、大一幹部遴選事項 先前已討論過，選一大一幹部，以達到經驗傳承，工作協助、工作監督，代理工作之 責，雖有幹部提出不需要，但為求經驗傳承、監督、代理之目的，決定尚未選一副手之幹 部總務、公關、體育必須要於下次開會前決定一人選。 PS. 如果不熟，可請會長代為選擇、決定。 六、臨時動議 黃兆裕提出 1. 親愛的宗男病倒了 →宗男一向對系學會熱情贊助，於情於禮系學會應好好回報，決定送禮物給宗男 2. SARS捐款活動 →有鑒於SARS疫情蔓延，系學會想出一份心力幫助社會眾生 ( 洪庭軒建議：系學會財力單薄，不適捐款，可改由募款 ) 王宏元提出 1. 設置發票捐獻箱 →系學會財力單薄，書展又送掉一些錢，發票也不一定每個人收集，丟掉也可惜 ，可捐獻給系學會，不無小補 -----時間不足，已開了三個小時的會，匆匆散會！----- 下次開會時間5/23日下午3點起 →‧性質：系學會會議 文書小記 會長真的太久沒有召開會議，這麼長的會議，而且每一件事都重要而且花時間， 特別是章程，累煞人也，這樣開會的品質大大的降低，我也不想紀錄了。最慘的是會議 紀錄打的會很辛苦，而且會塞很多東西，半夜打到快昏倒了。要按時開會！！！ 不過會長會議掌控進步一點點，一點點而已喔！ --

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