作者dictator (布丁可樂)
標題[轉錄]使用簡報軟體的9大錯誤
時間Wed Jun 22 20:50:11 2005
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發信站: 中央資工二進位的世界 (Sun Jun 12 16:55:36 2005)
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常運用簡報軟體進行演講或報告嗎?就算是一些知名的企業主管，
也常常變成糟糕的演講者，因為他們錯以為科技可以幫他們化腐朽為神奇。
美國溝通訓練顧問布赫(Dianna Booher)，日前於CEO Refresher雜誌指出，
很多人在使用簡報軟體時，常犯以下9大錯誤:
1.用簡報軟體掩飾所有問題
主講者把簡報軟體視為報告內容的提示卡、填補報告多餘的時間，或者讓雙手有事可忙，
避免不知所措。簡報軟體成為掩飾問題的盾牌，沒有發揮應有的功能。
2.簡報軟體成為主角
簡報軟體的重要性超越了主講者，報告主軸不應該是主講者引導聽眾，
從1張投影片到下1張投影片。主講者才是主角，簡報軟體只是發揮助功效果的配角。
不要有「既然要使用簡報軟體，不如就多做幾張投影片」的心態，
平均而言，報告時每分鐘最多使用1張投影片。
3.使用冗長的條列內容
使用簡報軟體時，最糟的情況是，投影片上只有密密麻麻的文字，其次是，
投影片上點列出一長串只有1、2個字的內容，看起來有如家庭主婦的購物清單。
應該思考如何以純文字以外的方式表達，增加照片或圖表等視覺元素。
4.選擇不適合的視覺輔助工具
實物或模型適合說明，圖表適合顯示趨勢或比較，照片和卡通則適合表達概念。
了解報告的目的，選擇最適合報告的視覺輔助工具。
5.對著簡報軟體報告
主講者對報告內容應該熟悉到可以看著聽眾，而不是一直看著簡報軟體，
尤其忌諱把簡報軟體上的內容逐字照著唸。
6.把簡報軟體工具擺放在舞台中央
在聽眾正前方的應該是主講人，而不是簡報軟體工具，如果主講者站在一旁，
會成為唸旁白的角色。在大部份的演講報告場所中，把播放簡報軟體的螢幕，
斜置於舞台的一角，主講者站在舞台的中央，是較佳的選擇。
7.製造混亂
投影片避免添加無關的圖文，也避免丟給聽眾一大堆的數字，
這2種情況都會造成模糊焦點的效果。在版面方面，統一字型和大小，
二者都以適合聽眾閱讀為考量標準，不要製造視覺上的混亂。善用留白，
幫助聽眾看出哪些是主要概念，哪些則是次要概念。在數字方面，
只給予聽眾關鍵的數字，例如，公司的支出增加了40%，如果必要，
其他的次要數字可以印成講義，供聽眾在報告後參考。
8.充斥過多的訊息
1張投影片應該只有1個主要概念，使用簡報軟體的1個主要目的，是簡化複雜的資訊，
如果聽眾必須仔細研究才能了解軟體上的內容，便失去了原來的意義。
9.投影片轉換過於花俏
投影片轉換的方式會影響簡報的速度感，如果投影片是以逐漸淡出和淡入的方式轉換，
報告的步調會顯得比較慢；如果是以快速飛出和飛入的方式處理，步調則會顯得比較快。
設法統一轉換的風格。
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