各位中興管樂社/政大管樂團的成員大家好： 以下是3/19號 下午兩點 兩校聯合音樂會的檢討會紀錄， 鑒於兩校各自習慣之記錄方式不同， 於是將有由中興文宣以及政大文宣紀錄之兩版不同會議紀錄 但此次中興、政大聯合音樂會之檢討記錄已由雙方負責人詳細交叉檢閱、認可， 若仍有任何疑慮歡迎參閱 NCHU-Wind / NCCU_Wind 團版上會議記錄或向負責人索取 會議錄音檔 對於此次交流音樂會中未臻完善之事宜，四位負責人再次致上萬分歉意， 並期待未來能有更良好的互動與交流。 中興管寒訓總召 陳渭中 政大管寒訓總召 陳宴慈 中興管學生指揮 吳秉修 政大管寒訓副召 蔡承恩 ------------------------------------------------------------------------------ 2011/03/19 聯合音樂會會議紀錄 地 點：中興管樂社社辦 　　　　　　 開會時間 14:10 結束時間 16:10 與會人員： 興大管樂社（以下簡稱興）> 楊宛珊、涂高瑋、趙　洵、吳秉修、陳渭中、陳睦軒、 陳昱文、林宛萱 政大管樂團（以下簡稱政）> 陳宴慈、蔡承恩、沈佳蓉、蔡珮琦、洪郁翔、洪敬富、 王瑞昌 紀 錄：蔡珮琦 檢討事項： 一、籌備期 （一）宣傳→政大負責所有設計，節目本印製由政大負責，海報及宣傳單印製由 中興負責。沒有宣傳活動。 1.宣傳品價錢分攤 　政：報帳需要收據，而收據無法分割，若文宣品價錢對分政大報帳會有困難， 因此不希望文宣品金額對分。 　興：餐盒部分價錢可以對分，為何文宣品無法比照辦理？ 　政：餐盒部分兩校可分別訂不同數量，所以收據可以分開。 2.宣傳品印製數量過大，且未如期印製 　政：興大檢討會提到太晚印製海報的問題，為何事先未規劃，事發當時也未 反應此問題？ 　興：宣傳單和海報因未在原訂雙方美工協調時間交稿，導致印製時間過遲。 　政：興大未提出deadline，是事後才知道有此問題，若要宣傳應當初就先 告知時間，然而在籌備期都是政大方面主動聯絡興大美宣，未得到 積極回應。 　興：雙方未事先溝通好時間，導致後來未如期印製以及無法確實達到宣傳 效果。 　政：想海報的份數（200張）是如何決定？政大通常印100張也不一定用的完。 　興：一般音樂會都是印此數量，一方面要存底，另一方面要在音樂會時做場 佈用。 　政：不知道興大會印製那麼大的份數，有告知興大節目本印製數量，興大卻 沒告知海報印製數量。 3.宣傳活動不確實 　政：當初計畫由興大負責宣傳品與海報，即考量到興大可以在台中本地幫忙 做宣傳，而政大從台北下台中，宣傳較為困難，這部分有地域上的考量。 　興：企劃書上為何沒有關於宣傳的規劃？ 　政：海報和宣傳單應是印製者負責張貼及發送，然而企畫書上缺漏了宣傳的 詳細規劃，但對話紀錄上有關於宣傳活動的討論。而企畫書擬訂後， 1月30日即將企畫書寄給興大，但直到2月9日開行前說明會當天， 興大方面都未提出任何意見及問題，若有任何問題應該在當時就提出。 　興：關於海報的張貼，會議記錄有提及宣傳由中興負責，然而2月8日海報 印出、9日兩校開行前會，而9日中興被告知海報要修改，10日中興即出 發前往寒訓，一直到14日音樂會，都沒有時間做宣傳。原規劃音樂會當 天做宣傳，但後來也因未分配好工作而取消，導致宣傳不確實、效果 不彰。 　政：宣傳部分未訂定詳細日期為雙方疏失，而這次音樂會時間較晚訂定，至 寒訓中間又卡到過年，很多店家休息，導致這次宣傳部份的疏失。 →宣傳活動未確實規劃，未來宣傳前應於企劃書中詳細列出宣傳日期及雙方 工作分配。 （二）音樂會時間→原定2月14日下午14:30，但1月28日因興大未事先與指揮 溝通時間，欲改為2月14日晚上，但因政大團員回家有困難，才臨時改 為2月14日下午17:30 　政：中興社員是否知道整個音樂會時間更改的過程以及原因？ 　興：社員只知道最後的結果，中間有人提出疑問，有向他們解釋原因。 　政：有注意到中興社員對音樂會時間提出不滿，而政大部分覺得有點委屈， 因為政大也不希望音樂會更改為此時間。 政大認為中興方面應向團員做官方說明，解釋整件事發生的經過。 　興：沒有向社員做充分的公開說明為興大方面的疏失，但有對表示不滿者在 私下做解釋，他們事後也沒有問題了。檢討會結束後會完整把雙方疏失 向社員們解釋，給他們一個交代。 （三）惠蓀堂場地費用 　政：在集訓期間中興表示希望政大支付惠蓀堂場地費用，然而在事前溝通時 興大表示惠蓀堂不需要場地費。 　興：因為興大方面在餐盒及文宣品部分有超支情形，希望政大以其他名目幫 忙分攤費用，而事後也沒有再向政大要求此費用。 　興：惠蓀堂並非免費使用，而是經過興大管樂社交涉後不需要付費，若被 學校知道兩校合作狀況，學校可能還是會要求支付費用。 　政：不太明瞭兩所謂「兩校合作狀況」的意思。因為過去有外校生利用 在校生名義免費使用場地的經驗，但這次合作因兩校都有演出， 並非此狀況。 　政：雙方此次為合作關係，若希望政大幫忙分攤場地費可以事先告知， 但不希望興大以補助場地費名義向政大要求款項，用以支付其他 費用，如此違反雙方公平信任的原則。若有任何金錢上的困難 可以直接告知，政大方面可以體諒並協助分擔。 　興：這部分興大在金錢管理方面有疏失，向政大道歉。希望未來 金錢方面不要再有巧立名目的狀況，應最初就溝通好。 （四）合演曲目 　興：原定曲目順序為先"Omens"再"一枝花"，為何後來有更動？ 　政：最初計畫合演曲目放在音樂會最後面，但後來音樂會時間更改， 政大團員有回家方面的困難，因此將合演曲目改到兩校曲目的 中間，考量到老師上下場的問題，也將兩首合演曲目順序對調。 　興：有聽到風聲，因為此為兩校這次唯一的交流活動，希望不要再聽到 任何的批評。 　政：合演曲目討論過程不構周全，當初為雙方各自決定，給對方聽過音樂 ，達成協議即決定曲目，但事後聽說興大部分社員認為合演曲目太難， 而政大因曾演出此曲，覺得難易度沒有問題才提出，這部分可能未考量 到初學者的困難。若興大覺得難易度有異議應事前就提出，若事後才再 討論並沒有意義，對兩校觀感也不佳。 （五）音樂會當天行程規劃 　＊討論內容： 　　1月28日>14:30政大到場並場布 　　　　　　15:30熱嘴並發餐盒 　　　　　　16:00-16:15政大彩排 　　　　　　16:15-16:30中興彩排 　　　　　　16:30-17:00合演曲目彩排 　　　　　　17:00入場 　　　　　　17:30表演開始 　　　　　　（團康再討論） 　　　　　　（此時政大即表示約有30個人需考慮回家問題，但還未確定寒訓 人數，但預估在45人內） 　　1月30日>政大希望一起吃飯和團康，再進行場布，後來興大表示行程太趕， 無法一起吃飯，但依然有團康時間一小時13:30-14:30　　 之後政大將企畫書擬定後將當天時間行程詳細列出，並交由 中興過目，並未提出問題 　興：當時討論沒有問題，是當天的臨時狀況出問題。 　