51期雄友社服期末團員大會會議記錄 主席團：阿伯 昶勳 思樺 @主席團報告 發言原則 (1) 條列式發言 (2) 最多一分鐘 (3) 避免對話式發言 (4) 對事不對人 主席團宣讀團大在團中地位 @團長報告 本期口號：永續傳承，永續經營 本期目標：所有工作事務內容留下書面資料及建檔 工作內容及預計成效(*)及評估成效(#)： 1. 期初---期初營 *想做成「幹訓營」；加入理念課程；介紹團內工作 #時間決定匆促，人數參與不多 #理念性課程達到討論功效 #團內工作也讓新生大致認識 ---期初團大 *修改團章的組織 #之前討論人數參與不多 #板上討論還算熱烈，有灑下種子之成效 #有留下相當的書面及討論資料，達傳承之效 ---服務說明會 2. 期中---期中營 *帶領新生更進一步了解社服，第一次出隊新生認識團員 #人數太少，檢討宣傳疏失 #課程應再確實，內容應更豐富，上課團員的聯絡有缺失 ---社團交流 *參與人員：藝勻 涵卉 蘊文 參與社團：彰服 雄服 基服 *營隊因SARS取消，本想作為一堂社課，以期達認識其他社團之效 #團本部未充分了解營本部行事曆，導致日期衝突，未能達預期之效果 #因為有向之前曾做過社團交流的學長姐諮詢，所以也得到一份相當可觀的資料 ；此次書面資料及檔案都會建立。 ---社服獨立說明會 *將爭論已久的問題尋出解決辦法，留下資料，以「獨立」為前提 #參與人數過少，可能因：SARS新生大都不參與 社團內做事風氣低靡，連主要幹部都無參與 #未達成效，因每人界定此次說明會的目標不同，加以參與人員過少， 座談會中途更改方向 #仍是留下書面資料 3. 期末---野餐 *因SARS取消營隊，想藉此凝聚團員 #參與人員少，個人評估為聯絡網聯絡不力 ---參與學校「貼心量體溫」活動 *主要是學校提出，我們配合，也相當符合社團服務宗旨，只是學校有發給經費補助 #參與人員踴躍，同時也增進團員感情 ---期末團大 *留下本期檢討資料 *針對社團一些現象進行討論 *社服獨立投票？ 給下期的建議 1. 期初前：漫漫暑假，先找志同道合的同伴，做起事來也較愉快。共同討論下 期理念與目標。 建議討論事項： (1) 社服獨立---注意事項可向我索取 (2) 社服風氣改善---建議老人積習就不管了，先想怎麼帶新生 (3) 工作分配---建議分配清楚，但是還是希望大家能幫忙的就幫忙 (4) 期初營---及早做準備。預期達成之功效要預設 (5) 行事曆也可以先想想---活動不要排得太密集，可以跟營本部商量溝通 (6) 營本部的產生 (7) 說明會招生抑或是在高雄就招生？與雄友會合作？ 2. 期初&期中： (1) 建議社課跟營訓要做好溝通，即營本部與學術部長 (2) 經營午聚(活動部)，默契組成效評估？ (3) 活動部凝聚團員向心力的活動 (4) 期中營找期中營長？活動部自包？提早用比較好 (5) 開會時間及早擬定，及早公佈。通常是重大活動前會開會 3. 期末： (1) 團大配合營隊在高雄？在台北？ (2) 期末總檢討 (3) 留下資料傳承 @團長質詢： Q：如何處理本期資料？ A：本期資料建檔屬總務部的工作內容，上傳許獻文的ftp站，至於書面資料我們都 裝在社團評鑑的資料夾裡，等本期團本部將資料整理好即可傳承給下一屆 @諮察報告(奕達) 期初目標：「三心」愛心耐心關心？ 成果：效果不彰，團本部開會出席率差，意見提供少，活動參與少，團本部沒有問 (不來開會….寫信問也不回…:p) @諮察質詢 (耕賢)Q：當諮察心態要如何調整？當作是給下棋的建議吧 (思樺)Q：本期諮察功用不彰，評估是否諮察這個職位是必要的？ (奕達)A：諮察是一定需要的，席率不佳，說難聽一點，是團長太晚聯絡 @服務部長報告(奕達代) 本期目標： 1. 建立團內服務工作的品質 2. 求取三部工作的人力與資源的平衡 3. 促進三部的人力交流與理念交流 工作方式： 由服務部長與各項服務工作之負責人，以及再增加數名具有兩種以上服務工作背景之團員 (本期的工作負責人外之工作策劃者為：涵卉、思樺、翠凌)共同策劃三部的交流活動和成 長課程。並於活動結束後，進行活動成效的評估與回饋評量。 目的： 由於這幾名團員本身亦處於各工作團隊中，更可與工作領導人交流意見，作為服務部 活動的考量，讓服務部長與各項服務工作取得適當的平衡點。 