2011年6月28日 99下 期末總檢會議紀錄 開始時間：12點5分 結束時間：16點整 參加人員：陳睦軒 陳渭中 吳秉修 邱筠丰 楊宛珊 林宛萱 何恭霖 詹子厚 金蓓伶 吳詠婷 劉如珍 尤迪葳 林孟萱 謝榆驊 趙逸燕 涂高瑋 陳昱文 李欣樺 趙洵 蔡婕 李怡潔 紀錄：楊宛珊 尤迪葳 ======================================================================== 一、活動檢討 (1)畢業典禮 1.加練人數太少，請聲部長多提醒組員要加練(視同社課)，幹部也要以身 作則(不能因為私人因素而不來) 2.當天還是有人遲到，很多人不知道何時集合→聲部長應該要幫忙告知社 員；社長要先找學校負責單位確定時間 3.畢典為社團的正式活動，社員除非有無法避免的因素，才可不參加 (2)成果發表會 1.因場地及老師的時間無法配合，所以辦在端午節連假的中間→觀眾太少 2.演出當天有與彰青撞期，觀眾也因此有較少→以後訂日期也要考慮到中 區其他類似性質的團是否也要表演，若要辦在外面要就要更早之前就開 始籌畫地點(例:中山堂) 3.選主題時間太晚(比賽後才討論)→下一屆能在期初就要先選出主題(選主 題前能先選一首曲子當主軸再去延伸) 4.票務 a.社員幫忙發出三張或以上的票，共拉了一百多→以後也能用相同方式 來實施(例:獎勵大家) b.票總共放了500張，但回收的只有170~200張→以做回饋單的方式來統 計，以便得知票的去向 5.宣傳 a.幹部們姍姍來遲，且到定點時有些人不敢發傳單→希望下一屆能努力推 銷社團(例：勇敢發傳單) b.被指派的地點不好發傳單，因此也要將宣傳的地點列入場勘的範圍(如 果音樂會外辦會對附近不熟悉)，可從學校延伸到場地附近，如此一來 地點和人員的分配會比較適當 c.希望社上可培養製作網宣的人才，使網路宣傳能更加引人注目 d.去霧峰吹樂器宣傳人數稍嫌少，下次能找多一點社員一起幫忙 6.海報等宣傳品設計 a.設計海報很少人參加：可能因為時間在春假連假或有想法但畫不出來 →也設獎勵增加投稿率 b.如果場地有限制，應將規則問清楚且印製在票上(例：這次場地有身高 限制，有聽眾無法進入觀眾席內) c.票可詢問廠商是否能與別人合印→將數量及成本壓低 7.公關無法掌握去洗牙的人數，往後負責人要定期向牙醫確認已洗牙和已 預約人數 8.這次宣傳品部分內容有錯，往後節目冊紙本與海報都要訂校稿日期 9.美工日人手不夠，以致事情沒做完→已定下社上相關活動日程後，幹部 不要再另外安排其他事 10.因為時程確定的時間太晚，工作人員會議有很多人無法參加，導致副社 無法盡早與工作人員協調，往後所有時程應盡早確定 11.選曲時，學指有權篩選曲子(盡量能說明原因) 12.協演人員必要才找，法國號有點多 13.第一次籌會的時間太晚→行前會與籌會日期要先確認，行前表也要出來 工作人員會議在行前會後再開 14.安排人做餐點善後的工作 15.慶功宴 a.選舉時間太晚 b.主題能PO版，讓社員提供想去的地點，不要一直重選 c.籌會時要先討論慶功宴的補助(例：工作人員是否全額補助) 16.其他 a.當天遇到圓廳打蠟無法進入社辦的情況，往後在成發前還是要先跟學 校課指組確認有無仍未告知我們的狀況 b.因為當天公車司機有晚到，午餐時間有被壓縮，往後規劃行程能多估 一些緩衝時間 c.趙洵會將成發的所用的金額po版 d.因之前回送贊助的店家有反應說不曉得送他們節目冊的作用，所以若 店家有求要看及贊助較多的廠商，再回送給該店 e.已到吃飯時間，但老師還在舞台上，往後要有人向老師提醒當天行程 f.花盡量不要由機車載 g.當天總務要記得當面給工頭錢 h.這次點工冗員太多，負責的人需事先安排妥當 i.貴賓名單要先給負責的工作人員;這次貴賓席是15個，之後可改成10個 j.觀眾進場每排、每層不需設入場順序，因為音樂會通常觀眾不會坐滿 k.宣傳品上要註明開放現場索票時間，避免有些觀眾準時到卻因為沒有 票而無法進入 l.校友反映無法進入休息室，且工作人員不清楚國台交的相關規定，場 務須事先調查並讓工作人員了解 m.前台的布置要讓動向流暢 (3)全大運 1.全大運時社團方面有許多事項不清楚，往後配合學校公差的部分要由社 長多與學校方面溝通 2.全大運也是社上正式活動，應多要求社員參加 (4)社團評鑑 要開會籌備，這次因為太慢公告評鑑日期 二、社務檢討 (1)社長選舉制度 先把面試要問的問題先列出，以免當場不知道要怎麼問候選人 (2)團練狀況 1.可在每次團練提醒演出倒數時間，很多社員不知道成發就快到了，沒有 危機意識；也有很多社員在演出前仍遲到，團練情況差 2.團練時很熱，無法靜下心團練，往後可視人數等情況，看看是否需要調 整團練位置 3.規劃制度 a.加練時間 b.臨時請假 4.期初即說明社團練習時間，請社員空下該時段，音樂會前的加練時段 則於期中考前向大家確認 (3)組練狀況 1.豎笛：出席率不佳、有突發狀況(原訂組練時間與幫忙亞大音樂會練習 時間衝突) 2.長笛：請假太多→個練比組練還要多次 3.sax：固定星期二練習 4.法國號：組練非常多次 5.低銅：人太少 6.打擊：有練兩次 7.小號：也有很多次組練 (4)請假制度 1.期初時能公布制度 2.參考制度 a.填假單 b.集點卡(一學期能請假幾次) (5)經費審查制度 1.上一屆沒有審查 2.下一屆能在期初時先訂好會花多少錢及大概會有多少追加預算 (6)小團演出 木五、銅五、sax重奏、豎笛重奏、打擊→各團盡量將人數湊齊，目前銅五 及打擊重奏較缺人 (7)社團硬體設施 1.冷氣度數不夠→課指組說若有淘汰的冷氣會給社團 2.牆壁要拆→目前公文已送出，但因校長有換人，往後社長仍需繼續向學 校詢問 3.舊譜櫃淘汰換新 4.音響設備→做解析圖貼在牆上 5. 新、舊幹部記得將鑰匙交接、高瑋要去拿先前有登記鑰匙持有者的名單 (8)樂器櫃要記得鎖上 (9)遲到不被重視→以後說幾點到就應該要幾點到(開會、團練都一樣) (10)門會加鎖 (11)本學期勞動服務有三人(因為代請沒請到) --

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