事情做到一半才发现有所疏漏，以致影响工作进度；有很多方法可以将工作做好，却不懂 得活用；非得等到工作期限将届、火烧屁股了，才开始动手；临时状况导致原订计画大乱 ，只得手忙脚乱地重新安排全部事务…… 明明一开始也有心要将事情做好，为何最後老 落得力不从心、草草以终呢？ 不是工作太难，而是做法太粗糙 面对工作做不好的窘境，有些人或许会归咎於自己才华不够或能力不足，但日本知名教育 学者与效率专家斋藤孝认为，这只是一种推诿的逃避心态。他在《规划力》书中以「读书 和考试」为例说明，考试考不好时，一般人多半会以「这个科目我不拿手」当藉口，但其 实问题主要出在於「温书规划不理想」或「考试时间分配不当」。日本工作技巧训练专家 神泽顺在《大工作术》书中也指出，人们在工作上之所以会手忙脚乱或漏洞百出，根本原 因通常不是工作本身太过困难，而是实践步骤太过粗糙──亦即，事前没有以通盘观点进 行思考及规画，凡事只凭临机应变，致使「早知道先做XX就好了」的憾恨层出不穷。 因此，唯有坦承「规划不够周全，才让事情进展不如预期」，才能正视问题的根源，找出 解决之道。 规划：预先安排工作流程 所谓「规划」，日本管理大师大前研一在《研磨工作力》书中界定如下：「预先思考整体 计画，安排好工作执行的程序，创造一个让所有人都不会白费力气，而且高效率的工作情 况。」斋藤孝则指出，日本有句话说「规划占工作的八成」，意思是工作的成败有八成取 决於规划的完善与否。事前规划做得好，就像预先安排好旅游动线及交通工具，由於已经 全盘掌握工作的每一个环节，所以接下来只需逐一完成各作业细项即可；反之，如果走一 步算一步，去到一个景点之後，才开始翻旅游书、订车票，很容易就会出现流程衔接不顺 ，甚至是出错或做白工的情况。 拆解：搭建达成目标的行动阶梯 从上述可知，规划可说是把工作做好的第一步，因为每一项任务或计画，都会被赋予最终 的目标及成果，所以胜负优劣的决战点，就在於如何找出一条最省力、最高效率的路径， 在过程中踩着从容的步调，从「现状」通往「目标」。关於工作执行顺序的安排，斋藤孝 做了一个很传神的比喻：工作规划就如同在「现状」与「目标」这两点之间，建立起一道 「阶梯」，透过拆解工作流程，带领人们一步一步走向终点。用阶梯做比喻，象徵着工作 规画的三大意义： 一是唯有每一阶与每一阶确实衔接，才构成阶梯。因此，沿着阶梯前进时，沿途中若有任 何一阶踩空了，便可以立即察觉执行步骤的设计有所疏漏，还能明确掌握错误的位置与范 围，及时进行修正，让工作执行不至於中断。二是阶梯的每一阶，都必定是双脚可以跨上 的高度与距离。这意味着，若想要实现目标，除了要切割工作流程，厘清各个阶段应该完 成哪些作业外，还必须确保每一个细分的作业项目，都是可以被确实完成的大小与份量。 如此，工作者才能对整体工作进行的状况进行管理，并轻易掌握进度。三是阶梯能让距离 远近变得明确，每当跃过一阶，都可以测量自己距离目标又近了一步。这种可以具体感受 到的「进展」，将可为工作者带来成就感及更大的干劲：只要再往前一步、再往前一步? 就快要抵达终点了。 7步骤完成工作规划，晋升工作达人针对如何将整体工作拆解成明确可执行的细部作业， 在汇整二十余本相关主题的书籍之後发现，不同作者对於流程的划分与切割或许见解不同 ，但大抵都会涵盖以下3个概念：对目标方针的确认、对执行作业的细分，以及对时间的 安排与掌控。毕竟，过程安排得再缜密、时间掐得再怎麽紧，方向错了也是徒劳无功；不 标再怎麽远大、执行得多麽漂亮，时程延迟了也是枉然。 以此为基础，一项工作的规划大致可拆解为7个步骤：1.制定明确目标→2.拆解作业流程 →3.理出优先顺序→4.委派分配任务→5.精准掌握时程→6.找出风险因子→7.总结检讨改 善。这7道步骤构成了一个工作管理与改善的循环，唯有完整走完整个流程，并将每一次 经验做为下一次改善的起点，才能让工作规划愈来愈精进，晋升做事思绪明晰、从容自信 的工作达人。 （整理‧撰文 / 谢明彧，编辑 / 齐立文） 文章来源：《经理人月刊》2011.7月号 -- 满纸荒唐言 一把辛酸泪 都云作者痴 谁解其中味 说到心酸处 荒唐越可悲 由来同一梦 休笑世人痴 --

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