一、职务起迄时间：101.9-102.6 二、担任职务：副社长 三、姓名(系级)：赵九峯(生技三) 四、交接项目： 1.送旧资料 2. 52nd同堂资料 五、职责： 1. 举办同堂 2. 举办送旧 3. 新生入社事宜，包括:填写通讯录、代收社费、确认缴交社费後盖社章 4. 管理社办钥匙(发给已缴社费後有需要之社员) 5. 於社务之运作及社团管理上协助社长。 六、工作内容： (一)同堂: 1.同堂为两年举办一次让历届学长姊们回来的活动，活动方式自由，可以 是办桌、烤肉、活动…等，可以办在上学期也可以办在下学期，通常办 在下学期。可以在校内，也可以在校外，校内的话需要提前抢场地。由 主办人於筹备会议主持讨论决定。本次是以分享为主轴”有时候往事并 不如烟”为题，以影展、分享回忆、穿插小活动方式呈现。 2.分配通讯、寄送邀请卡、提早告知学长姊活动时间：同堂前最重要的工 作就是要分配大家告知历届学长姊们活动举办的时间。这次是在活动举 办於下学期的102年5月4日，在上学期期末101年12月时寄信预告第一批 在前次同堂答应可以帮忙联络的学长姊，102年1月完成第一次电话告知 、下学期初102年3月完成第二次电话告知并寄出邀请卡、4月打电话询 问是否出席。(提醒：学长姊是有工作且分散在台湾各地甚至在国外， 提早告诉学长姊，才能让他们能提早安排时间，空出时间来参加，是礼 貌也是贴心、让更多学长姊能回来。确认出席，也让在校的我们能预估 同堂当日食物、餐具、礼物的准备。分配通讯时，可以视情况补助联络 人) 3.补齐、修正学长姊资料：这是一件很重要的工作!学长姊的电话、住址、 e-mail有可能会更新，在打电话时要和学长姊重新确认，以便往後的电 话联络与邀请卡寄送。 4.工作安排：决定活动内容後，分配工作，每个工作找出主要负责人。工 作安排详见筹备会议资料。 5.准备给学长姊的礼物：纪念品的呈现方式可以讨论决定，找厂商、问价 钱，价格合理负担又不会太大为原则。 (二)送旧: 1.场地：如果要办在社办以外的地方要抢场地。这次办於圆厅301是考虑到 下雨的问题。 2.准备给毕业生的礼物、邀请卡(毕业生+司机大哥+东海山社+教练+指导老师) 3.酒、食物 七、困难与解决方式： 自己在当副社前是对办活动(除了开队)完全没经验也很少参加活动的 人，所以对活动的主题没有想法对细部流程更没有想法，自顾自地焦虑紧 张。解决方式就是一直问人，问问学长姊以前的同堂发生过甚麽事情、问 问他们回来时希望如何如何、看看以前留下的资料、想想假如是自己回来 希望是怎甚麽样子，开会前尽量生出一个简单的想法给大家，让大家有得 讨论，大家聚在一起讨论自然就会有东西了: D谢谢大家在开会时地的你 一句我一句、谢谢刘安一直给我一些关於活动准备的想法、也很负责任地 把同堂的资料整理给我了。 工作分配下去之後有时候会碰到一些问题，使工作无法如期完成，在发 现状况後要赶快找负责人讨论，看是需要更多人手支援或是要换方式。 办送旧过程发现在预算方面没办法作很好的评估，历届送旧也因为是 社内固定活动花费都是直接记在总务的帐本上，往後每年送旧除了总务记 帐外，会请负责送旧总务的人另外做出一张独立的支出表，给总务存放、 供往後送旧作参考。 八、分工情形与建议: 除了活动前的工作分配，活动当天的工作分配也应事前分配清楚，让 大家在活动当天享受活动进行亦能有效率地分工合作，例如在接待桌的排 班、接收外送食物的人。 另外很抱歉的是，同堂和送旧都没有开检讨，真的很抱歉，以後一定 要落实，有检讨才能供未来参考。 九、心得： 记得那时倩哥问我要不要当副社，我只是在电脑桌前很随兴地回答如 果真的没人我应该也可以，没想到我就变副社了。这次当副社碰巧又遇到 了两年一度的同堂，想当年小大一的我只是懵懵懂懂地参加了同堂，没想 到这次居然变成主办人，虽说如此，回头一看，办同堂的过程让我在山社 有收获很大的感觉，我看见了出队以外不一样的大家，看见大家用美丽的 文字、图画、音乐、影像传达对山社、在山中的感觉、出队的回忆，也期 待这些在同堂时和学长姊激出美丽的火花，等他们回来时开启话匣，好听 故事。没想到同聚一堂真的是令人如此感动，学长姊很热情。谢谢所有投 稿的人、为了准备食物东奔西跑的食物组、画画的舒安、绎荃和可爱的张 茜、主持人亚琪和温猪、分享的学长姊&any所有一起准备的和参与大家， 记得那天早上，不但一起来整理场地、还去清厕所呢!超级感动也超级动感 : D也谢谢回来的学长姊们。 送旧让我看到有潜力的学XD(极大惊!)送旧也是真的很谢谢大家的帮忙 ，毕业生都说很喜欢毕业礼物呢: D送旧真的真的很谢谢很谢谢大家，记得 送旧那段时间，同堂刚结束，又要去初向，大家都很累，每星期还是用中午 短短时间开会，辛苦了> <比较抱歉的是我真的很不会主持，不过大家还是 很自动地喝了^ ^ 总之呢!当副社过程，投入越多，收获也越多，副社就这样不小心当完 了，我也更爱山社了: D 十、给下届副社-建齐 要好好地当哲志的好主”副”喔^ ^!帮他看见他看不见的，主动看见他 需要的帮忙。这学期你同时也当了服务学习的TA，好好地带领学弟妹、凝聚 大家，相信你可以的: D --

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