政：此留至音樂會當天再討論。想請問1月30日即寄送企畫書給中興，為什麼 2月2日中興版上公布的行程並沒有團康時間？ 　興：這是個人疏失。但在營期間發的行程表上有團康的規劃，社員也是當時 才知道有團康。 （六）場勘　→原定場勘時間（2月9日）因無法進入惠蓀堂而臨時改為在 中興管樂社辦開會 　政：什麼時候確定有場地？ 　興：社長陳睦軒有向副社陳渭中表示當天無法借到場地，也有告知政大方面。 　政：一月底即決定場勘日期，但當天才被告知借不到場地，覺得有點晚。 　興：開會前才知道要場勘，內部未溝通好。 　政：中興內部溝通應更加緊密。當天開會沒有問題。 二、音樂會當天 （一）團康臨時取消　→興大因當天飄雨導致車程拉長，且惠蓀堂臨時整修而 未通知，導致搬樂器無法使用斜坡而需一個個搬， 花了較長時間，一點多才抵達表演場地；政大亦在 13:30-40左右才抵達。 　政：什麼時候決定要取消團康，改為午餐？只在前一天被告知要取消餐盒， 未告知團康也取消。 　興：前一天即決定要取消團康。原規劃時間即不夠興大抵達，當初未規劃好緩衝 時間。 雙方對餐盒認知也不同，興大認為是午餐，政大認為是晚餐。 這方面未溝通好。 　政：若要取消團康，應確實告知時間點，無法接受團康取消，總召也是表演當時 才知道取消原因。訂定好的時間表雙方應確實遵守。 （二）場布 1. 　政：觀眾反應無法從正門進入惠蓀堂，須由側門進入，且當天沒有人指引方向。 　興：本來就是這樣。惠蓀堂內有貼海報，若在外面貼海報會被風吹走、被雨淋濕 　政：海報貼在裡面沒有指引效果，觀眾不知如何進入惠蓀堂內， 指引方式要再調整，中興若事先告知此狀況即可先和觀眾說明。 2.內場　→政大負責內場，幫忙搬椅子及譜架 / 惠蓀堂臨時整修 　政：未感受到中興有主動與政大溝通的誠意。 　興：因臨時狀況（惠蓀堂整修）導致當天狀況有點混亂，無法主動與政大溝通。 　政：希望有人可以在場告知政大狀況，當天狀況過於混亂，政大為外來者， 不了解狀況，應多提供政大幫助。 政大僅負責搬椅子及譜架 （先拿中興再拿政大）， 興大自行搬好樂器，僅告知政大要排打擊樂器。 　興：沒有問題，感謝政大的幫忙。 　政：惠蓀堂場地臨時整修未告知中興管樂社，導致休息室空間狹窄， 應向學校反應。 3.外場　→節目冊晚到 　政：文宣不小心放在集訓場地，有人幫忙送到，很抱歉晚到，但有在彩排前送到。 　興：彩排時沒辦法處理場布，五點多觀眾開始入場才將節目冊放到前台。 （三）彩排　→彩排時間過久 　興：政大彩排delay，中興時間被壓縮，導致無法走完曲目，合演彩排時間也不夠 應當場提醒老師。 　政：很抱歉未注意時間，導致彩排超時。 　　　主要影響為壓縮到合演彩排時間，原規劃彩排15min即過短，未來應規畫 三十分鐘以上，包括上下台、排椅子時間。 　興：彩排時應模擬現場狀況，包括換場、主持人等，不應只有走曲子。 （四）演出　→工作人員配置問題（合演時興大有人不見，為到前台當工作人員） 　政：行前說明會有討論到工人問題，中興表示可以規劃，也表示音樂會當天需要 政大人手幫忙，而政大也有安排工作人員。但未考慮到 合演沒有工作人員，若有需要幫忙應提早告知、及早規劃。 　興：寒假期間除社員外找不到人當工作人員，當天工人為銅五及木五演出人員。 應早點規劃，不應當天才臨時找人。合演時銅五負責外場，但兩校交接空檔 政大未即時接應，中興學長就代為幫忙。 　政：政大表演結束後未考慮到收樂器時間，很抱歉工作人員太晚接替。 （五）演出結束後　→政大部分團員先行離開，未告知中興離開團員人數 　政：1月28日即告知，但未確切告知人數，當時也不確定確切的寒訓人數， 僅告知約30人會離開。 　興：企畫書上僅寫「半數」，但當天離開團員已超過半數， 不知道離開人數比例會如此高，不管原因為何，對於社員觀感不好。 　政：當天表演團員37位，離開者27位。須考量到政大團圓需先行離開，主要是因為 音樂會時間的更改，中興未與指揮老師溝通好時間，導致老師無法於原訂時間 上台；後來由中興提出傍晚演出，政大同意，並提出政大會有30人左右離開， 中興亦同意。而因許多團員需回家（非回宿舍），因此有時間上的壓力，當天 有團員到家時已11點。了解中興方面觀感不好，但政大也有苦衷， 也有團員表示想留下聽音樂會，但迫於時間只能離開 （包括接駁車時間－預算僅夠出一台車，且時間須考慮所有人）。 　興：音樂會當天政大應統計人數並告知中興，中興可以轉達社員。 　政：有統計，但不知道中興會在意人數，因此未告知；此次合作有許多溝通上的 問題，包括詳企上的用字遣詞都不夠精確，僅表達意思， 造成許多認知上 的落差。 　 　興：線上討論也不正式，應討論完後做統整以及會議記錄讓大家確認，並於 企畫書上詳細列出。 　政：很抱歉沒有告知確切會離開的團員人數，導致人數上的認知有落差， 政大因地域關係團員留下真的有困難，希望基於合作關係上雙方可以 互相體諒。 （六）場復　→工作分配、雙方溝通問題 　政：場復很混亂，政大未使用過惠蓀堂，不知道該如何撤場，中興若需要幫忙 應告知要搬什麼、搬到哪裡，但並未接收到此訊息，因此只能就知道的 幫忙。 而音樂會一結束政大就幫忙把椅子搬回，搬完後中興打擊亦已復場完畢， 且未告知政大需要幫忙，看到場地已淨空，僅幫忙把剩下的鋼琴搬回。 　興：因有中興社員在場場復才會如此迅速。原先規畫內場場復由政大負責， 若不清楚應詢問；因不知政大留下團員有多少人，所以不打算將場復 交由政大。 　政：總召還在場，若有問題應當場反映，而非事後才聽到團員表示疑慮。 政大幫忙場復完空坐在惠蓀堂內不敢離去，中興社員卻已走光， 沒有人告知現場狀況。 　興：中興方面各自解散，未告知政大狀況為中興負責人的疏失。 雙方聯絡方面未做好，未來應注意。 （七）主持人　→政大興大都有主持人，但合演曲目時衝突到 　興：未事先溝通好，原先只說好兩校方面可視情況各自做介紹，但仍應再溝通過。 主持人亦為音樂會中表演的一環，未來應再多加注意。 （八）獻花　→原規劃為兩校各自負責，但最後只有政大獻花 　興：忘記了。　→未來要注意，老師是需要被尊重的 三、其他 （一）兩校溝通及文宣設計 　政：這次音樂會雖是政大找中興合辦，但感受到中興方面並不積極，感覺很像 多餘的表演。 　興：大部分幹部都不知道確切狀況，負責人未通知幹部一起開行前會議，並非 不積極，但不知道該從何取得資訊。此為負責人的問題。 　政：幹部的聯繫應更緊密。政大在和秉修、中中、文宣溝通都無法馬上找到人、 立即得到回應，基於兩校的合作關係，幹部的表現以及積極度都應再提升。 　政：文宣設計上，政大承諾負責全部設計，但理應參考中興文宣的意見並相互 溝通，雙方合作上不平衡、有落差。 　興：雙方聯絡時政大表示有需要支援再連絡中興，而後來未接到進一步訊息。 　政：因後來設計上可以負擔的起、不需要幫忙，就沒有再聯絡中興。 　興：從一個音樂會的宣傳可看出對音樂會的重視，因為音樂會是要演給觀眾 看的，若未做好宣傳就沒有觀眾，這次難得和政大合辦音樂會，卻沒有 做好宣傳的規劃，很多朋友都不知道有此音樂會，很可惜。