一、 会议时间：99.9.5(日) 15:15开始 二、 会议地点：车社社办 三、 与会人员：甩尾、琮富、小夫、龙翔、嘉君 (主席：琮富；记录：嘉君) 四、 议程 (问题→原因→解决) ： A筹备期 a公文没人接收、开会没到，以致没申请到摊位 →主办人表示没收到通知 →1社长再跟学生会确认是否有社团联络人资料 2要有人常常去圆厅二楼课指组前面的社团信箱收信 ｂ筹备人力太少，且没有组织性 →1逢暑假，社员大多不在台中，主办人也不在→主办人要积极联络 2没有统计人力和分配工作 c宣传太晚，资讯不足 →传单和布置物品做太赶 →1应及早准备，书面的文字内容要留时间请社员校稿 2建议网管帮忙网宣 3传单上的联络人电话再多一组 d布置摊位没有计画→不知道场地型态→最晚应在前一天先场勘 e没有安排招生手法去吸引和应对新生 →没有人想出特别活动、人员没有先训练 →1应该要及早规划(临时安插的卖单车活动效果不佳) 2建议可以准备茶水招待新生 3要先模拟应对新生的话术及流程 f没有行事历→行事历太晚确定→最晚在开学前二周，行事历就应该出来 B社博当天 a布置摊位太慢、缺少物品(例：笔) →1物品临时才准备→最晚应在前一天将所需物品装箱 2没有借到桌椅，只能使用社办笨重的桌子→有申请到场地就有桌椅 ※此次缺乏的所需物品：资料夹、社评、硬板、传单盒、笔(给新生留资料又可考虑 做成宣传品)、行事历、海报、垃圾袋 b顾摊及发传单人力配置不佳 →1人员太少→跟事前联络有关 2顾摊的人可以再改进→1应积极招呼新生、宣传服务学习和迎新活动 2维持摊位整洁 3摊位至少要留一人 3发传单的人可以再改进→1建议也带表格让新生留资料 2尽量将新生引领至摊位 3也可以帮忙宣传服务学习和迎新活动 c活动没有留下图像记录→没有人负责拍照→安排摄影人员 d有点草率结束→下午遭遇大雨→撤摊要快，迎新活动要有雨备 C结论 a造成以上所有问题的根本原因是：没有筹备会议规划、安排一切！ b主办人在上学期末早已确定，暑假却没有及早准备，最好能交企划书 c以後期末决定好主办人时，也需一并确定筹备会时间和活动大致内容 五、 临时动议 A後续迎新活动(三部曲) a迎新出游 -9／6(一)18：30社办集合 -地点：兴大校园及周边 -主办：彦伯 -甩尾和小夫安排雨备 b迎新影片 -9／16(四)晚上 -主办：琮富 -内容(暂定)：影片【练习曲】赏析 c迎新茶会 -9／29(三)19：00 -主办：玛社长、嘉君 B期初社员大会订在9／15(三)19：00开始 六、 备注 A务必准时出席会议，请吃饱再来开会，会议上只可喝水 B以上未标明地点的活动和会议，都是暂定在车社社办进行 C请社员踊跃参加活动，并多和新生交流 --

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