101学年度中国文学系系学会　第一次常务会议 　时间：2012/06/26　9:30～12:00、1:00~1:30 　地点：总图225讨论室、活大讨论区 　主席：潘普文 　记录：许薇 　出席情况－出席：潘普文、朱庭嫣、许薇、李宜宸、李冠慧、庄承翰、周黄家伟 　　 　　　缺席：沈旻儒、宋如雅、江军、陈少威 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 讨论总纲 一、干部职责范围之重新确认 二、财政预算案 三、中南北小迎、总迎负责人 四、新生手册进度确认 一、各部职责 ＊会长： 　　确保各部运行状况、是否执行时程表。 ＊副会长： 一、协助会长处理各项事务，会长因故无法出席时，代理会长职务。 二、由於暑假会长归国述职，故副会长於暑假期间代职 　　监督新生手册进度、小迎进度、总迎筹备，以及讨论宿营预算。 ＊秘书： 一、负责行政部门内部之联系、於每次常会准备各干部当次会议记录表。 二、负责常会、全员大会等系学会内各会议记录， 　　并将会议记录公布於批万系学会版NTUCSA。 三、管理批万系学会版NTUCSA、整理。 ＊活动部： 一、活动总召不论是否为活动部的部员，皆须於出席常会时报告活动进度。 二、活动部在活动无自愿之总召的状况下须派部员出任活动总召。 三、目前确定部员：黄献宽、纪欣妤、陈沚琪 ＊学术部： 一、整理考古题 　　时间：上下学期期中考、上下学期期末考 二、举办考前复习读书会 　　时间：上学期期中考前（考虑增加下学期期中考前） 三、现代文学读书会 　　时间：通常每二周／次（可因应各事项调整，目前预计整学年共８～１０次） ＊财政部： 一、和部员协力，每月提出收支报表供系上同学知道系学会财政状况。 二、各活动之财政部门皆由财务部员出任，以统一报帐方式。 三、以申报表作为报帐的标准依据，财务部员需将发票黏於申报表背面， 　　并於活动结束三十天之内一并报帐。 四、暑期需整理已缴交系学会费之会员名单。 五、至少须三位部员，待寻。 ＊事务部： 一、全员大会与简易投票的假单。 二、会长候选人投票。 三、管理系产与系学会空间。 四、负责借阅览室。 五、协助寄送新生手册。 六、暑假需整理全中文系学员名单，并交给各部。 七、至少需两位部员，待寻。 ＊宣传部： 一、系学会对系内需要宣传的事项统一由宣传部长联系、宣传部员协助运作。　　　 二、宣传部组织：宣传→跑班→连络班代帮忙 　　　　　　　　　　→网宣→FB开活动或贴讯息 　　　　　　　　　→批踢踢网宣 　　　　　　　　　→请助教统一寄信 三、目前已有B00的张雅涵、蔡宛庭学妹加入宣传部。 ＊福利部： 一、联络外系福利部以及争取商店折扣、系服。 二、提供学生反映系上事务的管道。 三、积极参与系上大小会议并对关乎权益之决策等提出建言和监督。 四、对系学会、系上事务，或针对活动等进行问卷调查。 五、需二至三位部员，待寻。 ＊体育部： 　因体育部长未能出席，且在开会前并没有给予任何对其职权之定位， 　故将会在下一次会议讨论。 ＊侨外部： 一、职务为任何涉及国际学士班之事务，功能似事务部和福利部之综合。 二、注意各活动发放人力格时，也要一并发放於国际学士班。 二、年度初步预算 年度预算尚在初步估算，待全员大会前，仍会有所更动，故暂不在此公布。 三、北中南小迎新 一、各区小迎负责人由以下同学出任： 　　北区负责人：黄献宽 　　中区负责人：蔡宛庭 　　南区负责人：程筱媛 二、7/15(日)前各负责人确定各区小迎时间、地点。 三、8/ 6(日)前秘书完成各区介绍用的投影片。 四、与系队相关事务如投影片、小区迎新介绍、新生手册等，皆由体育部接洽。 四、新生手册 一、主编为邱惟，其工作为负责邀稿，盯进度。 二、7/ 8(日)：新生手册的主要内容确定及各内容负责人。 三、7/15(日)：文案收齐、校稿，美编编辑、排版。 四、7/27(五)：新生手册送印。 五、8/ 6(一)：指考放榜，事务部开始处理新手包， 　　　　　　 内含宿营报名表、各迎新说明、新生手册、中文系介绍等。 六、8/10(五)：国际学士班寄出新手包/电子档。 七、8/15(三)前：寄出新手包。 五、暂定下次开会时间：7/21(六) ＊会长归国述职无法出席，由副会长代为主持。 ＊下次开会要确认事项： 一、新生手册、小迎新进度确认 二、系学会缴交状况、宿营预算确认 三、体育部职责确认 四、学术部年度活动规划 五、整理系学会事项 六、二手书交换事宜 --

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