事情做到一半才發現有所疏漏，以致影響工作進度；有很多方法可以將工作做好，卻不懂 得活用；非得等到工作期限將屆、火燒屁股了，才開始動手；臨時狀況導致原訂計畫大亂 ，只得手忙腳亂地重新安排全部事務…… 明明一開始也有心要將事情做好，為何最後老 落得力不從心、草草以終呢？ 不是工作太難，而是做法太粗糙 面對工作做不好的窘境，有些人或許會歸咎於自己才華不夠或能力不足，但日本知名教育 學者與效率專家齋藤孝認為，這只是一種推諉的逃避心態。他在《規劃力》書中以「讀書 和考試」為例說明，考試考不好時，一般人多半會以「這個科目我不拿手」當藉口，但其 實問題主要出在於「溫書規劃不理想」或「考試時間分配不當」。日本工作技巧訓練專家 神澤順在《大工作術》書中也指出，人們在工作上之所以會手忙腳亂或漏洞百出，根本原 因通常不是工作本身太過困難，而是實踐步驟太過粗糙──亦即，事前沒有以通盤觀點進 行思考及規畫，凡事只憑臨機應變，致使「早知道先做XX就好了」的憾恨層出不窮。 因此，唯有坦承「規劃不夠周全，才讓事情進展不如預期」，才能正視問題的根源，找出 解決之道。 規劃：預先安排工作流程 所謂「規劃」，日本管理大師大前研一在《研磨工作力》書中界定如下：「預先思考整體 計畫，安排好工作執行的程序，創造一個讓所有人都不會白費力氣，而且高效率的工作情 況。」齋藤孝則指出，日本有句話說「規劃占工作的八成」，意思是工作的成敗有八成取 決於規劃的完善與否。事前規劃做得好，就像預先安排好旅遊動線及交通工具，由於已經 全盤掌握工作的每一個環節，所以接下來只需逐一完成各作業細項即可；反之，如果走一 步算一步，去到一個景點之後，才開始翻旅遊書、訂車票，很容易就會出現流程銜接不順 ，甚至是出錯或做白工的情況。 拆解：搭建達成目標的行動階梯 從上述可知，規劃可說是把工作做好的第一步，因為每一項任務或計畫，都會被賦予最終 的目標及成果，所以勝負優劣的決戰點，就在於如何找出一條最省力、最高效率的路徑， 在過程中踩著從容的步調，從「現狀」通往「目標」。關於工作執行順序的安排，齋藤孝 做了一個很傳神的比喻：工作規劃就如同在「現狀」與「目標」這兩點之間，建立起一道 「階梯」，透過拆解工作流程，帶領人們一步一步走向終點。用階梯做比喻，象徵著工作 規畫的三大意義： 一是唯有每一階與每一階確實銜接，才構成階梯。因此，沿著階梯前進時，沿途中若有任 何一階踩空了，便可以立即察覺執行步驟的設計有所疏漏，還能明確掌握錯誤的位置與範 圍，及時進行修正，讓工作執行不至於中斷。二是階梯的每一階，都必定是雙腳可以跨上 的高度與距離。這意味著，若想要實現目標，除了要切割工作流程，釐清各個階段應該完 成哪些作業外，還必須確保每一個細分的作業項目，都是可以被確實完成的大小與份量。 如此，工作者才能對整體工作進行的狀況進行管理，並輕易掌握進度。三是階梯能讓距離 遠近變得明確，每當躍過一階，都可以測量自己距離目標又近了一步。這種可以具體感受 到的「進展」，將可為工作者帶來成就感及更大的幹勁：只要再往前一步、再往前一步? 就快要抵達終點了。 7步驟完成工作規劃，晉升工作達人針對如何將整體工作拆解成明確可執行的細部作業， 在彙整二十餘本相關主題的書籍之後發現，不同作者對於流程的劃分與切割或許見解不同 ，但大抵都會涵蓋以下3個概念：對目標方針的確認、對執行作業的細分，以及對時間的 安排與掌控。畢竟，過程安排得再縝密、時間掐得再怎麼緊，方向錯了也是徒勞無功；不 標再怎麼遠大、執行得多麼漂亮，時程延遲了也是枉然。 以此為基礎，一項工作的規劃大致可拆解為7個步驟：1.制定明確目標→2.拆解作業流程 →3.理出優先順序→4.委派分配任務→5.精準掌握時程→6.找出風險因子→7.總結檢討改 善。這7道步驟構成了一個工作管理與改善的循環，唯有完整走完整個流程，並將每一次 經驗做為下一次改善的起點，才能讓工作規劃愈來愈精進，晉升做事思緒明晰、從容自信 的工作達人。 （整理‧撰文 / 謝明彧，編輯 / 齊立文） 文章來源：《經理人月刊》2011.7月號 -- 滿紙荒唐言 一把辛酸淚 都云作者痴 誰解其中味 說到心酸處 荒唐越可悲 由來同一夢 休笑世人痴 --

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