另有注意到 政大回台北後的賽前公演有做BBS的網宣，為什麼台中場卻沒有？ 　政：有做facebook的宣傳，而此次音樂會時間較晚訂定，網宣的宣傳有困難。 而BBS網宣其實並不是政大宣傳的主力，主要為海報的張貼及宣傳單的發送， 這次音樂會這方面有疏失。 （二）檢討會時間及地點 　政：音樂會結束後，2月14日即開始聯絡中興總召陳渭中，希望辦檢討會，但以 簡訊、MSN等方式聯絡都未得到回應，直到開學後第二周才得到回應，表示 中興內部開完檢討會後、中興比完賽後雙方再開檢討會。不介意找不到人， 但政大方面一直有誠意要開檢討會，不知中興社員知不知道此事？ 　興：有向社員表示會開檢討會，但一直找不到總召是我們的問題。 　政：希望時間可以再提早，並終止中興社員關於「政大為什麼不辦檢討會」的 議論。不希望在版上留言造成更多誤會，也希望可以配合中興的時間。 後來因覺得言論壓力過大，而找學指秉修共同發聯合聲明。另外， 檢討會地點因政大總副召皆為台中人，因此在台中辦較方便，但希望未來 地點部分還可以再討論，以便有意願參加團員可出席。 （三）聯合聲明 　興：這次音樂會造成兩校社員團員觀感不佳，籌辦及溝通部分有很大問題， 開會、企畫書也不夠詳細確實，導致規畫不夠完善，希望雙方四位負責人 可以連署發道歉聲明，釐清雙方問題，向雙方社員團員表明此次音樂會的 交流目的，卻因臨時問題導致不好的結果。 　→會議結束後兩校四位負責人合擬道歉聲明並署名。 　　之後雙方都整理一份會議記錄後再彙整，由雙方負責人都過目，若有異議應 馬上提出。 在下周六（3月26日）前po會議記錄。 （四）兩校溝通問題 　政：這次合作很大問題是溝通方面，包括企畫書不夠詳細，而很多事情發生當下 也未即時反應，事後才反映問題的感覺不好。 　興：雙方都太被動，溝通有問題。 　政：幹部間溝通很重要，不管內部或對外都應更緊密。若社員有不滿應馬上出面 解釋，否則社員發言傷害很大。 　　　中興對外溝通窗口也應單一化，否則一人已決定的事情卻在事後被 另一人推翻，政大方面會無所適從，且易產生糾紛。 　興：每個社的執行方法不同，中興方面由副社負責寒訓的行程規劃，但他的決定應 告知幹部，而社長是最後的決定者。但此次幹部間溝通沒做好，導致雙方溝通 上的問題，向政大道歉。 　興：本次合作狀況總召與幹部應向社員交代，沒有完整的會議紀錄。 　政：中興方面表現的積極度不夠，也未與團員解釋清楚。 　興：中興沒有集訓完辦音樂會的經驗，但此次有臨場發表的機會對中興來說是很好 的經驗，然因社員對此都不熟悉，因此才會產生許多事後的爭議。 （五）文宣品價錢對分 　政：因文宣品的分工有許多爭議，雖當初分工為雙方同意的結果，但基於合作關係， 中興若有需要，政大願意幫忙對分文宣品支出。 　興：當初以為節目冊需要較大花費，才決定此分工。 而各校製作文宣品的方式及習慣不同， 原以為節目冊花費較高，才有此分工。 但政大方面與中興以往經驗不同，節目冊花費較低。 　政：政大平常海報也未印這麼高的價格。 　興：未來價錢還是對分較妥當，收據部分可以請影印店開兩張收據。 　＊價錢對分：($1318+$3020)/2=$4338/2=$2169 　　→政大多分攤$851，中興開一張蓋中興團章的收據給政大 --

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