2009/12/28 開會時間 20:00 結束時間 23:30 出席幹部:劉書妤 林昱成 董咨均 陳睦軒 李怡柔 朱富筠 樂修伯 何恭霖 趙建歡 李欣樺 聲部長:張博翔 列席社員:謝昀璉 缺席幹部:曲衍哲 柳宇承 詹子厚 林以理 ================================================================================ ※開會缺席的幹部/聲部長 讀完會議記錄後要推文 (一) 期末音樂會 (1). 文書:要事先跟各聲部長說明跟贊助商家確認的資料 避免讓聲部長再跑一趟 (2). 公關: a.本次跑大贊助成效不佳成效不佳，太晚開始，且要主動去聯絡店家而 非等其回覆;下學期記得向功學社拉贊助 b.宣傳及拉贊助日期行程應提早排定 c.各聲部拉贊助情形良好 (3). 各聲部發傳單情況佳;CL.第一週未發 部長須再留意 (4). 海報拖稿;下次儘早決定題目儘早開始做 (5). 節目冊:a.演出編制頁錯誤太多;下次將演出名單po板 給大家校正 b.曲介太晚給;下學期成發曲目一確定 文書就開始要稿 (6). 演出當天 a.中午集合搬樂器速度再加快;打擊小樂器需列清單;西裝最晚這時就要準備好 b.工作人員配合度佳 但經驗不足 (太早開放觀眾入場、未注意到舞台亮度) 改進:先列出工作內容清單 → 找工人群 → 副社從中選一位工頭 → 工頭 來開會 → 分配工作 c.一些電器如麥克風、延長線...等 中午時要一一測試 d.譜架:演出前發生譜架短缺，一直在找譜架之情況 改進:應在中午排椅子時一併將譜架擺好 一發現有少或故障 樂管才有空借 e.彩排情形混亂 學指遲到 讓老師等很久;每位幹部都有責任督促團員並各自 調音 且不可擅自去忙別的事 且各聲部應先調查各組員抵達之時間 掌握彩排人數 社長要溝通好請老師來彩排的時間 並主動跟老師聯繫ex:倒水.給便當;並掌 握彩排人數及槍手抵達時間 (7). "觀眾如何得知音樂會訊息"之調查結果 a.在招待處發放給進場觀眾 回收120份 (可複選) 傳單 → 綜 大 圓 廳 男女宿 其 它 10 14 18 18 (老師有說;女兒說;學校;餐館) 海報 → 綜 大 圓 廳 女宿地下道 其 它 停車場 系 館 7 10 10 2 2 4 親朋好友告知 綜大板書 bbs MSN 狀態 路 過 其 它 78 2 4 8 3 4 c.文書會將有留e-mail的觀眾資料建檔 日後寄發演出訊息 (8). 下次BBS宣傳由公關負責 (二) 嘉管 (1). 放置樂器地點可以不必移至地下室 放戶外留人看管即可 (2). 臨時主持人表現良好~ (3). 負責跟錢有關之事宜 本應儘早拿到收據並交給總務;而總務活動完需馬上核銷 的話 也要先提醒幹部 (4). 請老師載人 社費要補助油錢 (5). 本次未確實掌握參加人數 並不需要請槍手幫忙載人;且上車時應一個個點名 人數變動會影響保險名單及餐盒的訂購 改進:將名單po板 各聲部有變動馬上回報;確定演出名單 社長、副社、學指、 總務各要有一份 (三) 校慶 (1). 樂管:注意大譜架要連同小譜架一起搬 (2). 此次未明確先集合好再一起帶至操場，訊息發布太臨時 改進:之後不論到達操場的交通工具為何 集合地點一律在門口川堂處;不要零 散各自進場 (四) 週會 (1). 所有幹部皆須掌控周會流程 (2). 抬便當人手需要4位 (3). 知道要加練 聲部長就要提早準備週會用譜 (4). 掌握加練流程 非帶過樂譜就草草結束 (五) 期末社大 (1). 宣佈事項太草率;10分鐘就結束 對21:30趕來參加的社員很抱歉 改進:a.不再安排團練後舉行社大 另選一天集合社員(亦不跟慶功宴同天) b.總務公佈社團費欠繳名單及社費收支狀況 c.給社員填匿名問卷 做為期末總檢之參考依據 (2). 今後 期初、期末皆舉辦社員大會 以利向社員溝通社務 (六) 團練 (1). 本學期CL. PER.組員出席率極不穩定;部長因事未到 也須將事務確實交待給其 它組員或幹部 組員請假要"主動"告知聲部長 (2). 學指團練出席人數太少;日後的加練會先問過團員出席情況再決定 (3). 學期初大多能準時19:00由學指團練;但學期中後段 團員遲到情況漸趨嚴重 (4). 掌控聲部人數者為聲部長 因此聲部長及幹部最晚18:40就要到社辦排椅子、 譜架 或先告知先到的幹部幫忙 (5). 下學期決定"成發能是否上場"之依據: a.學指會點名 作為成發上場依據;超過一半團練次數未到者不能上場 b.聲部長填單記錄組員組練出席情形 (細節在寒訓後檢討會議上討論) (6). 嘉管三次學指均未及時PO團練文 (七) 團務 (1). 槍手 a.各部衡量情況去找槍手 但一定要知會學指;找定後讓社長知道 社長負責聯 絡後續事宜 b.若不需要 但該聲部有外校朋友想團練 以後需比照團員收費標準繳交團費 並評估自身情況可否配合社團團練 出席率要控制 (2). 本學期印譜錢太多 改進:由學指、譜務、總務討論後決定一學期可印幾首非成發以外的新譜 (3). 整理社上存譜進度緩慢 譜務可號召社員幫忙;每個月譜務需回報進度 (4). 通訊錄: a.晚發因部份社員資料不齊 改進:各聲部迎新後陸續"確定入社"之新成員 部長要齊資料後要給文書建檔 (含系級、學號、生日、身份證字號<辦保險用>、msn) b.以後上、下學期都會發一份新的通訊錄 (5). 辦保險: 若有外籍生入社 聲部長需要另外要到一份"護照正反影本"給副社辦保險用 (6). 向其它單位借樂器: 樂管只負責幫借用者借到樂器;樂器之搬運人手請借用者自己找;歸還時亦同 (八) 其它 (1). 下學期成發 執行長為董咨~ (2). 以後社長臨時找誰幫忙 要知會所有幹部 (3). 總務已在社板更新繳費名單 請聲部長通知尚未繳交團費的社員儘快繳交 欠繳幹部應以身作則儘快交錢;有困難者可私底下跟總務富筠溝通 (). 今後若有需聲部長回報之事項 請直接在討論該活動之會議紀錄上回覆 ※ 下次開會:1/16 13:00 寒訓行前會議 開完會一起幫美工做海報~ 記錄 by 欣樺 --

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