成果檢討： 學期初：曾進行工作討論，並發包工作，也找到營長和平服部長一起討論工作，期望推動 這學期工作變為各部共同的工作，而不只是平服或假服的，但是在之後的活動並沒有預定 的效果。可能原因：工作負責人忘了他們的責任，或是號招力不夠。 學期中：在sars的影響之下，團內工作呈現停擺的狀態，另外還有服務部長的個人因素， 所以未再使用此一工作討論形式 建議：這樣的討論方法可以激起蠻多的想法，建議下期沿用，不過討論完的落實要確實。 本期規劃與評估： 1. 社區參訪：本已期中營地點鶯歌為選擇，由於當地文史工作室的種種因素，所以 最後取消。 2. 育幼院小朋友出遊：促進團員對平服工作的了解，因sars取消 3. 平服讀書會：由平服自行決定是否辦理，最後取消 4. 社區讀書會：由社區自行學定是否辦理，最後取消 5. 營隊之探討：營訓中辦理 6. 團內讀書會：本想激起對服務工作的好奇，可是來的幾乎是老人，所以有點未達 功效，本次活動有問卷調查。 ……………………….(近期內補上) @服務部長質詢 1. 社區參訪情形 2. 讀書會如何將構想延續？ 由於服務部長未到，此質詢將會轉告服務部長 @活動部長報告 本期目標：凝聚團員向心力 工作內容及預計成效(*)及評估成效(#) 1. 期初-期初營(場堪+晚會) 2. 期中-期中營 #活動部音只有兩人參加此活動，故未舉辦晚會 3. 期末-野餐 在大安森林公園舉辦 *營隊因sars停辦，為了攏絡新進團員感情 #新生對此活動無法產生認同感，故參與不熱烈 4. 默契組 在每次的午聚設計些活動 *可吸引新生來午聚，作為營隊之外的橫向交流 #因為午聚主要以學長姐為主，新生普遍參與感低。因為第一次午聚之前，有用聯絡網聯繫 ，仍未見效果。建議下學期若要用默契組需再詳加規劃，並確實實行！！ 給下期的建議： 1. 期初中營的地點建議不宜太遠 2. 聯絡網可與團的聯絡網不同，可使大家被多次通知，使新生有被重視感覺 @活動部長質詢 Q：默契組的評估？ A：只進行2個禮拜進度即停滯不前，因為未達「增進新生對團的認同感」此目的，所以最 後就沒有繼續了。建議下期若真要用默契組達到社團的橫向交流，應做更確實的實行。 @總務部長報告 本期工作內容及評估 1. 通訊網 *借聯絡網形式，組織化聯絡系統、提高團內聯絡效率、增進出席率 #分配不平均，回報效率不佳，扮演的好像是「通知」的角色，未達到「拉人」的責任。 2. 通訊錄 本期因為考慮新進團員不多，印製通訊錄可能為浪費，加以有通訊卡，所以在期末以補充 及校定方式，於期末發放 #因sars，活動、午聚人數減少，導致多人未領到 3. 通訊卡 #極為方便。但仍有錯誤及遺漏，有人未領取到 4. 帳目 *財務透明化，一律公佈在總務部版 因5.6月份變動較少，所以上星期一併做整理 5. 現金收支 #大家領經費及存錢時間上有拖延到 6. 帳戶 本期仍是由社服管理，與雄友會協商結果，下期交還雄友會 給下期的建議： 1. 團費 期初中就收好完畢，新生部分可以跟出隊費用一起收取較方便 2. 團員證 本期未製作，建議下期若要製作考慮價值與成本 3. 通訊網 聯絡人和被聯絡人最好有一定熟識程度 4. 通訊錄 加上id，近期末時發放，資料校對較完整 5. 通訊卡 期初雖無法確定新生名單，可先做個大概，先打好老人部分， 希望能在期中發放 6. 帳目管理 更新要及時，可於平時點滴紀錄成檔，以免帳目收支不清楚 7. 帳戶 需開設新帳戶 @總務部長質詢 Q：帳戶若還給雄友會，社服的帳戶？ A：需開設一個新的帳戶 @學術部長報告 (資料未傳送) @總質詢 1. 開會人數太少，其他方案？ 每個星期固定時間開會 2. 成立新的帳戶，管理人是誰？ 應該還是交由總務部處理 3. 問學術部：團服、團刊為何本期沒有？詳細原因？ 本期團服已請人設計，這禮拜可以用好。團刊在下學期初會出來 4. (奕達)這次因為不出隊，團刊團服可在下學期一起出，可先讓大家看過圖案， 要是大家購買意願不高，可斟酌不印製。聯絡網可以找在社團中活躍者。社課建議固定 時間(如：星期二) 5. (蘊文) 期中營活動部只有2位成員參加，導致晚會未籌辦，可以建議下期 (活動部長)不一定要辦晚會，星空夜語、夜遊也可，不需耗費太多人力 (培嘉)此次因為晚餐為烤肉，前後不知如何連接晚會，因故取消 <待續> --

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