101學年度中國文學系系學會　第一次常務會議 　時間：2012/06/26　9:30～12:00、1:00~1:30 　地點：總圖225討論室、活大討論區 　主席：潘普文 　記錄：許薇 　出席情況－出席：潘普文、朱庭嫣、許薇、李宜宸、李冠慧、莊承翰、周黃家偉 　　 　　　缺席：沈旻儒、宋如雅、江軍、陳少威 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 討論總綱 一、幹部職責範圍之重新確認 二、財政預算案 三、中南北小迎、總迎負責人 四、新生手冊進度確認 一、各部職責 ＊會長： 　　確保各部運行狀況、是否執行時程表。 ＊副會長： 一、協助會長處理各項事務，會長因故無法出席時，代理會長職務。 二、由於暑假會長歸國述職，故副會長於暑假期間代職 　　監督新生手冊進度、小迎進度、總迎籌備，以及討論宿營預算。 ＊秘書： 一、負責行政部門內部之聯繫、於每次常會準備各幹部當次會議記錄表。 二、負責常會、全員大會等系學會內各會議記錄， 　　並將會議記錄公布於批萬系學會版NTUCSA。 三、管理批萬系學會版NTUCSA、整理。 ＊活動部： 一、活動總召不論是否為活動部的部員，皆須於出席常會時報告活動進度。 二、活動部在活動無自願之總召的狀況下須派部員出任活動總召。 三、目前確定部員：黃獻寬、紀欣妤、陳沚琪 ＊學術部： 一、整理考古題 　　時間：上下學期期中考、上下學期期末考 二、舉辦考前複習讀書會 　　時間：上學期期中考前（考慮增加下學期期中考前） 三、現代文學讀書會 　　時間：通常每二週／次（可因應各事項調整，目前預計整學年共８～１０次） ＊財政部： 一、和部員協力，每月提出收支報表供系上同學知道系學會財政狀況。 二、各活動之財政部門皆由財務部員出任，以統一報帳方式。 三、以申報表作為報帳的標準依據，財務部員需將發票黏於申報表背面， 　　並於活動結束三十天之內一併報帳。 四、暑期需整理已繳交系學會費之會員名單。 五、至少須三位部員，待尋。 ＊事務部： 一、全員大會與簡易投票的假單。 二、會長候選人投票。 三、管理系產與系學會空間。 四、負責借閱覽室。 五、協助寄送新生手冊。 六、暑假需整理全中文系學員名單，並交給各部。 七、至少需兩位部員，待尋。 ＊宣傳部： 一、系學會對系內需要宣傳的事項統一由宣傳部長聯繫、宣傳部員協助運作。　　　 二、宣傳部組織：宣傳→跑班→連絡班代幫忙 　　　　　　　　　　→網宣→FB開活動或貼訊息 　　　　　　　　　→批踢踢網宣 　　　　　　　　　→請助教統一寄信 三、目前已有B00的張雅涵、蔡宛庭學妹加入宣傳部。 ＊福利部： 一、聯絡外系福利部以及爭取商店折扣、系服。 二、提供學生反映系上事務的管道。 三、積極參與系上大小會議並對關乎權益之決策等提出建言和監督。 四、對系學會、系上事務，或針對活動等進行問卷調查。 五、需二至三位部員，待尋。 ＊體育部： 　因體育部長未能出席，且在開會前並沒有給予任何對其職權之定位， 　故將會在下一次會議討論。 ＊僑外部： 一、職務為任何涉及國際學士班之事務，功能似事務部和福利部之綜合。 二、注意各活動發放人力格時，也要一併發放於國際學士班。 二、年度初步預算 年度預算尚在初步估算，待全員大會前，仍會有所更動，故暫不在此公布。 三、北中南小迎新 一、各區小迎負責人由以下同學出任： 　　北區負責人：黃獻寬 　　中區負責人：蔡宛庭 　　南區負責人：程筱媛 二、7/15(日)前各負責人確定各區小迎時間、地點。 三、8/ 6(日)前秘書完成各區介紹用的投影片。 四、與系隊相關事務如投影片、小區迎新介紹、新生手冊等，皆由體育部接洽。 四、新生手冊 一、主編為邱惟，其工作為負責邀稿，盯進度。 二、7/ 8(日)：新生手冊的主要內容確定及各內容負責人。 三、7/15(日)：文案收齊、校稿，美編編輯、排版。 四、7/27(五)：新生手冊送印。 五、8/ 6(一)：指考放榜，事務部開始處理新手包， 　　　　　　 內含宿營報名表、各迎新說明、新生手冊、中文系介紹等。 六、8/10(五)：國際學士班寄出新手包/電子檔。 七、8/15(三)前：寄出新手包。 五、暫定下次開會時間：7/21(六) ＊會長歸國述職無法出席，由副會長代為主持。 ＊下次開會要確認事項： 一、新生手冊、小迎新進度確認 二、系學會繳交狀況、宿營預算確認 三、體育部職責確認 四、學術部年度活動規劃 五、整理系學會事項 六、二手書交換事宜 --

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