一、 會議時間：99.9.5(日) 15:15開始 二、 會議地點：車社社辦 三、 與會人員：甩尾、琮富、小夫、龍翔、嘉君 (主席：琮富；記錄：嘉君) 四、 議程 (問題→原因→解決) ： A籌備期 a公文沒人接收、開會沒到，以致沒申請到攤位 →主辦人表示沒收到通知 →1社長再跟學生會確認是否有社團聯絡人資料 2要有人常常去圓廳二樓課指組前面的社團信箱收信 ｂ籌備人力太少，且没有組織性 →1逢暑假，社員大多不在台中，主辦人也不在→主辦人要積極聯絡 2沒有統計人力和分配工作 c宣傳太晚，資訊不足 →傳單和布置物品做太趕 →1應及早準備，書面的文字內容要留時間請社員校稿 2建議網管幫忙網宣 3傳單上的聯絡人電話再多一組 d布置攤位沒有計畫→不知道場地型態→最晚應在前一天先場勘 e沒有安排招生手法去吸引和應對新生 →沒有人想出特別活動、人員沒有先訓練 →1應該要及早規劃(臨時安插的賣單車活動效果不佳) 2建議可以準備茶水招待新生 3要先模擬應對新生的話術及流程 f沒有行事曆→行事曆太晚確定→最晚在開學前二週，行事曆就應該出來 B社博當天 a布置攤位太慢、缺少物品(例：筆) →1物品臨時才準備→最晚應在前一天將所需物品裝箱 2沒有借到桌椅，只能使用社辦笨重的桌子→有申請到場地就有桌椅 ※此次缺乏的所需物品：資料夾、社評、硬板、傳單盒、筆(給新生留資料又可考慮 做成宣傳品)、行事曆、海報、垃圾袋 b顧攤及發傳單人力配置不佳 →1人員太少→跟事前聯絡有關 2顧攤的人可以再改進→1應積極招呼新生、宣傳服務學習和迎新活動 2維持攤位整潔 3攤位至少要留一人 3發傳單的人可以再改進→1建議也帶表格讓新生留資料 2盡量將新生引領至攤位 3也可以幫忙宣傳服務學習和迎新活動 c活動沒有留下圖像記錄→沒有人負責拍照→安排攝影人員 d有點草率結束→下午遭遇大雨→撤攤要快，迎新活動要有雨備 C結論 a造成以上所有問題的根本原因是：沒有籌備會議規劃、安排一切！ b主辦人在上學期末早已確定，暑假卻沒有及早準備，最好能交企劃書 c以後期末決定好主辦人時，也需一併確定籌備會時間和活動大致內容 五、 臨時動議 A後續迎新活動(三部曲) a迎新出遊 -9／6(一)18：30社辦集合 -地點：興大校園及周邊 -主辦：彥伯 -甩尾和小夫安排雨備 b迎新影片 -9／16(四)晚上 -主辦：琮富 -內容(暫定)：影片【練習曲】賞析 c迎新茶會 -9／29(三)19：00 -主辦：瑪社長、嘉君 B期初社員大會訂在9／15(三)19：00開始 六、 備註 A務必準時出席會議，請吃飽再來開會，會議上只可喝水 B以上未標明地點的活動和會議，都是暫定在車社社辦進行 C請社員踴躍參加活動，並多和新生交流 --

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