一、職務起迄時間：101.9-102.6 二、擔任職務：副社長 三、姓名(系級)：趙九峯(生技三) 四、交接項目： 1.送舊資料 2. 52nd同堂資料 五、職責： 1. 舉辦同堂 2. 舉辦送舊 3. 新生入社事宜，包括:填寫通訊錄、代收社費、確認繳交社費後蓋社章 4. 管理社辦鑰匙(發給已繳社費後有需要之社員) 5. 於社務之運作及社團管理上協助社長。 六、工作內容： (一)同堂: 1.同堂為兩年舉辦一次讓歷屆學長姊們回來的活動，活動方式自由，可以 是辦桌、烤肉、活動…等，可以辦在上學期也可以辦在下學期，通常辦 在下學期。可以在校內，也可以在校外，校內的話需要提前搶場地。由 主辦人於籌備會議主持討論決定。本次是以分享為主軸”有時候往事並 不如煙”為題，以影展、分享回憶、穿插小活動方式呈現。 2.分配通訊、寄送邀請卡、提早告知學長姊活動時間：同堂前最重要的工 作就是要分配大家告知歷屆學長姊們活動舉辦的時間。這次是在活動舉 辦於下學期的102年5月4日，在上學期期末101年12月時寄信預告第一批 在前次同堂答應可以幫忙聯絡的學長姊，102年1月完成第一次電話告知 、下學期初102年3月完成第二次電話告知並寄出邀請卡、4月打電話詢 問是否出席。(提醒：學長姊是有工作且分散在台灣各地甚至在國外， 提早告訴學長姊，才能讓他們能提早安排時間，空出時間來參加，是禮 貌也是貼心、讓更多學長姊能回來。確認出席，也讓在校的我們能預估 同堂當日食物、餐具、禮物的準備。分配通訊時，可以視情況補助聯絡 人) 3.補齊、修正學長姊資料：這是一件很重要的工作!學長姊的電話、住址、 e-mail有可能會更新，在打電話時要和學長姊重新確認，以便往後的電 話聯絡與邀請卡寄送。 4.工作安排：決定活動內容後，分配工作，每個工作找出主要負責人。工 作安排詳見籌備會議資料。 5.準備給學長姊的禮物：紀念品的呈現方式可以討論決定，找廠商、問價 錢，價格合理負擔又不會太大為原則。 (二)送舊: 1.場地：如果要辦在社辦以外的地方要搶場地。這次辦於圓廳301是考慮到 下雨的問題。 2.準備給畢業生的禮物、邀請卡(畢業生+司機大哥+東海山社+教練+指導老師) 3.酒、食物 七、困難與解決方式： 自己在當副社前是對辦活動(除了開隊)完全沒經驗也很少參加活動的 人，所以對活動的主題沒有想法對細部流程更沒有想法，自顧自地焦慮緊 張。解決方式就是一直問人，問問學長姊以前的同堂發生過甚麼事情、問 問他們回來時希望如何如何、看看以前留下的資料、想想假如是自己回來 希望是怎甚麼樣子，開會前盡量生出一個簡單的想法給大家，讓大家有得 討論，大家聚在一起討論自然就會有東西了: D謝謝大家在開會時地的你 一句我一句、謝謝劉安一直給我一些關於活動準備的想法、也很負責任地 把同堂的資料整理給我了。 工作分配下去之後有時候會碰到一些問題，使工作無法如期完成，在發 現狀況後要趕快找負責人討論，看是需要更多人手支援或是要換方式。 辦送舊過程發現在預算方面沒辦法作很好的評估，歷屆送舊也因為是 社內固定活動花費都是直接記在總務的帳本上，往後每年送舊除了總務記 帳外，會請負責送舊總務的人另外做出一張獨立的支出表，給總務存放、 供往後送舊作參考。 八、分工情形與建議: 除了活動前的工作分配，活動當天的工作分配也應事前分配清楚，讓 大家在活動當天享受活動進行亦能有效率地分工合作，例如在接待桌的排 班、接收外送食物的人。 另外很抱歉的是，同堂和送舊都沒有開檢討，真的很抱歉，以後一定 要落實，有檢討才能供未來參考。 九、心得： 記得那時倩哥問我要不要當副社，我只是在電腦桌前很隨興地回答如 果真的沒人我應該也可以，沒想到我就變副社了。這次當副社碰巧又遇到 了兩年一度的同堂，想當年小大一的我只是懵懵懂懂地參加了同堂，沒想 到這次居然變成主辦人，雖說如此，回頭一看，辦同堂的過程讓我在山社 有收穫很大的感覺，我看見了出隊以外不一樣的大家，看見大家用美麗的 文字、圖畫、音樂、影像傳達對山社、在山中的感覺、出隊的回憶，也期 待這些在同堂時和學長姊激出美麗的火花，等他們回來時開啟話匣，好聽 故事。沒想到同聚一堂真的是令人如此感動，學長姊很熱情。謝謝所有投 稿的人、為了準備食物東奔西跑的食物組、畫畫的舒安、繹荃和可愛的張 茜、主持人亞琪和溫豬、分享的學長姊&any所有一起準備的和參與大家， 記得那天早上，不但一起來整理場地、還去清廁所呢!超級感動也超級動感 : D也謝謝回來的學長姊們。 送舊讓我看到有潛力的學XD(極大驚!)送舊也是真的很謝謝大家的幫忙 ，畢業生都說很喜歡畢業禮物呢: D送舊真的真的很謝謝很謝謝大家，記得 送舊那段時間，同堂剛結束，又要去初嚮，大家都很累，每星期還是用中午 短短時間開會，辛苦了> <比較抱歉的是我真的很不會主持，不過大家還是 很自動地喝了^ ^ 總之呢!當副社過程，投入越多，收獲也越多，副社就這樣不小心當完 了，我也更愛山社了: D 十、給下屆副社-建齊 要好好地當哲志的好主”副”喔^ ^!幫他看見他看不見的，主動看見他 需要的幫忙。這學期你同時也當了服務學習的TA，好好地帶領學弟妹、凝聚 大家，相信你可以的: D --

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