以下是之前回一位想創象棋社的有志之士的信 大家可以參考並多多指教 如有誤的地方歡迎回文討論...... 剛剛去找一下執秘的部分，因為我之前社團執秘很懶，而且EQ不好，但是社長又很重用他 ，外加副社常常電話不接搞失蹤，情況很不好，只有文書(我)在撐會議記錄，你章程要快 點完成喔，裡面可以列出職權和管理辦法，社規之類的，因為之後老師一定還會再改啦， 所以要快點寫完，職位盡量有用到在設，因為幹部是骨幹啊，而且期末社長還要一一去感 謝，且太多幹部開會效率會降低，太少又會辦事不力，建議從重要順序來吧而且初期社員 不多，盡量幹部不要比社員多，不然整場活動下來，都是自己人在玩的....囧|||..... 1.社長 (沒社長能混嗎，沒活動幹部時統籌活動進行，沒公關時社長代勞，社員詳細名單持有者， 初期經理) 2.副社 (社長不在時或不方便時很好用，初期雜工，初期協調者) 3.總務 (總之就是管錢、管器材、收錢、管社長有沒有外遇(誤)...管很多東西啦本人推~沒有的話 副社代管) 4.文書 (寫會議記錄用，有些社團是執秘或副社寫，文書有另外工作，有些社團沒執秘進階雜工， 專業編輯) 5.美宣 (作海報宣傳用，沒有的話文書可以代勞，會畫畫者或寫ＰＯＰ字型者佳，專業宣傳，與文 書配合宣傳，持有信箱名單宣傳，盡量選女生，沒有的話請社長宣傳，由於有時會電話宣 傳，所以有聲音美好者為優，初期公關) ------------------(以上為初期社團，注意!!!選幹部寧缺勿濫!!!)------------------- 6.活動 (統籌活動，規畫行程，建議選活潑外向且善於規劃者，沒公關時充當公關，進階經理) 7.執秘 (執行秘書，如果說活動是活動執行時的戰士，那執秘肯定是守護天使了，補血祭師(誤)， 選細心者為佳，由於要協調輔導社團人員，所以EQ一定要很好，最好是請修女來當(誤)， 沒公關時執秘代勞，沒執秘時社長代勞，下面有資料可以參考，進階經理，專業輔導員， 專業心理諮商) 8.公關 (社團裡的外交部長，邀請、募款、聯誼時的連絡人，以電話連絡時，建議全社幹部支援，負 責分配連絡名單，數量少時可與美宣配合。選能言善道面容姣好者佳，沒有公關時可以美 宣代勞，有公關時美宣可以專心作海報，信箱名單第二持有者。進階經理) 9.器材 (管器材的，沒有器材可以請總務管器材，由於器材這職位很專業化，除非東西很多，或是 東西需要保養或事先架設，不然本人不推薦，但是象棋社和電影社滿需要架設棋盤或一些 投影機、音箱......等之類的，可以考慮一下，進階員工) 10.機動 (就是全職雜工，社團的秘密武器建議規模大時設，賣飲料、訂晚餐、搬器材、買東西、接 送社員、替社長按摩(誤)...。幹部不在時可以暫時接任，平時不要太操他，需人手時很有 用，建議選好人，肯負責，對活動有熱情者，可般重物，有車者為佳，男女皆可。沒有機 動時就請幹部多努力啦。機動是位電力100%終極秘密武器，終極員工) 由於上面5項是進階幹部(社團人數多時)，所以可以挑選資格，前5項(初階幹部)較不要求 ，但是可以對這5種的幹部進行資格挑選。有些社團還增加 11.資訊 這個職位，以針對 網路信箱和網頁作為管理，在此不列入前項幹部原因，是因為網頁管理辛苦，且成效不立 竿見影，建議還是以實體活動和社員互動為佳。有些會加 12.攝影 ，但是本人覺得活動 照片可以經文書或副社收集，活動時可以大家一起拍，不要老是有一位人在那裏刻意拍照 ，而且之後好像都沒事情了，易造成其他幹部心裡不平衡。 總之就是這樣子啦，你可以試試看，最後再說一次加油吧!! 期初就給你請客啦^^" ---------------------(以下奇摩知識家)----------------------------------------- 執行秘書： 顧名思義，執行秘書的工作就是文書的處理、會議的紀錄和聯絡各幹部，聽起來很簡單， 但是也不是大家想像中的容易，因為執行秘書除了前兩項的工作外， 最重要的是幫會長分憂，大家都知道執秘應該是跟會長最親近的下屬， 通常會長如果難題時，這時執秘的重要性可就是很重要的了， 所以很簡單的說來擔任會長的狗頭軍師才是執行秘書最重要的工作唷。 還有執行秘書是個孤獨的職位，不像其他各股有額外的成員，但是想想執秘的工作， 如果由兩個人來擔任應該也是很奇怪吧！但是執行秘書的職位只要有心， 人人都可以勝任的 ^0^。 執行秘書的簡稱，基本上就在活動正式執行的時候，負責監督進度、協調問題的人， 另外如果你們社團會議有決議某些事項，執行秘書就要負責確認該事項是否確實落實， 如果沒有，就要協助進行落實。 另外，社團的職務分配，應該都會有前任的負責人先帶著實習一段時間， 之後才會真的放手讓你全權負責，所以，你可以去和你們社團的前任執祕問問， 你們社團是否有明確的列出執行秘書的責任範圍。 --------------------------(以上為奇摩知識+)------------------------------ 創設大大~ : 除了 社長、副社、文書、財務、活動、公關 : 是否還需要另外加入您信中所提到的 美宣 和 執秘? 我回:美宣和執秘有些人認為很需要，但是看社團情況啦，初期幹部不要太多比較好。 創設大大~ : (執秘的的功能和掌管事務 我有點不太清楚...還麻煩解釋一下 是跟老闆的秘書一樣嗎?) : 執掌的事務 要怎樣才不會有牴觸? (把每樣事情都分的太細，是不是不太好?) 我回： 執權要互相掩護，這樣子一個人突然今天有事，社團也不會停擺， 只是職權是要他對社團的這個項目負責，他可以授權給其他人作， 不需要把執權分太細。 -------------------------(以上為信件內容做些微修改)---------------------- 祝大家社團玩得愉快 且兼顧社團和學業，早日畢業^^" - --

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